自治体案件の受注率95％の私が教える、自治体が思わず仕事を発注したくなる資料作成7つのポイント
“自治体案件”と聞いて、どんなイメージを持ちますか？具体的な仕事内容はイメージしづらくても、なんとなく「お堅そう」「契約とかややこしそう」みたいなイメージを抱く人もいるのではないでしょうか。
確かに正直言って自治体のお仕事はお堅めですし、いろいろ細かい制約がある部分もあります。そもそも仕事を受注するにしても、商談1つで仕事が決まることはありません。自治体が「民間企業や団体にこの仕事を委託したいです」という募集（公募）を出し、それに応募してきた企業に対して自治体が厳正なる審査を行い、受注する企業が決まります。
私はこれまで、市役所向けのBPO事業を展開する企業で9年ほど、自治体向けの提案書作成を担当してきました。その経験を生かし、フリーランスになった現在でもクライアントが自治体へ提出する提案書作成の支援をさせていただいています。現在ではだいたい月1本ほどのペースで提案書を作成しています。
その中で、確度が低めの案件に何度も携わってきました。中にはすでにその自治体と取引実績がある大手企業がライバルで、勝ち目はないかと思われた案件だったものが、提案書の作りこみによって無事に受注できた経験もあります。
受注決定後に自治体様から「提案書が良かった」とお褒めの言葉をいただいたこともあり、やはり提案書って大事なんだな……！としみじみ感じております。
これまではずっと自己流で提案書を作成してきたのですが、今回アドビさんのPR企画「みんなの資料作成」に参加させていただくことになったため、自分が持っている自治体向けの資料作成のノウハウを一度まとめてみようと思いnoteを書きました。
あくまで私の経験をもとにした内容になりますが、これから自治体とのお仕事もしてみたいな、と考えている方々のお役に立てば幸いです！
▼筆者プロフィール
2010年：新卒で地元の市役所に入庁。正規職員として2年間勤務する
2013年：自治体向けのアウトソーシング事業を展開する企業へ転職。自治体
案件の提案書作成や、案件受注後のプロジェクト立ち上げ、マネジ
メントなどを担当。
2022年：フリーランスになる。ライターとして働く傍ら、前職の経験を生か
して企業の自治体向け提案書作成のサポートも行う。
そもそも自治体案件にはどんなものがある？
一般的に、自治体案件（自治体業務の民間委託）というと、役所の窓口・事務業務や基幹システムの運用・保守といった仕事をイメージされると思います。
最近は国としても、幅広く自治体業務の委託を進める動きがあり、窓口・事務業務や基幹システムの運用・保守などの仕事以外にも、さまざまな業務が委託に出されています。特にITやDX化は自治体も関心が高い分野であるため、そうした領域において専門性が高い企業は非常に狙い目なのではないかと思っています。
下記はすでに終了した案件ですが、このようにWebサイトの構築やSNS運用、ロゴやWeb記事の作成、業務支援システムの導入などの案件も多く募集されています。受注先の企業も公表されていますので、自社も参加できそうか参考にしてみてください。
【公募型プロポーザル】メディアを活用したブランディング記事広告掲載委託（神奈川県横浜市）
島田市移住促進Web広告配信業務委託（静岡県島田市）
茅野市保育業務支援システム委託に係る公募型プロポーザル（長野県茅野市）
意外と気づきにくい、自治体と仕事をする4つのメリット
提案書を出したりプレゼンテーションに参加したりと、自治体から仕事を受注するのはまぁまぁ手間も時間も掛かります。そこまでして自治体と仕事をするメリットって何でしょうか。考え方はいろいろあると思いますが、私は以下4つがメリットではないかと感じています。
1．自社の信頼が高まる
自治体と取引実績があることで、周りから「ちゃんとした企業っぽいな」というイメージを持ってもらいやすいです。すると他の法人との取引にも良い影響があるほか、従業員の採用にも役立つでしょう。
2．不払いのリスクがない
自治体との仕事はすべて契約書を交わし、それにもとづいて請求も支払いも行われます。当然、支払いスケジュールもしっかりと決められており、不払いが起こることはありません。
そのため自治体との取引は売上の見通しが立てやすく、自社の経営的にも大きなメリットとなるでしょう。
3．スケジュールがスムーズに進みやすい
