シンプルフォームの調査Ops（オペレーション）チームは、約40名のメンバーが在籍しており、その大半がフルリモートで働いています。メンバーがこれまでたどってきたキャリアは様々であるため、ITスキルや事務職・フルリモート経験が決して豊富な方ばかりではありません。こうした多様なメンバーが在籍するチームで、いかに誰もが働きやすく、業務を効率化し、生産性を向上していけるかは重要な課題です。

今回は、チームで生産性を向上するためにどういった取り組みを行っているか、ツール活用の観点を中心にその具体例を4つご紹介します。なお、当社ではコミュニケーションツールとしてSlack、ドキュメント管理ツールとしてNotionをメインで使っています。

事例1：Notionで、目的のページを見つけやすく

調査Opsチームのメイン業務は、法人の「データの取得」と「データの整備」です。（※）ただし、ひとことでデータの取得や整備といっても、収集する法人データの種類が多岐に渡るため、実際のタスク内容は多種多様です。Notionに保存している作業マニュアルの数は、50以上にものぼります。
多くのタスクを抱えるメンバーが、必要な情報にたどり着くまでの手間や時間を減らしたい。迷いやストレスなく業務に集中してほしい。こうした思いから作られたのが「OpsスタッフWiki」です。

このページでは、よくある質問をリストアップし、回答ページをリンクで紐づけています。ページはカラムで区切り、右側にはかならず見てほしいお知らせも表示しています。

Opsチームに入社するメンバーは、当社での勤務がリモートワーク初挑戦となる場合が少なくありません。そういった方々にとって、「まず最初に見るページ」が設定されていると、ツールを使用する際に迷うことがなく安心です。質問や答えを探す時間や手間を省くこともできるので、効率化にもつながります。

このWikiを公開した当時、メンバーから「Notionの歩き方ガイドが出来て嬉しい」「迷うことがなくなり、助かりました」などの声がたくさん寄せられました。

（※）業務内容については以下の記事をご参照ください。

事例2：NotionとSlackで、進捗と作業効率を共有

チームリーダーにとって、タスクの進捗状況を把握するのは大事な役目のひとつです。以前は、メンバーがSlackに投稿する作業報告をもとに進捗を把握していましたが、メンバーが増えるにつれリーダーの負担が増しており、より効率的な方法がないかを検討していました。

そこで、NotionとSlackを自動化ツールZapierで連携し、作業報告の手段を変更。メンバーには進捗状況や必要な情報をNotionだけに入力してもらうようにし、Notionの入力完了時にSlackで自動で進捗報告が投稿されるようにしました。これにより、リーダーはNotionを通していつでもタスクの進行状況や作業効率を確認できるようになり、同時にSlackでのリアルタイムな状況把握も可能となりました。

事例3：Slack・スプレッドシート・Notionで、重要な気づきをワンクリックで保存

当チームのSlack上には、毎日業務に関する質問や相談が飛び交っています。先述のとおり、取得元も種別も多岐に渡る膨大なデータを扱っているため、「データには〇〇という情報が含まれているが、これをどう整備すべきか」といった判断に迷うケースがしばしば出現します。こうしたケースを取り扱う際に役立つのは、類似ケースの対処事例です。

しかし、Slackのやり取りのままでは多くが流れて行ってしまいます。せっかく得た知見は即座に共有・ストックし、形式知化させたいものです。そこで、Slack、Googleスプレッドシート、Notionを自動化ツールZapierで連携させ、Slackで行われたやり取りを容易にストックできるよう、下図のように改善しました。

Slackで役立ちそうな質問や回答を見つけたら、特定の絵文字をクリック。すると、その絵文字がトリガーとなり、そのメッセージは自動的にスプレッドシートに保存されます。必要に応じ、保存されたメッセージをスプレットシート上で編集して完了のチェックをいれると、今度はNotionのFAQページに自動追加されます。

これにより、メンバーはNotionを見るだけで、Slack上でやり取りされた有用な情報や、さまざまなケースでの対処法を学ぶことができます。改善後は重要な気づきや情報を見逃すことなく、チーム全体の知識共有がスムーズに進むようになりました。

事例4：Notionで、自分たちでタスクを選び管理できる仕組みを構築

当チームでは、タスクの難易度や40名以上のスタッフの習熟度を考慮した上で、多数のタスクをリーダーが割り振り進捗を管理していたため、リーダーの負荷の高さが大きな課題となっていました。課題解決のため、業務フローの設計からタスク管理ツールの実装を手掛けたメンバーによる以下の投稿をぜひご覧ください。

オペレーショナル・エクセレンスの追求

今回ご紹介したのは、当社の改善例のほんの一部です。ツールの活用は、まず使う側の目線に立ち、実際の作業状況に合わせて改善することが大切です。そのために、日々利用しているメンバーの意見に耳を傾け、小さな反応を見逃さず、一緒になって改善を積み重ねています。

今後も適切にツールを活用し、働きやすい環境を整え、生産性を最大化していきます。

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