メールの処理はどのようにしていますか？
気付けばどんどんたまっていってしまいますよね。
重要な案件が埋もれてしまうことも・・・？

家族のコロナ検査待ち期間を終え、昨日、久々に職場のメールを開いたら、とんでもない数のメールが来ていて！げっそりなりました（笑）

ウチの職場のメールは、クラウドサーバーで管理されていて、それが故に、容量の制限があります。
忙しい人のメールは、しばしばパンクしてしまって、エラーメールが返ってきます（笑）

随分出勤していなかったぼくですが、メールがパンクする心配は一切ありませんでした。
何故かというと、ぼくのメールBOXは、いつも『ほぼ空っぽ』です！！

山のように届いていたメールも、最終的には全部消しました。

仕事放棄じゃないですよ！（笑）

メールBOXの活用術について書いてみたいと思います。

思えば、もう十年以上前ですが、どんどん飛び込んでくる案件、、積み重なっていくメール、、、
いや違いますね、書類は積み重なりますが、
メールはどんどん地中深くに埋まっていくような感じですね。

色んな仕事術の本を読んで、現在の習慣に至りました。

クラウドサーバーの活用で無限に保存できたり、
ＰＣとスマホで同時共有されている方もいらっしゃると思いますが、
以下のとおり、消していくことをオススメします。

冒頭のイラストは、かなかなさんの作品を使用させていただいています。ありがとうございます！

①メールはその都度、保存する

まず、最初の手順です。
これが面倒くさいという人は、もう諦めた方が良いですね。
そして、片付けが苦手なのではないでしょうか？

届いたメールは、簡易なもの、すぐに頭に入るものについては、対応の必要ありませんが、
重要なものや、時点の記録が必要なものなどは、データにて保存しましょう。

ワンクリックで保存できる機能のものもあるでしょうし、
オススメはPDFデータにしてしまうことですね。
ぼくの場合は、印刷プリンタを選択⇒PDF化しています。

この後の話題のもとになりますが、
保存データがあれば、メールを消しても全然ＯＫなわけです。

これが一歩目ですね。

②案件が終わったら消す！

メールが入ってくるのは、仕事の案件の始まりや、途中調整のことが多いと思います。

どんどん積み重なっていきますよね。

その案件が終わったら、メールを消しましょう。
終わったことの達成感と、何よりスッキリします！！

受信メールも送信メールもともに消すことをオススメします。

途中の案件でも、頭に入っている自信があるものは、どんどん消します。

最後の（最新の）メールの１通さえ残しておけば、備忘録になりますので、他のものは全部消します。

ちなみに、外から降ってきた案件は受信メールを、自分発信のものは送信メールを残すようにしています。

③TODOリストとして活用する

上記①・②のことが習慣されたら、結果的にどうなるかと言うと、
メールBOXを開いたら、終わっていない案件が列挙する状態になります。

最も恐ろしいのは、対応を忘れてしまうことですね。
不要なものが無くなったことで、真に必要なものだけが目にとまる仕組みになります。

TODOリストについては、全部書き出すのが大変という方もいらっしゃるでしょうから、こうしたメールを活用したリスト化というのは、とってもオススメです。

ぼくの場合は、仕事のメール、NPOのメール、個人のケータイの３つを普段から使用していますが、どれも、スカスカです（笑）
対応中の案件だけが残っています。

④ここまでやるか！？（笑）

ここは読み飛ばしてもらって良いです。
ホントに、”ちなみに”ですが、
個人ケータイに、防災メールを登録しています。
●気象の注意報や警報の発表・解除
●県内の行方不明者捜索情報
●近隣の火災発生情報
などが入ってきます。

気象は、注意報が発表されたらメールが届きます。
ぼくは職業柄、必ずチェックします。そしてそのうち解除になります。
そして！
解除になったときに、発表されたときのメールを２通一緒に消します。
いつ発表されていつ解除になったかって、必要ないですよね？（笑）
つ、ま、り！
いつでも、ぼくのケータイのメールBOXを開けば、現在発令中の注意報・警報が分かります！！

（笑）

ドヤ顔で表現してますね（笑）
大したことじゃないんですけどね（笑）
習慣化するとこんな便利になるよってことですね。

県内の行方不明者についても、捜索依頼が出て、発見されたらその旨が届きます。
なので遡って、最初の情報と一緒に「見つかって良かったなぁ」と思いながら消します。
よって、ぼくのケータイを見れば、県内で見つかっていない行方不明者が分かります。
ちなみに、発見された報告メールが入らないのは、ぼくの居る某政令市だけですね（愚痴）

火災の情報もそうですね、
被害の大きさや、はたまた誤報だったのか、確認して把握できたら消します。

メールとは関係ないですが、職場のインフォメーションはかなりの数が次々に上がってきますが、全部『既読』の状態にします。なので、新規に上がってきた情報は一目瞭然です。
市HPの新着情報も毎日確認しています。毎日確認するから、確認が楽になりますよね。
困るのはFacebookですね、どこまで見たか分からない（笑）
インスタは、ここまでが新着です！って出ますよね、あれはとっても助かる～。

⑤以前に作成した記事

この記事だけでは、重要なことを表現しきれてないなぁと思います。
詳細までここに書くと長くなるので、関連記事を添付します。

クリーンデスクと、クリーンスクリーン。
重要なものを把握する仕組みでもあります。
デスクトップ画面をTODOリストにもできます。

TODOリストに関する記事です。
初級編と上級編があります。

そもそもですが、片付けが重要になります。
仕事を捌くには、まず片付けから！！

タスクを捌くためには、『すぐする』ものと、『寝かせる』ものを分けて対応すると良いなと思っています。

今日もご覧いただきありがとうございました！
メールも案件も、片付けていって、どんどんタスクが捌けると良いですね！！