はじめに（チームより）

フローレンスは、親子を取り巻く社会課題の解決を目指しているNPOで、現在、約700名が所属しています。多様なメンバーの「働く」を支えているのがバックオフィス業務を主に担っている働き方革命事業部、通称「ハタカク」です。
ハタカクは人事、経理、法務、総務、といった業務で構成されていて、障害者雇用チームも含まれています。フローレンスの事業を裏で支えるハタカクメンバーの業務や仕事への思いをnoteに投稿しています。

認定NPO法人フローレンスの総務関連チームで障害者雇用のスタッフのサポートを担当しているジョブコーチ*1の和田です。自己紹介はこちら＞＞

知的障害・発達障害のある社員が持つ悩みに対して、本人やサポーターが今日から取り入れられる「ちょっとした、お仕事ライフハック」をご紹介しています。記事執筆の背景＞＞

▼本日のお悩み
「簡単な作業でもやり方を忘れてしまいます。わかりやすいマニュアルの作り方を教えてください＿その1」

その2もご覧ください＞＞

ライフハック①1度でいいのでマニュアルを作ってみる

マニュアルはなぜ大切か？

マニュアルとは「業務のやり方をまとめたもの」です。多くの人が見るマニュアルもありますが、自分のためにメモ書き程度に残しておくものも「自分のためのマニュアル」です。マニュアルがあれば誰かに仕事をお願いすることもでき、業務が属人化せずにすみます。

マニュアルが必要ない業務はありませんので、マニュアルの大切さを知るために、まずはマニュアルを作る立場でない人も、どんなに単純な業務でも良いのでマニュアルを作ってみましょう。

マニュアルは作ってみてはじめて「自分ごと化」できる

フローレンスの障害者雇用チームでは、体験実習で来た障害のある高校生にマニュアルを作成してもらいます。多くの実習生は「マニュアルを見る側」であっても、「マニュアルを作る側」は初めてです。

例えば、上の写真は実際に実習生に作ってもらった「おもちゃを消毒する」マニュアルです。（フローレンスは保育事業も行なっているため、他事業部から依頼された、おもちゃ拭きの業務があります）

実習生にはマニュアル作成後、先輩社員にマニュアルを元に「おもちゃ拭き」のレクチャーをしてもらいました。レクチャーする時に説明できないと困るので、呼び方のわからないおもちゃの名前を調べたり、ひと目でわかるように写真を掲載したり工夫がされています。

自分でマニュアルを作成した経験があれば、他の人が作ったマニュアルでも、自分がわからない点を追記することで、自分にあったマニュアルが完成し「業務を自分ごと化」出来ます。

ライフハック②「どの棚に入っているか」もマニュアルにする

あなたにとっての当たり前は、他の人の「当たり前」じゃない

「誰かと共有するマニュアル」は、「そんなこと言わなくてもわかるでしょ？」が無いように作成しなければいけません。あなたにとっては当たり前でも、マニュアルを見る人は「わからないからマニュアルを見ている」のです。

マニュアルに書くのを忘れがちなのは、「その作業を行うタイミング」や「その作業に必要なものが置いてある場所」です。
フローレンスでは全社で「Teachme Biz（ティーチミービズ）*2」を導入しています。下の写真は、障害者雇用チームが請け負っている郵便発送のマニュアルの最初の部分ですが、「CW（ChatWork）で作業開始の連絡が来た後の第一月曜日の受付で行います。」と記載してあります。このステップが無いと、いつこの作業を行なっていいのかわかりませんし、誰に聞くのかもわかりません。

 下の写真は、在庫確認の業務なのですが、「地下のキャビネット」だけでは、どのキャビネットかわかりませんので、「キャビネットが置いてある場所の入り口」「キャビネットの全体」「キャビネットの扉を開いた状態」の3つの写真で掲載しています。

このマニュアルを元に1度か2度、やり方を説明しながら実際にレクチャーすれば、次からはマニュアルを見て1人で出来るでしょう。 

ライフハック③ステップは、作業者の理解度を見極めてから作成しよう

「マニュアルが長くなってしまう問題」を解決する

多くのマニュアルは1ステップ毎につき1つの手順で記載していきますが、「1つのステップに1つ手順だけを掲載すると、マニュアルが長くなってしまう」問題が発生します。

誰もが行う可能性のある作業は、1ステップで1指示が良いです。例えば、下の写真は、新しいPCのセットアップを行うためのマニュアルなのですが、全社員が行えるように1クリック毎に1ステップで書かれています。

一方、下記の写真は、郵便印字からポスト投函までの複数作業を1ステップにしたマニュアルです。この作業は特定の人が行う作業で、作業者の理解度に合わせてマニュアルを作成しているため、複数作業を1ステップにまとめています。1ステップで1指示だと終わりが見えませんが、複数作業を1ステップにまとめることで「どこまで行えばこの作業が終わりになるのか」「自分がどこの作業が抜けているのか」の把握がしやすくなります。

同じ作業のマニュアルでも、作業者の理解度によりステップの作り方は異なってきます。作業者の理解度を見極めてから作成をしましょう。

最後に

こちらの自己紹介にも書きましたが、半年ほど前に、はじめてバックオフィスの仕事についた私は、どんな「ちっちゃな」こともマニュアルを作成することにしました。「マニュアルにするより覚えたほうが楽」だと思いがちですが、バックオフィスを属人化させるのは「ちっちゃなものが集まった大きな知識量の差」なのです。

今、障害者雇用のスタッフのためにマニュアルを作成していますが、相手のために作っているのではなく「レクチャーする自分のために」作っています。時々ど忘れするので、自分が作ったマニュアルを見ることで「そうだった！この手順、忘れなくて良かった…」と助けられることが度々あります。マニュアルとは「忘れん坊な自分を守るお守り」のようなものです。

*1「ジョブコーチ」　企業に在籍し、同じ企業に雇用されている障害のある労働者が職場適応できるよう様々な支援を行う人を、企業在籍型ジョブコーチといいます。

*2 Teachme Bizの活用が認められ、フローレンスの障害者雇用チームでは、「Teachme Biz Award 2023」ダイバーシティ推進賞を受賞しました。

執筆の背景

障害者雇用関連の情報は、採用・育成の事例やノウハウばかりで、採用した障害者雇用の社員に「どのような業務を、どうやってもらうのか」のノウハウが足りていません。

そこで、実務ノウハウや、障害者雇用チームの立ち上げ経緯などを公開することで、障害のある社員自身や総務担当者が、はじめの一歩を踏み出せるシリーズを立ち上げました

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