新年あけましておめでとうございます。
新年ってなぜか毎年寝不足になる國俊です。

あちこち顔出さないといけないし
会社のことも心配なので
２日でオフィス兼自宅へ戻るって感じの
数年間を過ごしているので
自動的に寝不足になるんですよね。

さて本題。

マニュアル化と仕組み化は違う

よく、
「マニュアル化しなさい」
「マニュアルを作りなさい」
という言葉を耳にしたりします。

もちろん、マニュアルは大事。
でも、本質はマニュアルじゃないんです。
マニュアルじゃなくて仕組み。

今回の記事では、
マニュアル化と仕組み化の違いを
明確にお伝えします。

マニュアル化とは

マニュアルとは、取扱説明書です。
それ以上でも以下でもありません。

言葉を言い換えると、
会社にとってマニュアル化とは
末端中の末端、枝葉中の枝葉です。

「こういう機械を導入します。
その使い方はマニュアルを見てください。」
ということに使われるように
タスク１つ１つの「やり方」でしかない。

例を１つ上げるならば、

「この食材の発注をする際には
この用紙に項目と数量を記入して
この番号にFAXしてください。」

これがマニュアルです。

でも、マニュアルだけでは事業は成り立ちません。
その真意をお伝えする前に、
仕組み化とは何なのかを次に見ていきましょう。

仕組み化とは（核心）

仕組み化とは、
「ミスが起こらず効率化する仕組み」
を作ることです。

例えば先程の例で、
仕入れのマニュアルができました。

でも、ここで達成できたことは
「発注をやる方法を理解してもらうこと」
であり、これだけでは完全に不十分です。

だって、実際に発注しないと
食材は入ってこないわけですから。
それに、発注数量をミスったら超マズいです。
発注数量をミスらないマニュアルではないわけです。

先に結論をお伝えすると
仕組み化とは、

「日々必ず忘れずに
必要十分な数量の食材の発注が行われる
社内システムを構築すること」

です。

次に、具体的な例を
今回の「食材の発注」を例において
見ていきましょう。

具体的な仕組み化事例

まず、目標設定をしましょう。
今回の発注の例でいくならば

「必要十分な数量の食材の発注を
毎日滞りなく実施すること」

です。
まずは経費削減とかは
ここでは考えなくても良いです。

ここでできたベースの仕組みに
追記していけば良いだけですから。

私ならこうします。

・月末までに1ヶ月の献立を決めるルーティーンを決める

・日々、店長が食材の発注をする時刻を決める（現場ルーティーン）

・ミスが起こらないように、
　マネージャーがダブルチェックするルーティーン化

・マネージャーがOK・NGの決裁を行うルーティーン化

・店長が発注完了をしたら、報告を上げるルーティーン化

・マネージャーの統括の立場の人間が
　マネージャーのダブルチェック及び発注の完了をチェックする

・万が一、店長・マネージャーが虚偽の報告を上げた場合の罰則を決める

・店長が体調不良や不慮の事故で業務実施できない場合の代役を決めておく

ここまでのルーティーンをマニュアル化し明文化する。

ここまでしておけば
天変地異が起こらない限りは
まず100%発注は確実に実行されます。

私は経営者として本音でいえば、
「天変地異が起こらない限りは」
という但し書きですら、解消することを
仕組み化で実現します。

ここでは、枝葉の話になるので
ここは大幅に割愛します。

弊社で実践している仕組み化

弊社では分業で色々なクライアントの業務を遂行しています。
その中で、絶対に起こしてはいけないのが
「業務不履行」
もっといえば、
「会社の未来を作っていないこと」
これも絶対に起こしてはいけない事象です。

それを弊社は
Jootoというタスク管理ツールの利用
JootoとGoogleカレンダーを活用したオペレーションを仕組み化することで
抜け漏れがでない、必要十分な環境を作っています。

これを例に挙げ、仕組み化の一例をご紹介します。

・Jootoを使いこなす（前提）

まず、ツールを使いこなせていなくては
何も始まりません。
マニュアルはJootoさん側が用意してくれてるので
ここはマニュアルで解決します。

・Jootoにプロジェクトとして入れる「レベル」の明文化

弊社では、
「キャッシュポイントごとに
プロジェクトを分ける」
というルールに明文化しています。

・Jootoにタスクとして入れる「レベル」の明文化

Excelを開く等というレベルの「作業」まで
登録していてはキリがありません。
それこそオペレーションに支障をきたしてしまいます。

弊社では、設計図として絶対不可欠な
「必須タスク」をタスク化することにしています。

・JootoにTodoとして入れる「レベル」の明文化

Jootoには、タスクの下にTodoリストがぶら下がっています。
Todoリストは、チェックを入れて完了/未完了を管理できるようになっています。
弊社では、「タスク」を完了するために必要な
「手続き」と「報告」「確認」をTodoに入れる
ということをルールにしています。

