今回は私が過去にやらかした失敗談をお伝えします。皆さんは大学職員として働く上でこんな風にやらかさないように心掛けてください(笑)

①学生の履修情報、吹っ飛ぶ

これは教務システムを導入して2年目の話です。基本的に1年目はマニュアルをしっかり読んで言われたようにやるので、あまりミスは起きませんでした。しかし2年目、だいたいこんなもんだろうで進めていたら、ミスは起きました。
だいたい教務システムは学生や教職員が見れるポータルシステムと、職員のみに権限がある基幹システムに分かれています。
履修登録の手順としては、

1. 学生がポータルで履修登録を行う。

2. 履修登録期間終了後(or一時的に登録画面を閉めて)、ポータルの履修情報を基幹システムに流す。

3. 基幹システムからポータルに履修情報を流す。

こんな感じの流れになります。
つまり、学生がポータルに履修情報を登録している時点では、基幹システムの履修情報は真っ白な状態です。
履修登録期間はだいたい1週間くらいあるのですが、初日が終わった段階でカリキュラムや時間割に修正が発生しました。その修正を基幹システムで行ってポータルサイトに情報を流したのですが・・・
その時私は誤って基幹システムの履修情報も一緒に流してしましました。つまり真っ白な履修情報を流してしまったのです。その誤りにすぐに気づいたのですが、時すでに遅し。その後掲示配信で学生たちに即アナウンス。

「システムエラーのため、履修登録初日に登録した履修情報が反映されていません。登録した学生はお手数ですがもう一度履修登録をお願いします。」

はい、あの時の学生たちすいませんでした。あれはシステムエラーなんかじゃなくヒューマンエラーでした。そのあとちゃんと優しい教務委員長の先生に報告してすいませんでした、と。というかそもそもこのシステムをいじれるのが自分しかいなかったため、特にお咎めはありませんでした。むしろ先生には大変でしたね、と慰められました。

②学生の成績情報、見れず

次は学生の成績情報のやらかしです。だいたい前期の終わりが近づいてくる7月も入った時期に成績公開日を学生たちに告知します。それに合わせて教務の職員も成績公開のスケジュールを立てます(作業するのは私一人ですが)。
そもそも教務システムを導入する前は、学生の家庭一軒一軒に郵送で単位修得状況の書類を郵送していました。その際は教務部職員だけでなく、他の職員も総出でやっていたのですが、教務システムを導入してからはシステムを理解している職員が私しかおらず、結局一人で何から何までやっていました。しかもこの時まだ契約職員(笑)　大丈夫かよこの組織。
そんなこんなで成績に関して全権を握っていた契約職員の私ですが、成績情報を基幹システムからポータルサイトにすべて流して、これでOK！あとは成績公開日の明日を待つだけだ・・・そして、私は夏休み中の成績公開日にゆったりと出勤しました。
そしたら朝から学生からの問い合わせが数件。すべて「前期の成績が載っていません」。はい、やらかしました。この時めっちゃ冷や汗かきましたが、原因はすぐに分かりました。基幹システムからポータルサイトに流すべき情報が一つ足りていませんでした。それが一番大切なのです。即座に流しことを終えたのですが、まああれですよね。とりあえず「システムエラーで～」と学生には伝えておきました。

③ゼミ発表のYouTubeライブ配信、途中で切れる

これはコロナ禍での試みでこれもまた2回目の時にやらかしました。
コロナ禍1年目はうまいことすべて配信できたのですが、来る2年目。YouTubeのライブ配信って暇なんですよね。だから学生に任せて自分は他の係りを担当していました。一応このゼミ発表も私が主担当だったので、係り等は決めていました。
その時は受付の所にいて諸々対応していたのですが、午前の部が終わった後にYouTube担当の学生から「すいません、なんかうまく配信できてないようなんですけど・・・」ってきました。
(え～、知らんがな)、と内心思いながらパソコンの前で原因調査。しかし、配信が切れたその場にいなかったため、原因がさっぱり分からず。午前中は配信出来ていたようですが、午後の部が配信できず、機器不良ということで済ませました。そのままほったらかしてても配信できるのに、どうして途中からできなくなったのか結局最後まで分かりませんでした。

まとめ・おわりに

いかがでしょうか？
今回は大学職員のやらかし話を紹介してきました。正直私のやらかしはまだかわいいもんですね。上司の働かないおじさんの方が笑えないやらかしをたくさんやっているので、またそのうち働かないおじさんのエピソードを語っていきたいと思います。まだエピソードありますよ(笑)
今回の記事が大学職員を目指す人のために少しでも貢献できれば幸いです。