市役所のように、大人数の組織で仕事をしていると、
合意形成や情報共有、意思決定、アイディア出しなど、
いろんな目的で会議を行うことがあります。
そして、主催者となり、会議をファシリテートすることがあります。

私もそんな役を担うことが多いです。
手短な説明よりも気をつけていることは、
「有意義な会議」です。

今日は、「ゼロカーボンシティ宣言」に関連する会議に呼ばれました。

まず、会議資料が当日配布なうえに、膨大。
椅子に座ってすぐにすべての資料を読み込むことはできません。
膨大な資料なら、1日でもいいので事前に配ってください。

次に、会議冒頭でも説明が始まっても、
いったいこれが何を目的にした会議かよくわからず、
ただ、一生懸命に説明する部長の話が続きました。

熱心な説明を聞くだけの会議？笑

冒頭に会議の目標を伝えてください

会議の目的は、いくつかあると思います。
私は、会議が始まる前に、
できるだけその会議のゴールを宣言するように努めています。

アイディア出しの会議

たとえば、今日の午前中のある会議では、
「この打ち合わせの目的は、案を2つから3つ、
相手側に提示するための素案を一緒に考えていただきたいです。
このメンバーにお集まりいただいた趣旨は、
○○や○○という観点から、2、3の案を考えたいからです。
ご提案や質問があれば、どんどんおっしゃってください。」
から始めました。

「アイディア出しの会議」ということを宣言すれば、
遠慮なく質問しながら、
冗談交じりでも発言してもいいという雰囲気になります。
（私はそんなタイプの会議が好きです。）

アイディア出しの会議の前にやっておくこと

実は、事前に参加者には前提条件を説明しています。
インプット済みです。
当日は、参加者の目を見ながら、説明は最低限の再確認。
みなさん、頭に入っていることなので、目を見てうなづいてくれます。
で、アイディア出しというアウトプットがあれば、会議の目標は達成です。

皆さんに見えるよう、
私は大きな文字でタブレットに手書きメモします。
途中確認も、最終確認もそのメモで行います。

最後に皆さんにお礼を言って、終了。

報告や情報共有の会議

たとえば、報告や情報を共有したいときの会議もあります。
本当のところは、報告だけ、情報共有だけではないはずです。
単なる報告、情報共有ならメールでいいのです。

本心は、これからどうすべきか、
今後の方向性をふんわりと円滑に合意したいわけです。

まず、
「集まっていただいたのは、情報共有のためです。」と宣言します。
当事者として参加する前の、心のハードルを下げておきます。
『大丈夫、痛くないよ。』と言って注射するみたいですが。（苦笑）

皆さんからの質問に答えているうちに、
これからどうすべきか、今後の対応方針に自然と移行します。
だって会議ですから。
これからどうするか対応策を話し、
最後に皆さんにお礼を言い、終わります。
「みんなに、これからこうなりそうやって伝えておいたらいいんやな」という確認があれば狙い通りです。

意思決定したい会議

意思決定したいと冒頭に宣言しなければ、
意思決定までたどり着かないかもしれません。
「集まっていただいたのは、この案について、
この会議として○○を意思決定したいと思います。」
と冒頭に宣言します。

すると、参加者は、決定するときの頭に切り替わります。
「ボク（私）がイエスと言ってもいいのか？」という
チェック目線になります。
質問はあくまで最終段階の確認です。
意思決定に向けて、会議は進んでいきます。

一番残念なタイプの会議は

今日の会議は「意見を聞きたい」と。

説明を聞いていると、残された時間はない、最初から最終局面。
なのに不完全で膨大な資料。
そして「意見を聞きたい」？！
一番、迷走するパターンです。

意見は根本的な方針から、枝葉末節まで幅広くなります。
「そもそも、今こんな段階で、遅くないか？」
「手順として、手法として、別の方法がないか？」
「もっと議論したの？」
「○○の意見は聞いた？」
「○○という表現よりも◎◎の方がいいのでは？」

もう、こうなっては収集がつきません。
参加者も会議の主催者も、
何が決まったのか、決まらなかったのか、
わからない残念な会議でした。

「意見を聞く」のは、
初期段階であればアイディア出しの会議だし、
最終段階であれば意思決定に向けての合意形成につかうものです。

有意義な会議とするために。

冒頭に、最後にどうしたいのか、
会議の目標を説明してください。

会議のタイプ（私調べ）

①報告・情報共有がしたい→なんとなくの方向性は伝えたい。
②意思決定がしたい→「意思決定したい」と伝えるのは必須！
③アイディア出し、知恵を借りたい→雰囲気づくりがポイント。
④仕事を依頼したい→頭を低く、腰を低く始めましょう。

さあ、明日の会議はどれですか？