何も決まらない会議。もうやめません？

私は、様々な記事で語っているように、大手IT企業のソリューション営業として、たくさんのステイクホルダーを巻き込みながらコンペに勝つための提案書をまとめてきた。

また、プロジェクトが実行フェーズに移った後も、お客様と社内との交渉・調整役として、たくさんの会議でたくさんの重要な決断をするように調整して来た。

プロジェクトで重要な決断していくボードメンバー層は、もちろん多忙。
ボードメンバーのスケジュールを合わせるだけで、どれだけの工数がかかることか。そうやってようやく調整した会議でもし何も決まらなかったら。次回開催は1ヶ月は先だろう。
そんな中で仕事をしていたので、その重要な会議に向けての会議も含め、必ずこの場で意見・リスク・課題をまとめ切る。出し切る。ということに、新入社員の頃から迫られて生きて来た。

1年目の私にまとめ切る力もなく、先輩・上司にどうにかまとめてもらっていた私はあのGoogleが社内でやっている神速仕事術57という帯に惹かれて、

「世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか　グーグルの個人・チームで成果を上げる方法」という本を手に取って読んだ。この本は、今まで読んだビジネス書の中で一番実践的であったと思う。細かい内容話少し忘れてしまっているのだか、ここに書かれていたことを私は実践してるので、それをシェアしていきたい。

↓ところで筆者は何者？自己紹介はこちら。

①決めたい事と、会議のアジェンダを事前に送っておく。

このMTGで結論を出そうとしている人は、自分ぐらいしかいない。という認識を持った方がいいいと思った。だから、プロジェクトで今話し合わなければならないこと、今日の会議で結論を出すことについて、アジェンダとして事前に送付して、できれば名指しでどの部分の意見を欲しいかを添えておく。

もちろん、決める側だって自分の意見をまとめ決断することを、MTG内のその場で判断するという瞬発力で行うのは大変なので、事前に検討しておける環境を提供しておくことが重要になると思う。決めてもらえないことを嘆くより、決めてもらえる工夫をするということだ。
そして、会議の冒頭に今日の決めたい部分を話せば、会議開始までの下準備ができた状態になったと言えるだろう。会議は始まる前から、始まっている。

②会議中はメモや議事を画面共有して公開しながらとる。

これも、結構効果があった。会話中にタスクが発生したらメモで、○○の確認：○○さんから○○さんとか書くことや、みんなの議論の内容をその場で表にまとめながら会話を進めることで、議論がスムーズに進むし、MTGが終わった後に、わざわざ議事に起こさなくてもインプット資料が出来上がる。これは習得するまでに結構大変だったので、私は次の項目、「プロトタイプを作る」と併用してこれを実現していった。

③プロトタイプを作る、見せる。

これは、提案資料でも、議事録でも、アイディアのプロトタイプを作りながら見ながら会議を進行する。私の場合は提案資料の目次項目を作って行って、各ページを用意して、そこに書く予定「提案の課題整理のページ」「表」「見積ページ」などタイトルを書いてそれぞれメモ書きで書き込んで、こんな内容を書くというイメージが分かるようなものを作って会議に臨んでいた。

プロトタイプがあると、人は意見を言うベースができるので、そこからのズレをコメントしやすくなる。
例えば、「次回提案ではまだ見積もりのページは金額は入れたくない、算出の考え方だけにしたい」や、「表のページはAとBではなく、AとCを比較する表の方がいい」など具体的な修正が出てきたりする。
そこで、その内容をそのままパワーポイントにメモを取り、費用算出部門にそのページの作成を割り振って、資料の右上に○○さん作成と四角い図形をワッペン代わりに貼っておくのである。

そうやって作り上げたプロトタイプは会議後には、資料_001として提案資料としての道をスタートさせて行くのである。そして、自ずと今日のMTGで決めたかった部分が決まっていくのである。

まとめ

提案資料を例に話をしたが、ブレストで意見出しをする時も、他のケースも、全てにおいて、「みんなで決める」は存在せず、そのMTGを引っ張る誰かが決めるためのレールを引く必要がある。
自分が決めていきたいと強く思っている会議であれば、決めるために上記の準備をお薦めする。

会議でことが決まらないことは、会議参加者の労働時間をドブに捨てているだけである。決まらない会議が少しでも無くなって、ため息の数が一つでも減ることを祈っている。

終わり。