【習慣化】生産性が上がるタスク管理

2024年4月5日 19:30

今回は生産性が上がるタスク管理のお話です。タスク管理の理想は「次はなにするんだっけ？」と迷う時間をゼロにする（極限まで減らす）ことです。

迷う時間を減らすことで、時間効率があがります。時間効率が上がると、売上アップに繋がります。

言い換えると、生産性を上げる手段のひとつがタスク管理なのです。

タスク管理のメリット

生産性が上がるのは大枠です。具体的にどんな恩恵があるか落とし込んでいきます。

細かく上げればキリがないですが、主なメリットは下記です。

特に、タスクの最適化がポイントです。期限に間に合わないタスクがある場合、いくつかの要因があります。

1日8時間しかないのに、10時間分のタスクがあるのであれば、そもそも対応できません。実行日を後ろにするか、タスクを削るかなどの調整が必要です。

閾値を超えてるか、判断しやすくするのがタスク管理における効果のひとつです。言い換えると、ボトルネックの抽出です。

だからこそ、きちんとタスク管理を行うことで、生産性アップに繋がるのです。

個人の動きに関しては、計画立案から実行確認まですべて自分でできますよね。

計画やイメージは個人差はあるとはいえ、なにかしか立てますよね。そのうえで思うように数字が出ていない場合振り返りが必要です。

計画どおりに進んでて結果が出てないのか、計画に逸れた行動が増えて決定がでてないのか、分析することにも使えます。

スピードを担保するときに、目についたものから、着手するのも大事です。ただ、それだと問題があります。地図もなく、コンパスもない状態で探検するのと同じなのです。

点から線、線から面もしくは面から線、線から点で考えます。

タスクの塊がプロジェクトです。仕事の箱のイメージです。例えば、請求処理のプロジェクトには、請求管理、内容確認、郵送などのタスクがあります。

また売上回収のミッションに紐付いており、並列のプロジェクトには会計処理があります。

会計処理には、帳簿や会計システムの更新、税理士連携、入金管理、消し込みなどのタスクがあります。

なんのために、何をやってるのかを把握するときに、この考え方は使えます。タスクは無限に増えていきます。時間と体は増えません。

リソースという箱に、タスクが入れられる量は限られています。そこで整理整頓が必要です。ものと一緒で残すより、捨てることに基準が必要です。

そのときに点線面で考えるのです。

管理する項目が増えると、管理する工数が増えます。管理工数がボーダーラインを超えたタイミングで「もう面倒くさい」となり、破綻します。

管理業務より、重要な仕事が増えすぎた場合も疎かになります。次から次に、やらなきゃいけないことが飛び込んでくる状態です。

そのときは、起票するまでもなくやることが明確です。また起票する時間も惜しくなります。その状態が続くと破綻するのです。

手につかなくなってきたら、以下の対策をします。大枠は管理項目の削減です。

重要度や優先度1〜5まで起票してる場合、より高い3〜5のみに絞る。重要度や優先度の低いものは、削除しても影響が少ないので、問題はありません。

タスクは完了したらチェックします。優先度に関わらず、頭でわかってるもの、見落としが少ないものはチェックが疎かになりがち。

逆に言うとチェックしなくても、回るものなので対象から外すのも選択肢です。

以上が、生産性アップにつながるタスク管理のお話です。「点線面で考えて、随時整理してこうね」って内容でした。それでは。

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