タスクとTodoの違いが
いまいち文章だと伝わりづらいので例をあげます。

例えば、クレジット決済の導入をしたい場合

タスク名：クレジット決済の導入
Todo：
・導入打ち合わせ（担当：〇〇　期日：〇〇）
・必要書類の確認（担当：〇〇　期日：〇〇）
・履歴事項全部証明書の取得（担当：〇〇　期日：〇〇）
・印鑑証明書の取得（担当：〇〇　期日：〇〇）
・〇〇書類の取得（担当：〇〇　期日：〇〇）
（その他の書類関連も発覚した段階で1個ずつTodo入力）

・必要書類の提出（担当：〇〇　期日：〇〇）
・導入手続き完了（担当：〇〇　期日：〇〇）
・導入可否の確認（担当：〇〇　期日：〇〇）
・テスト決済（担当：〇〇　期日：〇〇）
・不具合や利用方法の不明点の確認（担当：〇〇　期日：〇〇）
・稼働開始日の確認（担当：〇〇　期日：〇〇）
・3日後チェック（担当：〇〇　期日：〇〇）
・1ヶ月後チェック（担当：〇〇　期日：〇〇）

・Jootoをチェックするルーティーンの策定

毎日、10時半に出社して2時間半業務をこなして
13時より朝礼をするようにしています。
これを必ず実施するルーティーンとしてルール化しています。

そしてその朝礼は
「Jootoのガントチャートを見ながら15分以内で行う」
というルールにしています。
※月曜日は確認事項が多いので30分以内

※ガントチャートとは、全部のプロジェクト・タスク・Todoを
時系列で見ることができる機能です。
高機能なタスク管理ツールにはだいたい備わっています。

・Jootoで網羅しきれないタスクの管理方法を決める

Jootoを含めたタスク管理ツールは
「いつまでに何をやる」
という考え方がベースにあります。

これはこれで便利なのですが
ここで漏れてくるのが
「毎日行うルーティーンタスク」
「突発的な予定」
です。

弊社はこれをGoogleカレンダーと
Googleカレンダーについている「Todoリスト」
を使って解決しています。

毎日のルーティーンは、「毎日繰り返し」の予定として
時刻を指定してGoogleカレンダーに登録。
突発的な予定は随時、時刻指定で登録しています。

これが、弊社が滞りなくタスクをこなし
クライアント様にご迷惑をかけずに
成果を出し続け、
なおかつ会社の売上をスケールさせる「仕組み化」です。

最後に（結構重要）

ここまで拝読いただきありがとうございました。
最後にお伝えしたいことは
「タスク管理は得意」
っていう人は存在すると思います。

実際、私自身タスク管理は得意です。

でも、ですよ。

「得意」って何？って話なんです。
こんな曖昧で無責任な言葉ってない。

「おいしい」に個人差があるように
こんなファジーな言葉を組織で使っちゃいけないと
私は思ってます。
（私は、ですよ。）

YouTubeやSNSでも有名な
竹花貴樹さんが言っていたことで
とても共感した言葉があります。

「仕事は、バカでもできる仕組みにしないといけない。」

能力で差がでてはいけないのです。
能力で差がでてしまうのは、

「能力で差がでないような教育カリキュラムがないから。」

多くの会社さんはその最低限のフィルターを
「面接」で実施しているわけじゃないですか。
つまり、基本的にガッツのあるバカが入ってくることはあっても
社会不適合者は入ってこない。

もし万が一、ガッツもない社会不適合者が入ってきているのであれば
それは面接の「仕組み」に問題があるはずです。

私は創業1年目、今月決算月なのですが
このように、「仕組み化」を駆使して、
「3年で3億」
を目標に掲げています。
仕組み化なしで達成できる数字ではありません。

目標なんで、根拠はないんですけどねｗ
なんか、3億くらいあったら結構いい役員報酬もらえるかな、みたいなｗ

これも、明文化・仕組み化していかないとなってのが
これからのフェーズです。

この記事を書いていて、
私自身、改めて勉強になりました。
この内容を伝えたいと思える人が周りにいたこと
このことに心から感謝しています。

この記事がクソではないなと思われたら
あたなの大切な人生のたった1秒だけを使って
「スキ」してくれると喜びます。

この記事があなたの人生の一助になることを
心から願っています。

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