前回の記事で、テレワーク下の指導のポイントとして「資料化」を挙げ、資料はビジュアルが大切とお伝えしました。

皆さんは資料作りに対して、どうお考えですか？
・時間がかかる。まとまらない。
・伝わっていない気がする。
・そもそも、センスがない。
など、苦手意識を持っている方も多いのではないでしょうか。

私は苦手意識のかたまりでした。学生時代の一番苦手な科目は美術。
それなのに、社会人になり広告制作の仕事や販促物の制作担当に割り振られて…
ビジュアルで表現することを、やらざるを得ない環境になり、勉強をしてきました。

そこで分かったことは、見せ方には基本ルールがあるということ。センスや才能ではなく、知識でカバーできるのです！
苦手意識がある方や、効率化を求める方は、この後の記事を参考にしていただけたら幸いです。

まず、資料作りのルールの前に抑えておくべきことを１つ。それは資料のゴールです。

目的を明確にしてください。
たとえ、引き継ぎや依頼されたからだったとしても、ゴールを考えずに取り組んでは何も伝わりません。
資料によって何を実現したいのか、ゴールや目的を明確にしてから作りましょう。

基本ルール１：メッセージは１つに絞る

良い商品はアピールポイントも沢山あると思います。製作に携わっていたりすれば工夫や苦労、想いも大きいことでしょう。
しかし、資料に落とし込む際は１スライド１メッセージが基本。盛り込みすぎると、結局何を伝えたいのか分からなくなってしまいます。

沢山伝えたいことがあるという人は、優先順位をつけましょう。一番伝えたいことを決めてください。
どうしても伝えたいことが多いという場合は、スライドの数を増やしましょう。あくまでも、１つのスライドには１メッセージです。

資料に記載するメッセージは、最小限の文字数(結論やキーワードのみ)にすることがオススメ。細かなことは、口頭で説明ができるからです。
視覚で与える資料での情報は、言葉だけでは表現し足りないことや、強調したいことにすると、その資料はより効果的になると思います。

基本ルール２：メリハリをつけて伝える

メッセージを１つに絞ったら、そのメッセージだけが目に入るようにして伝えましょう。極端ですが、それくらいで大丈夫です。
大切なのは、伝えたいことが何なのか、受け取る人が見て分かること。思いっきりメリハリをつけた方が、分かりやすくなります。

具体的には、大きさや太さ・色を変える、文字の場合はこれに加えて括弧や下線を使うなどの方法があります。

色使いで気を付けたいのは、色数を減らすことです。
色を分けると分かりやすくなる、と思っている方が多いように感じますが、実際はそうではありません。

ベースの色と強調する色の２色くらいで良いでしょう。他の色も使いたい場合は、ベース色の濃淡となる色を選ぶことをオススメします。
グラフや図に於いても同じです。伝えたい部分だけ色を変えた方が、他と差別化ができ目立たせられます。

伝えたいメッセージをどう見せたら目に飛び込んでくるか、に拘りましょう。

基本ルール３：整えて情報を減らす

整えるのは、文字の大きさ・フォント・文頭の位置、画像の大きさや配置など。統一感がないと、読みにくいです。

第一印象はとても大切。ごちゃごちゃして見づらいという印象を与えてしまったら、資料を見ようという気持ちまで削がれてしまいます。
部屋や机などは整理整頓されていると気持ちが良いですよね。資料も同じです。

情報量が多いと脳の処理スピードは遅くなります。フォントの違い・文字の大きさ・色数が多いなど、これだけで視覚情報は増えてしまう。
理解する為に、本来の資料の内容以外の無駄なことを考えて疲れます。だから、整える必要があるのです。

資料ができたら、最終チェックで全部のスライドが整っているかを確認することをオススメします。

さいごに

今回は、資料作りにおいて基本的であり大切なことを３つのルールとして紹介しました。

資料作るのが苦手な方の多くは、文字や色など様々な情報を入れ過ぎなのだと思います。
ビジュアル・視覚で表現する上で大切なことは、引き算。情報や要素を減らすことを意識したら、だいぶ変わってくるはずです。

伝わる資料作りたい方に、少しでも力になったなら幸いです。
今後も、皆さんのお役に立つ情報を発信できるよう努めてまいります。