事業承継ラボにて、コラム｜リモートコミュニケーションを中心としたマネジメントに関してという題材で筆をとった。多くの経営者と会話する際に、同時に、リモート会議について質問を受けることがあったので、そちらはこちらで書かせていただこうかと。

是非、事業承継ラボのコラムとセットで読んでいただきたいです。

リモートになって、経営会議で
・意思決定数が減ってないでしょうか？
・経営会議が長く伸びてないでしょうか？
・伝わっているか不安になることはないでしょうか？

もしかしたら、それは経営者の問題かも知れません。
リモートが当たり前になり、会議・経営会議等も多くはリモートになっていると思います。
議事録は、書面で残す必要はなくなり、録画でログが取れる状態。
重要な議論・決議が行われた時間だけメモっていれば問題がないはず。

そもそも日本人は会議に無駄が多いと言われてます。（以下参照）

かたやこちらの記事では効率的であるとも書かれてます。

個人的には、言語が異なるケースが多い海外と比較するのはどうかと思いますし、日本企業はほとんどが日本語一つで会話されてしまっているので、もっと効率化されても良いかなと思います。

で、効率なのかどうかの答えはGDPに出てるとも思います。

さて、日本企業の経営者と会議を行う際に、感じる違和感をあげます。

アジェンダに目を通していない
参加者全員から意見をもらおうとする
誰に決議をして欲しいか定まっていない
そもそも会議までの間に共有がされない

アジェンダに目を通していない

本音を言えば、経営者側がアジェンダを作るべきでその際に、トップダウンで伝えたいことを伝えるのではなく、決議事項の優先度と決済者を決めることが役割だと思いますが、アジェンダを読んで、該当の発表者に発表させるだけの会議をよく目にします。

結局、読み上げてみんなで考えようという形になり、結局その場で決まらないということが多いそんなシーンを見ると、この会議意味があるのかと思うことが多いです。

参加者全員から意見をもらおうとする

こちらも、かなりカロリーがかかりコストがかかるミーティングに変わります。もし、全員から意見をもらいたいのであれば、事前に共有し意見を募っておく、ないしは分科会で切り分けて決定事項だけ、共有するという形式にするだけで、とてもシャープになります。特に、リモートで5人以上の会議の場合、ランダムに当てて、意見を求めたがる人がいますが、その他の人は内職をしている可能性が大です。

リモートの場合は、チャットで意見がある人だけ発言をするということを習慣化するだけで、よりスマートな会議になります。

誰に決議して欲しいか決まっていない

ずばり、中間経営者に多いケースです。私も参加する経営会議で、たまに困ることがあります。同時に、事前に確認しておくだけで、やりとり減るなと反省してしまいます。

事業部と人事関連の採用計画などは、どっちがボールを持っているか分からず、結局分科会をやりましょう。という形になって、また会議が増えるというケースが多いです。

そもそも会議までの間に共有がされない

そもそもですね。これだけ、オンラインの環境が整い、チャットでやりとりができるのに、チャット環境でやりとりがないまま1週間が立っていたり、チャットを見ていないが故に、経緯などを拾えてないため、一から複数名の為に説明するという、超高カロリーな会議があります。

やりとりを透明化し、オープンコミュニケーションで進めておいて、最後の補足や、伝わっていない背景などのニュアンスを伝える為に、会議を行えた方が有意義だと思います。

また、電話でのやりとりなどのクローズドなやりとりで進んでしまっていることを、一から説明するということを求めてくる経営者も厄介です。

まとめ

経営者から効率的なリモート会議のやり方について質問を受けましたので、上記に記載しましたが、

改めて、リモート会議のやり方を解説すると。

①会議前に、アジェンダだけでなく、議案書・議案に目を通しておく。
意見を求めたい際は、意見を事前に集めておく。
②議案として挙げるべき内容は、オープンな環境で背景からやりとりを進めておく。
③リモート会議中に意見を求める際は、チャットで意見を上げてもらう。重要論点・説明必要論点のみ読み上げる。
④議事録は、録画した動画を格納する。重要論点のタイムスケジュールだけメモを残しておく。

こういった工夫で、リモート会議がより効率的に進むと思います。

会議が効率的になることで日本のGDPが上がることを期待したいと思います。