文章は分かりやすくがポイントです。「一文は短く」「漢字比率30%前後」など、いくつかのお作法があります。

仕事で使える、分かりやすい文章の書き方が今回のテーマ。議事録やメールなど、書く仕事が多い営業に向けて記載していきます。

文章力を上げるメリット

マッチングや契約、フォローなど営業のさまざまな場面で文章は使いますよね。文章作成の質が上がったり、作成時間が短縮できたりすれば仕事の生産性にも直結します。

営業は対面力ももちろん必要ですが、文章力も欠かせません。営業における文章力は、分かりやすい文章を早く届けることです。

ユーモアや情緒あふれるライティングは不要です。必要な情報を揃え、要点を抑え、簡潔に述べる。これにつきます。

この質を上げて、作成スピードを上げることで、営業の生産性は上がるのです。

口頭にはない文章のメリット

口頭は言った言わない問題が発生しがち。記録にないやり取りは、第三者は確認できません。そこで文章の出番です。

証跡になり認識のズレも減り、一石二鳥。口頭は、モノゴトを決定する時間を短くします。調整ごとは会話し、決定事項や体系的な情報を文章で送るのがオススメです。

文章でハートを掴む

分かりやすい文章を送ると、理解が進むので相手に感謝されます。分かりにくい文章は、時間ドロボーなるので、送る前より嫌われます。

情報を届けるまでのステップは3つ。収集→加工→送付です。

加工は「都合よく書き換える」ではありません。集めた情報を目的に応じて、まとめるのです。

整理された情報を届けると、手間暇をかけたことが伝わります。誠意がかたちになり、心象アップにつながるのです。

文章作成テクニックのアレコレ

文章作成にはテクニックがあります。ちょっした考え方です。これを取り入れると、文章の視認性が上がります。

短すぎず長すぎずバランスが大事

長文は毎回送られるとシンドイです。読んで咀嚼するのに時間がかかります。短い文章はその負担が減ります。

普段のやり取りに手間暇がかからない人が好かれます。好かれるためにも、長文は極力避けるのがポイントです。

逆に短すぎる文章は、冷たくうつります。なにかを決めるときに、情報が少ないと相手は困ります。不足分を補うために、余計にラリーが発生するのです。

短すぎても手間暇がかかります。現実では、バランス感覚がないと転びます。

仕事も一緒。バランスの悪い文章は、コミュニケーションでつまずきます。短すぎず、長すぎない文章が大事です。

三段論法でまとめる

推理法で三段論法の考え方があります。推理法は、推理を重ねて結論を出す手法です。

三段論法を活用して、説明すると伝わりやすくなります。

たとえば下記です。
(大前提)すべての赤い食べ物は美味しい
(小前提)イチゴは熟すと赤くなる
(結論＿)故にイチゴは美味しい

最初に大枠の前提を、そのあとに小枠の前提をもってきます。2つの前提をもとに、結論を伝えるのです。

営業は昔と比べチャットのやり取りが増えました。LINEやSlackに長文は向きません。ダラダラと書くと嫌われます。

いっぽうで、丁寧な説明が必要なときもあります。そんなときこそ出番です。三段論法を元につくると、スッキリとした文章になります。

3回以上使う単語と文章はツールを使う

くりかえし使う文章や単語は、入力する手間を減らせます。単語はプリインストールされているユーザー辞書機能です。

「ありがとうございます」
「お世話になっております」など

どんな一文も2文字や3文字のタイピングで、入力できます。打鍵が多いと、文章はついつい簡素になりがち。

単語や一文を登録しておくと、少ない打鍵数で丁寧な文章作成ができます。ネックなのは、改行のある文章の出力ができないこと。あくまで単語の登録機能なのです。

複数行の文章は専用のツール導入がオススメ。スニペットツールや定型文ツールと呼ばれるものです。

自然な文章に近づけたいときは、定型文に一言二言付け加えるだけで、コピペ感がなくなります。

文字数や改行のアレコレ

文字数は一文30〜45文字以内で、句点は3つまでがオススメ。もちろん、長くなってもいいですが平均値はその幅におさめると読みやすいです。

改行の目安

改行は3〜5行以内で行うとわかりやすいです。あまりにも、たくさんの文章のかたまりは圧迫感があります。圧迫感があると、読むためのハードルが上がります。

分かりやすい文章は、読み手の負担が少ない文章です。その負担を減らすためにも、適度な改行は欠かせないのです。

漢字使用率の目安

漢字使用率は25%〜35%がポイントです。法律用語や会計用語は、漢字が多くなりがち。そこは仕方ないです。それに、適度な漢字は読みやすさを向上させます。

いっぽうで漢字が多すぎる場合は、圧迫感がでてきます。ひらがなやカタカナにできる箇所は、書き換えてバランス調整をしていくと視認性は上がります。

まとめ

以上、分かりやすい文章作成のポイントでした。文章を使いこなして、仕事の生産性を上げてたいですよね。それでは！