わかりやすく相手に情報を伝える方法とは？

どうもこんにちは、かずきです。

皆さん、「この人の話ってすんなり頭に入ってくる！」
または、「んーなんかもやもやする。結局何が言いたいの？」
って感じることはありませんか？

逆に、
「自分の話って、うまく伝わってるんかなぁ」
「うーんあんまり伝わった感触なかったなぁ」
って思ってしまうことってありませんか？

今日は、そんな「話を分かりやすく伝えるにはどうしたらいいか？」
ということを書いていこうと思います！

コツは3つあります！

テーマと結論を最初に話す

一番最初に一番重要なこと書きます！笑

ズバリ、「テーマと結論を最初に話す」ってことです！

どういうことか解説していきます。

例えば、ある新事業立案のプレゼンをするとします。
A案とB案があって、話し手はA案を推薦しています。
会議ではA案で行くかB案で行くか決定することと、
案の改善が目標とされています。

この時、話し手が何も前置き無しに
「A案は～という内容でB案は～という内容です。この中から新事業を一つ決定したいのですが…A案はこういう点でいいと思います。」と話し始めたとします。

どうでしょうか？
「待って待って、何の話？」ってなりません？？
（普通会議はある程度議題が認識されているが、そういった認識がない場合を想定）

逆に、
「今日は新事業立案の件でプレゼンさせていただきます。（テーマ設定）」
「私はA案が良いと考えています。しかし、B案も改善次第では成功すると思っています。何か両案の改善点があったらご指摘ください。（結論）」
「それではまずA案の説明に移ります。A案は～～…」
と話したらどうでしょうか。

すんなり頭に入ってきますよね。
「ああ、そういう話するのね」って。

はたまた、日常会話の例を紹介します。
上司「今日の会議の結果どうだった？」
わかりやすい部下「僕の提案したA案が採用されました。」
わかりにくい部下「最初に○○の議題がありまして、XXさんが○○と報告しました。そして…」

もう歴然の差ですよね。笑

俺が聞きたいことはそこじゃねえ！！！
結果から話してくれ！！！！
って突っ込みたくなるレベルの。笑

話まとめますね。笑

要するに、
「テーマ（これからどんなことを話すのか）」と、
「結論（テーマに対してどんなことを言いたいのか）」を
最初に話しましょう。

そうすることで、話の聞き手はある程度話の流れを予測し、すんなりと理解をすることができるようになります。

具体例を出す。

これも超重要。話の中には具体例を混ぜ込みましょう。
モヤっとして理解しにくいものも、
具体例を出すことで、相手の人生の経験に照らし合わせて、
似たような事象、感情を思い出させることが可能です。

具体例は話し手と聞き手の間に、「共通の認識」を持たせることが可能です。

例えば、
上司「新事業のA案を成功させるにはどうしたらいいと思う？」
わかりやすい部下「まず、成功の共通認識をみんなに持ってもらいましょう。そうですね売上1000万円を目標にしましょうか。そこから、問題点を洗い出し、それぞれの問題解決のために必要なタスクを振り分けましょう。担当の者を置くとよりスムーズに動けて成功につながるのではないでしょうか」
わかりにくい部下「みんなで協力して頑張ることが大事だと思います。」

具体的にどう頑張るのよ！！笑
っつって。笑

この例からわかる通り、あまりに抽象的すぎると、結局なに言いたいの（例では「何すべきだと思うの？」）という感情を聞き手に持たせてしまいます。

より分かりやすい（聞き手も経験がありそうな）具体例を出して、認識をすり合わせましょう。

人は、自分の経験からでしか、対象を認識できないですからね。

相手をよく知る

これは話し手の意識の問題です。

これをより具体的な方法として紹介するなら、
「専門用語と一般的な表現を使い分ける」
「相手の聞きたいだろうな、と思っていることを話す」
です。

要するに、話す相手によって話し方を変えましょうということです。
赤ちゃんに話すのか、社長に話すのか、友達に話すのか。
それぞれ伝えやすい言葉選びや内容ってありますよね。

まず一つ目、「専門用語と一般的な表現を使い分ける」です。

簡単に理解できるように下にまとめたのでご覧ください。

専門用語
専門的知識持ってる人：わかりやすい
その分野の素人：わかりにくい

一般表現
専門的知識持ってる人：わかりにくい
その分野の素人：わかりやすい

わかりましたか？

専門用語は、専門的な知識もってる同じ分野の人に話すときはすごく有用です。短い言葉で相手に理解させることが可能ですから。
認識も完全に一致し話もスムーズ。

ただ、一般人にそのワード出したらいけません。
もう単語がわからんから外国語みたいなものになっちゃいます。
英語がわからん人 vs ルー大柴みたいなもん。

逆に一般表現は、一般人には伝わりますが、専門の人からしたら、
もっと端的な言葉あるでしょ。長いよ。
ってなっちゃうわけです。

んで2つ目。「相手の聞きたいだろうな、と思っていることを話す。」
わかりやすく伝えたいなら、決して「自分の話したいこと」は話さないようにしましょう。

例えばこんな会話。
上司「今日はどのお客さんに営業行った？」
わかりやすい部下「A社、B社、C社を回りました。」
わかりにくい部下「A社はすごい話が盛り上がりまして、意気投合しちゃいました。B社は担当者が不在で、連絡先を教えてもらって、やっと捕まえました…」

別に会話としてはよくある光景です。
しかし、「わかりやすさ」という点ではどうでしょうか？

「どこに行ったのか？」と聞かれているわけですから
「A,B,C社に行った」でいいじゃないですか。わかりやすくて。
上記のわかりにくい例では、もう部下の話したいこと話しちゃってますよね。
上司からしたら、「いやそれ聞いてない…苦笑」って感じです。

まあ、友達との雑談とかだったら簡潔な例よりいろいろ話題を広げている例の方が楽しいですけどね。笑
今回はあくまでわかりやすさメインです。笑

んで、ここで何が言いたかったかというと、
しっかり話し相手の事理解しましょうねってこと。

自分がしゃべりたいことをしゃべるのではなく、
「相手は何を聞きたいのか」
「どんな人なのか」
「どこまでの認識や知識がある人なのか」
「ゆっくり丁寧に話す方が好きか、迅速に結論を話す方が好きか」
などなど。

自分の常識を当たり前だと思わず、相手に寄り添うように話をしましょう。
そうすればおのずと自分の話は相手に伝わるでしょう。

技術とかじゃなくて、気持ちの部分の方が大事。ってことは大いにありますからね。

具体的な方法（まとめ）

まとめます！

1.　最初に、何を話すのか？という「テーマ」を伝える
2.　テーマに対しての結論（要点）を先に言う
3.　その結論（要点）が正しいと思う理由や具体例を話す。
4.　最後に結論（要点）を繰り返す。

こんな感じでしょうか。

あとは気持ちの問題。
より、「相手に伝わるように話そう」と強く思うことと
「この話ちゃんと理解している？」など、相手の気持ちを理解しそれにあった内容を優しく丁寧に伝えましょう。

以上！話を分かりやすく伝える方法についての記事でした！！

んでもやっぱり、小説や映画は結末がわからない方が面白いですね。
つって。笑

それではまた明日の記事でお会いしましょう👋