今回は「仕事が早くて助かるよ」と褒められるようになった私が実践している仕事のコツをお伝えします。

当然ですが、最初から仕事が早かったわけではありません。

新しい職場だったり、新しい業務だったり、初めての取り組みだったり……そういうとき、うまくできなくて当たり前です。
それでも、しれっとそれっぽくこなすためのコツがこちら！

マニュアルをモノにしよう！

その業務で既にマニュアルが作られている場合は、そのマニュアルは必ず自分のモノにしましょう。

当然ですが、独占してください！属人化させてください！という意味ではありません。

マニュアル攻略その１．常に手元に置いておこう！

マニュアルが最初から頭に入る人は、ここはスルーしてください。
大抵の方は、マニュアルを一度読んですぐさま脳裏に刻み込まれることはないでしょう。

「〇〇はこうだったはず……」「△△か、書いてた気がする……」

そんなあやふやな時期があるはずです。

そうやって詰まったときにマニュアルを探して、開いて、調べて、考えて、分からなくて聞いて、確認して、解消する……

このステップは確かに堅実ですが、堅実なだけです。

まず、省略できるところは最初から消しておきましょう。

ExcelやWordで用意されているのなら、いっそローカルに保存して開きっぱなしにしてください。
ローカル保存がだめなら読み取り専用で開くなど、他の人が編集しようとしたときに邪魔しないようにして開きっぱなしにしておきましょう。

紙だったとしても同様です。コピーして手元に置いておきましょう。コピーもだめだと言われたら、そのときは手書きで写してやりましょう！

（私は小売業のとき、最初に売り場を攻略してやろうと思ったので、見取り図を印刷して、お客様からよく聞かれるアイテムを書き込んでいました。品出しや陳列をしていれば、そのうち覚えていきますが、早ければ早いほど良いだろう理論です）

そして、ちょっとでも引っ掛かったり少しでも疑問に思ったらすぐにマニュアルを開きます。

こうして、ちまちまとマニュアルを見る癖をつけておけば、割と自然に頭に残るようになります。
そして、疑問点を書き留めておいて後で質問したり、すぐに聞けるようなら即座に聞くなりして解消しましょう。

「頭の中に疑問がある状態」自体が非効率のもとです。

脳の容量が勿体ないので、さっさと追い出しましょう。
あとから「聞きたいことなんだっけ……」なんてことになったら地獄です。

マニュアル攻略その２．マニュアルをカスタマイズしよう！

ここでやってはいけないのが「簡略化」です。
自分のメモだけを見るとか、説明文をシンプルにしちゃうとか、

そういうカスタマイズはしないでおきましょう。
（必要だから書いてんだよ！と頭の中に響かせましょう）

マニュアルはよほど出来立てほやほやか、抜け漏れが激しいものではない限り、先人の血と汗と涙で構成されているものです。

かつての新人が失敗したから
最初につまづきが発生したから
共通認識にするために必要だから

そうやって書き加えられているので、
「これはあまり発生しないから消しとこ」ではいけません。

ここでカスタマイズとは、原文をマイナスすることでなく、
プラスしていくことです。

例えば、

• 疑問を確認したところにコメントを入れておく

• よく判断に迷うところにマーカーを引いておく

• 一番失敗するとヤバいところに赤の罫線を入れて警告しておく

などなど

マニュアルに自分の工夫をプラスして、カスタマイズしていくのです。そうすれば、「ここってどうだっけ？」がなくなります。
それがなくなれば、自信をもって業務に取り組めますし、身につくのも早いですし、いいこと尽くしです。

「マニュアルではこう書いてあるけど、実際はこういう意味だよ」みたいな裏ルール的なものだって攻略できちゃいます。
（それをマニュアルに書けよとは思いますけどね！）

マニュアル攻略その３．改訂させてもらおう！

自分勝手に作り変えろ！という意味ではありません。

もし環境的にそれができそうなら、上司や先輩に聞いてみてください。

「新人だからこそ気付ける視点」というものがあります。

マニュアルは実際にその業務をやっている人が作ったものなので、
攻略その２でも言った通り「先人の血と汗と涙で構成されているもの」です。

つまり、経験や実際に発生した事例や結果から作り上げられていることが多いです。

なので、全くその業務に触れていない人の視点は新鮮です。

私も実際にマニュアルを作成して引継ぎを行ったときに気が付きましたが、多かれ少なかれ

「当たり前すぎて書いてないこと」

が、意外とあるものです。

あなたの失敗や疑問を解消したという結果をマニュアルに反映させてください。

そうすれば、次の新人さんも助かりますし、今の上司や先輩の役に立つこともできますし、ちょっとしたアピールにもなって一石三鳥です。

以上、仕事を早く仕上げるためのコツ、マニュアル編でした！

#仕事のコツ