先ほどご紹介した案件の概要を見ていただいてもわかるように、自治体の案件では「いつまでに何をしなければならないか」がはっきりと決まっていて、案件の進捗が大幅に遅れることはありません。そのため、自社の業務運営や要員計画なども立てやすいでしょう。
4．契約期間が長い
ロゴ作成や記事執筆など、作成して納品すれば業務完了の場合は別ですが、案件によっては一度受注すると長期契約を結んでもらえるものも多くあります。たとえばご紹介した茅野市保育業務支援システム委託に係る公募型プロポーザルでは、契約期間が6年間となっています。一度受注するとその自治体での実績ができるため、契約更新の際も継続して受注しやすいのもメリットです。
そもそもどこから案件情報を得るの？
「自治体案件が気になるな……」と思ったら、どこから案件情報を入手したらよいのでしょうか。いろいろなルートがありますが、ここでは3つの方法をお伝えします。
1．営業活動
民間企業への営業と同じく、見込み客となる自治体に日頃から営業活動を行い、関係性を築く方法です。そうやって日頃から自治体と関係を作っておくと、案件が発生したときに自治体側から「そろそろ公募（案件の募集）が出ますので、よかったら参加してね」的な連絡をもらえることもあります。
ただし、自治体はあくまで公平性を保たなければならない機関であり、どこか1社のみに肩入れをすることはありません。自社とも関係を築いている一方で、ほかの複数の企業からも見積りを取ったり連絡を取ったりしているはずです。日頃から営業をして自治体と良い関係が築けていても、必ずしも案件を受注できるわけではないため注意しましょう。
2．自治体のホームページ
案件の募集がスタートすると、その自治体のホームページに情報が掲載されるため、それを見て案件情報を集めるのも1つの方法です。ちなみに、ホームページのどこに情報が掲載されるかは、自治体によってバラバラです。トップページの「新着情報」的なところに出ることもありますし、「事業者向け」のような少し奥まった階層に出ることもあります。「〇〇（自治体名） プロポーザル」などでググると出てくることもあるので、わからなければ一度ググってみてください。（プロポーザルについては後述します）
また、特定の自治体の案件ではなく、「何か良い自治体案件ないかな～」というときにも、検索は使えます。「プロポーザル Web」「プロポーザル ロゴ作成」「プロポーザル 〇〇（自社の専門分野）」で検索すると、良い案件がみつかるかもしれません。
3．公募情報サイト
自治体の公募情報を集めた「NJSS（エヌジェス）」というサイトを活用するのもおすすめです。NJSSでは希望の検索条件を指定すると、全国の自治体におけるさまざまなジャンルの案件情報を一括で検索することができます。会員登録してメール配信サービスに申し込んでおくと、希望条件に合致した案件が自動で送られてくるため、毎日その情報をチェックしてみましょう。良さげな案件がみつかるかもしれません。ただし、NJSSの会員登録には独自ドメインのアドレスが必要です。Gmailなどフリーアドレスでの登録は問合せが必要らしいのでご注意を。
応募する案件は「プロポーザル方式」がおすすめ
自治体が発注先の企業を決めるにはいろいろな方法がありますが、今回は「プロポーザル方式」の案件を前提として話を進めたいと思います。
プロポーザル方式とは？
プロポーザル方式とは、複数の事業者に提案書や見積りといった必要書類を提出させ、その内容をもとに審査、発注先企業を選定する方法です。自治体との関係性にもとづいた決定ではなく、あくまで提案内容をもとに受注企業が決まるため、公平かつ公正な結果が出せる点がメリットです。
プロポーザル方式の案件では、参加資格が定められています。その参加資格を満たせばどの企業でも案件に応募できますので、自社が参加できそうなものを探してみましょう。
プロポーザル方式の一般的なフロー
プロポーザル方式の案件のほとんどは、下記のような流れで進んでいきます。
1. 公募
2. 参加申し込み
3. 質問書提出
4. 質問への回答
5. 提案書等の申請書類の提出
6. プレゼンテーション
7. 結果通知
8. 契約締結
9. 業務開始
案件によってはプレゼンがなかったり、書類審査に合格した企業だけがプレゼンに進めたりというように、細かい工程は案件ごとに異なります。その案件がどのような内容・スケジュールで進むかは公募のときに発表されますので、まずはそのスケジュールをしっかりと確認しましょう。
