1月から3月5日までが仕事が忙しくて、ようやく目処が立ってきた。

この2ヶ月ほどを振り返って、「仕事が忙しいかな？」と思ったら、したらいいこと・確認しておいたらいいと思ったことを、来年の自分と忙しい人々に向けて書いておきます。

トラブルシューティング：「仕事が忙しいかな？」と思ったら、次のことをしてみてください。

全体像を把握しましょう

忙しいときは、仕事の全体像を掴み、状況を把握することが大切です。

何をしなければならないのか、思い付くだけすべて書き出しましょう。

例えば、
・対応しないといけない仕事やメールなどの1枚目を全てとりあえず印刷して、物理的に手元に持つ。
・印刷できる物がないような場合は、パソコンの付箋機能に羅列する。など。
そうやって、とりあえず全体量を把握しましょう。

全体量がわかったら、次は自分が対応する順に並び替えましょう。
印刷物は物理的に、付箋機能は項目をコピペして並び替えます。
並び替えたら、あとは他のことは考えず、淡々と1番上から対応しましょう。

机の上とパソコンを整理しましょう

机の上が書類でぐちゃぐちゃになっていませんか？
眼の前が物理的に散らかっていると、色んなことに気が取られて気が散ります。片付けましょう。

ファイルして整理するものがあるなら、まずはファイルしましょう。
クリップ止めのままで、とりあえず付箋などを貼って上からファイルだけでいいです。

何がどこにあるかが関係者に分かって、後で改めてきれいに整理できる状態であれば、インデックスつけたりしてきれいに整えるのは後でも大丈夫です。
ただ何がどこにあるかわかるようにしましょう。


パソコンのデスクトップにファイルがぐちゃぐちゃになってるのであれば、整理すべきフォルダに片付けましょう。

忙しいときに1番腹が立つことは、「あそこに書いてあるはずなのに、どこにやったか分からない」「検索しようと思っても見つからない」です。

忙しいときは整理は後回しにしたくなりますが、最低限はしておくのが自分や周りのためです。

その仕事はあなたがやらなければならないですか？

チームで仕事をしてる場合は、仕事が属人的な縦割りでないのなら、結局のところ、チームで全部の仕事をこなせばいいです。

今ある人員を考えたときに、仕事を誰かにふることはできないでしょうか？複数の仕事が重なってしまうスケジュールになってる場合は、チーム内の割り振りを変えることで、仕事の繁忙期のタイミングを分散することはできないでしょうか？

あなたの仕事は他の人の仕事とまとめられないですか？逆に他の人の仕事をまとめてあなたがやるほうが効率がいいということはないですか？

今の業務分担でいいのか、一度考えてみましょう。


なお、人に仕事をふる場合は、チームリーダーなど仕事を分配する担当の人がいる場合はその人に相談して、できるならチームリーダーに業務分担は考えてもらいましょう。何故ならあなたの考えはあなた一人の意見で、他の人から見たら違う場合もあるからです。
ただ意見を出さないと、チームリーダーの考慮する項目に上がらないので、よく検討はしたうえで、意見は伝えましょう。

もし自分が仕事を振る担当の場合は、忙しい時ほど配分を見直すチャンスです。
よくチームを観察したうえで、状況を救うための最善の手を打つ、あるいは忙しい状況を乗り越えた後に、次の忙しい時に備えて仕事の割り振りを考え直しましょう。

感情的になっていませんか？

やることが多いとイライラしてきます。余裕がなくなり、いつも以上に相手にきつくあたってしまう時もあります。ムカついてくるときもあるでしょう。

ですが、相手がこちらの事情を知ってるかどうかは分かりません。イライラしてても誰もが許してくれるということでもないです。またイライラしたところで、仕事が早く進むってものでもないです。

仕事に無駄に感情を挟まず淡々とやることができるなら、そのほうがきっと仕事が進むし、自分も楽です。　

なお、忙しくても淡々と仕事をやる、ということは、従順に従え、という意味ではないです。
不当に理不尽な目にあっている時は、主張しましょう。怒るべき時は怒り、反対するシーンではしっかり反対意見を出しましょう。
意味もなく何の改善策も取らず、なんとなくイライラと不機嫌になるのは、自分がしんどいし、周りもよくわからず気を遣うだけ、ということです。

偉そうになってないでしょうか？

逆に、忙しい中たくさん仕事をこなしてると、私ってすごい！！ってハイになる時もあります。

でもそれってもしかしたら、実は周りの人のサポートがあって、自分が仕事をこなせる状況が作られてるのかもしれません。もっとすごい人が周りにいるかもしれません。

たくさん仕事をこなして頑張ってる自分を褒めるのは大事です。たくさんたくさん自分を褒めましょう。周りにも褒めてもらい、認めてもらえたら最高です。

ただ、忙しい時にたくさんの仕事をこなせていることを理由に、自分はすごいと思い上がって、周りに偉そうな態度をとったり、周りをぞんざいに扱うことは、あまり意味がないことなのでやめましょう。

今「忙しい」のって、本当？

繁忙期がスケジュール的に決まっている場合、この時期は「忙しい」ことが当然で、今は「忙しい」んだと思い込んでいる、ということはないでしょうか？
固定観念に陥っていないでしょうか？


「実は今は忙しくない」と仮説を立てて、その仮説が立証できないか、今の状況を俯瞰して見直してみたらどうでしょうか？

90%以上の場合は当たり前に本当に忙しくて、「何言ってるの？忙しいよ！」ってかんじかもです。

ですが、もしかしたら10%くらいの確率で、「本当は忙しい時期は乗り切ってるのに、今も忙しい状況が続いていると思い込んでた」、「周りが助けてくれてるのに、まだ忙しいと思ってた」、ということがあるかもです。というか私がそうでした。

思考停止の固定観念っておそろしいし、ちょっと考えるだけのことなので、やってみる価値はあるかもです。

「仕事が忙しいかな？」と思ったら、上記のことをしてみてください。
「仕事が忙しい」ことの、根本的な解決策ではないですが、もしかしたら、少し状況が改善するかもしれません。