属人化とは

属人化とは、組織や業務において”個々の人物に依存しすぎている状態”を指します。具体的には、特定の個人の知識やスキル、経験に過度に頼り、その人物が不在だったり退職したりした場合に業務やプロジェクトが停滞したり、品質が低下したりすることを意味します。

仕事が属人化する理由

①人手不足

上図のように”人で不足”を起因に属人化が発生します。
標準化するには人手または時間的余裕になります。そのため”適正人員の確保”または閑散期に”教育やマニュアル作成”に取り組む必要があります。
②組織の文化や伝統
人手不足は”離職率が高い”と必然的に陥ります。特に標準化されていなく属人的教育だと適応した”その組織コミュニケーションができる人物”のみ生き残るため離職率が高く既存社員は生き残った人になり”生存者バイアス”にとらわれた教育になってしまいます。具体的には”体育会系しか生き残れない部署”、”意識高い人が白い目で見られる部署”になってしまいます。
なので職場環境によって業務が属人化し続けることは多くあります。

対策

①現状認識
現状が良くないと言うことを”全員”が認識する必要があります。
特に”長年働いている人”は属人化している仕事を手離さないですし、属人的教育を継続しがちです。
現状他部署などと比べて離職率が高いと数字を出したり、属人化を解決するメリットをしっかり伝え”危機感”を持ってもらう必要があります。
②外部人材の投入
①の現状認識がうまくいかない場合、外部人材を異動などで確保するとうまくいくケースが多いです。部課長を属人化していない部署から連れてくると”非属人化の文化”を知っているので①の現状認識からうまく進めてくれることが期待できます。一方でベテランや派閥からの反発もあり得るので注意が必要です。

感想

これは多くの会社や部署が抱えている問題だと思います。
属人化とブラック部署を併発すると非正規や派遣の方にも、同じ職務レベルや責任を求めたりします。
また属人化するとスキルやモチベーションはアップはなかなか難しいです。
これらの問題をクリアした会社や部署は魅力的と言えるでしょう。