提案書を制する者がプロポーザルを制する！自治体向け提案書を作成するときの7つのポイント
プロポーザルでは提案書の出来が審査結果を大きく左右します。もちろん、大手企業やこれまで実績が豊富な企業が有利な場合もありますが、大事なのは今回の案件をどれだけ深く理解し、自治体側の要望に沿った提案ができるかどうかです。
そうした“自治体が思わず仕事を発注したくなる提案書のポイント”について、具体的に紹介していきます。
1.実施要領をしっかり読み、スケジュールと提出資料を確認
プロポーザルでは「公示資料」といって、プロポーザルの実施要領（全体スケジュールや提案書の作成様式などが書かれたもの）や、業務仕様書（委託に出す業務の詳細が書かれたもの）が自治体から公表されます。資料は自治体のHPからダウンロードできます。すべてに目を通し、しっかり読み込んだうえで提案書を作りましょう。
「そんなの当たり前じゃん」と思うかもしれませんが、意外とここを疎かにしてしまう人も少なくありません。なぜなら、資料の量が多いから＆小難しいことが書いてあることが多いから。さっと目を通して提案書作りに進みたい気持ちは山々なのですが、ここに書いてある内容を見落とすと後々大変なことになるので、まずは腰を据えて資料を読みましょう。
公示資料の中で特に提案書作成に関係するのは、実施要領です。最悪ほかの資料はぼちぼち確認するとしても、実施要領だけは最初にしっかり見ておきましょう。実施要領ではまず、全体のスケジュールを確認します。提案書をどのような様式で書くか、どのような内容を盛り込まなければならないかも実施要領に書かれています。文字の大きさやページ数の指定がある場合もありますので、きちんと確認してそれに沿って作成します。これを間違ったら失格になる可能性もあるので注意が必要です。
2.業務仕様書を読み込み、委託内容を理解する
実施要領を確認したら、次は業務仕様書を読み込みます。業務仕様書には今回の委託に出される業務の詳しい内容が書かれています。その業務内容を自社がどれくらいの人数でどのように行うかなど、受注したときのイメージを具体的に考えておきましょう。
業務仕様書を含め、公示資料の中でわからない点があれば、自治体に質問することができます。ただし質問方法や質問期間がしっかり決められていますので、そのルールに沿って質問を提出します。このように質問期間以外はわからないことがあっても確認することができないので、最初にしっかりと公示資料を読み込み疑問点を洗い出しておくことが重要なんです。
3.今回の公募の主旨を把握する
自治体が業務を民間に委託するときは、必ず目的があります。その目的をしっかり把握したうえで、それに沿った提案ができるようにしましょう。公募の目的は多くの場合、実施要領もしくは業務仕様書に記載されています。
たとえば同じ窓口業務を委託する場合でも、自治体によって目的はさまざまです。私が今まで経験してきた案件では、次のような目的を掲げている自治体が多かったです。
職員の残業時間の削減
職員数の削減
民間企業による窓口対応で市民満足度をアップ
民間のIT技術の活用による自治体業務のDX化 …など
目的を確認する際は、公示資料だけではなく自分たちでも情報を集めるのがおすすめです。可能であれば事前に自治体の担当者に対し、今回の公募の目的をヒアリングしておきましょう。ただし、公示が出てから接触を図ると失格になる場合もあるため注意が必要です。できれば公示が出るまでに自治体と関係を構築し、プロポーザルにあたっての情報を収集できているのが理想です。
4.その自治体が抱える問題や現状を把握する
「3.今回の公募の主旨を把握する」とも被りますが、その自治体が抱える問題や現状を把握し、“お困りごと”を解決できるような提案をしましょう。これは自治体に限らず、お客様に対して提案するときの基本中の基本だと思います。
自治体のお困りごとを把握するには、先ほど記載したように営業が直接尋ねるのも良いですし、次の情報に目を通すのもおすすめです。
議会の会議録
自治体ホームページの“市民の声”ページ（住民からの要望や意見とそれに対する自治体の回答が記載されたところ）
各種実施計画
議会の会議録では、各議員さんから自治体行政に対してどのような意見が出ているかがわかります。たとえば「窓口の待ち時間が長くて市民から苦情が出ている件について具体的な対策を考えてほしい」などです。議員さんから突っこまれている内容は自治体側としても改善していきたい内容であるため、それに対する改善案を提案できると良いと思います。
市民の声についても同様です。私が以前担当した案件では、市民の声に繰り返し「窓口で対応する職員の態度が良くないので改善してほしい」という要望が出ていたケースがありました。このように繰り返し市民から要望が出ているものは、自治体の課題だと捉えて良いでしょう。
その他に、各自治体の「実施計画」も参考になります。実施計画とは、自治体の基本的な運営方針を定めたものです。自治体によって名称や名前は異なりますが、「自治体名 実施計画」で検索すると希望に近いものがみつかると思います。
実施計画には、その自治体の現状の課題や今後目指したい姿などが記載されています。すべてが提案の材料になるとは限りませんが、何かヒントになるものがあるかもしれません。
5.くだけすぎない文体で文章を書く
プロポーザルでは基本的に提案書に記載しなければならない内容（目次）が決められています。その内容に沿って、漏れなく書いていくようにしましょう。ちなみに、案件によっては提案書の採点基準（目次ごとの配点）も公表されていることがあります。もし公表されている場合は、その配点を目安にして提案書の構成を考えると良いでしょう。
自治体向けの提案書ですので、あまりくだけすぎない文体で書く方が無難です。ただあまりに硬すぎてもそれはそれで読みにくいので、良い塩梅で……。余談ですが、私が以前提案書を作成したとき、いつもの癖で「私たちは」と書こうとしたら社内のメンバーに「くだけすぎでは？」と止められた経験があります。（「弊社は」と書く方が無難ですね）
とは言え、あまり身構えずに。普通のビジネス文章が書ければ問題ありません。もし不安だったり、自治体が普段どのようなルールで文章を書いているか知りたかったりするときは、文化庁が提示している公用文の書き方を参考にすると良いと思います。何を漢字で書いて、何をひらがなで書くかなども決められていますので、興味があれば一度見てみてください。
6.実現可能な提案を具体的に書く
自治体に限らず当たり前のことですが、受注したときに実現可能な提案を具体的に書くようにしましょう。なぜわざわざこのようなことを言うかというと、自治体が出している実施要領や仕様書に書かれている文言が“ふわっと”している場合が多いからです。「効果的で効率的な業務運営を目指して……」とか「これまでの経験やノウハウを生かして…」とか。
そうすると、ついうっかりこちらもそれに釣られてしまいそうになるんです。「効率的で円滑な業務運営をお約束いたします」とか書いてしまいがちです。そうではなくて、具体的に何ができるのかを書くようにしましょう。この「具体的に」というのは意識し過ぎるくらい、常に頭に置いておくと良いと思います。
また、「この提案は実現可能かどうか」という視点も忘れずに持ちましょう。もちろん大規模な予算を投入しますとか、現代の科学では実現できない技術を使いますとかは提案しないと思いますが、ついやってしまいがちなのが、「自治体の実態とかけ離れた独りよがりの提案をしてしまうこと」です。
たとえば私が過去に担当した案件では、業務効率化のためにあるシステムの導入を提案したところ、すでに自治体では類似の別のシステムを導入しているので変更できないと言われたケースがありました。また、自治体では情報漏洩を防ぐため、外部のネットワークに接続することに対して厳しい規程がある場合が多いです。ですので、外部ネットワークに接続しないと使えないシステムを提案してもそもそも使えない、なんてことも発生します。
良かれと思っていろいろ提案してしまいそうになりますが、自治体の現状を把握したうえで実現可能な、地に足のついた提案をするようにしましょう。
7.審査委員によって提案内容をアレンジする
ここまで書いてきたように、提案書では「委託の目的に沿って」「お客様のお困りごとを解決できるように」「実現可能な提案を」「具体的に書く」ことが大切です。これにプラスして、もし可能であればプロポーザルの審査委員が誰かによって提案内容を少しアレンジするのもおすすめです。
審査委員とは、決められた採点基準に沿って参加企業の提案を採点し、発注先企業を決める方々のことです。人数は案件によって異なります。これまで私が参加した案件では、だいたい3～6名程度が主流だったように思います。審査委員の心を掴めば案件の受注に一歩近づけるため、審査委員に刺さるような提案を行うのも1つの戦法です。（普通のコンペでも同じだとは思いますが）
たとえば担当部署の職員さん（現場の人）が審査委員であれば、その部署の業務の細かいところに関する改善提案を記載すると「この企業はよくわかってるなぁ」と思ってもらえたりします。
一方で審査委員が外部の有識者や自治体の上層部（偉い人）の場合は、業務の細かい部分について提案してもいまいちピンときてもらえないこともあります。ですので、委託することで自治体全体としてどのようなメリットがあるのかを書く方がよかったりします。行政に対する市民満足度〇％アップに貢献します、とかですね。
ただ、審査委員が誰なのかは公示資料に記載されている場合もありますが、書かれていないケースが多いと思います。何度も言いますが、可能であれば、公示が出る前に自治体の担当者に聞いておくほうがベターです。教えてくれるとは限りませんけどね……！
資料の作成時間を短縮するため、分担して作業を進めよう
ーAdobe Acrobat オンラインツールの活用
案件にもよりますが、公示から提案書の提出までは長くても1ヶ月半、短ければ2週間ほどの場合がほとんどです。1ヶ月半というとたっぷり時間があるように思えますが、自治体の提案書は結構なボリュームがあります。
私がこれまで経験したものだと、一番少ないものが15ページ、多ければ50ページほどのものがありました。提案書だけに専念できればよいのですが、そういうわけにもいきません。一人ですべてを作ろうとすると徹夜の日々が待っている可能性が高いですので、提案書を作るときは複数人で作業を分担するのがおすすめです。
ここでは複数人で提案書を作る際に役立つ「Acrobat オンラインツール」の機能をご紹介します！
1．PDFの編集（コメント・ハイライト）
実施要領や業務仕様書は、ほとんどがPDFでHP上に掲載されます。提案書を作成するにはこれらの公示資料をしっかり読み込み、どんな要素を提案に盛り込むかがとても重要です。恥ずかしながら以前は印刷して手書きでマーカーを引いたりメモをしたりしていたのですが、そうするとどこに何を書いたかがパッとわかりにくいんです……。
どうにかならないものかと思っていたところ、Acrobat オンラインツールの「PDFの編集」機能を使うと作業がすごくスムーズになりました。今はこの機能を使って画面上でマーカーを引いたりメモを書いたりしています。そうすると何が良いかというと、あとから見返したいときにすぐに検索できるんです。
それに最近はZoomで提案書のレビューをすることもあるので、そうしたときに画面共有でマーカーやコメントを入れた資料を表示できるのはとても便利です。
2．PDFへの変換
提案書自体はPowerPointで作成しますが、ずっと作業しているとどんどんファイルが重くなり、メールでメンバーに共有できないケースが度々発生するんです。そうしたときはPDFに変換して送っています。
また、自治体によっては作成した提案書をPDFで出力してデータで提出してくださいと言われることもよくあるため、そうしたときにも「PDFへの変換」機能はめちゃくちゃ便利です。
3．PDFの結合
提案書の作業は分担したほうが良いよ、と言いました。ただ、そうすると何が面倒くさいかと言うと、それぞれが作業したファイルをマージする作業。単にそれぞれのPowerPointファイルをコピペするだけなのですが、地味に時間がかかります。しかも一旦PowerPointでマージして、それを提出用にPDFにする作業が必要だったり。ほかの仕事で忙しいときにそんな地味に時間がかかる作業が入ってくると、ちょっとイライラします（経験あり）。
ここで「PDFの結合」機能を使うと、それぞれが作成した段階でPDFで共有してもらう→それをPDFのまま1つのファイルにマージできるようになるので、一度PowerPointをくっつけてそれをPDFにして……という作業がなくなります。難しくないけど地味にイライラする作業、減らしていきたいですよね……！
自治体案件、おもしろいですよ
なんとなく取っつきにくそう……というか、どういうものかよくわからない自治体案件ですが、少しのポイントを押さえれば、そんなに難しいことはありません。今回ご紹介したポイントを踏まえ、ぜひ自治体案件にチャレンジいただけたら嬉しいです！
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