マネジャーは指示をする側だから、受け方には興味がない！という方も、もう少しおつきあいください。

経営者でない限り、あなたにも上司がいて、上司から指示を受けることがあると思います。
そして、指示どおりの仕事をしたのに、上司から「求めていることと違う」とダメ出しされて、「だったら先に言ってくれよ」と思った経験が、誰でも一度や二度はあることでしょう。

指示の出し方にも問題はあるのですが、指示の受け方を改善すると、仕事はグンとやりやすくなります。

指示を受ける際に、絶対に押さえておきたいポイントは次の４つです。
１目的、２成果物、３期限、４使える資源

そもそも、上司の指示はあいまいなもの

そもそも指示する側が５W３Hに沿ってこまかく指示をしていれば、大きなすれ違いは起きません。
しかし、５W３Hに沿って説明できるのは、仕事の工程が完全に決まっていて、あとはその手順に従って実行すれば完成すると分かっている場合です。５W３Hで指示するためには、上司が自ら目的達成のために何をすべきか綿密に考え、その具体的方法まで決定してから指示することが求められます。

上司の指示があいまいなのは、上司の「指示の仕方」が悪いのではなく、上司も「具体的にはどうしたらいいかまでは、考えついていない」からです。

責任のある仕事を任せられるようになると、上司からあいまいな指示が飛んでくることが多くなります。
あいまいな指示は、「目的達成のための具体的な方法は、あなたが考えてください」というメッセージでもあるのです。
だから私は、あいまいな指示が飛んでくると、「よし、具体的に指示されなかった部分は自分で考えていいんだな」と思ってワクワクしてしまいます。

とはいえ、上司が指示をする際には、まだ自分でも言語化できていないものの、何らかのイメージを持ってます。
そのイメージを受け取って、期待以上のに成果を出すために必要なのが「中間管理職のため指示の受けかた」です。

１．目的（最重要！）

この仕事は、何のために行うのか。
この仕事によって、何を達成したいのか。
目的の理解は絶対に外せない最重要項目です。
目的のわからない仕事は「作業」です。レンガ職人の寓話に出てくる「俺の仕事はレンガを積むことさ」というアレです。

指示を受ける際に、目的の説明がなかったり、聞いてもあなたが理解できなかった場合には、理解できるまで何度も質問します。
実はこの質問と回答のやり取りによって、上司の中でもあいまいだった目的がだんだんとクリアになることがあります。
だから、質問することは「理解力が足りなくて恥ずかしい」ことではなく、「上司の思考の整理を助ける」重要なプロセスになります。

２．成果物

指示された仕事は、最終的にどういう形にして完成となるなのか。
口頭の報告でいいのか、書面で提出か。書面だとしたらどれくらいのボリュームで、どんなフォーマットで提出したらいいのか。
成果物（アウトプット）の認識がずれていると、せっかくの仕事もなかったことになってしまうので、指示を受ける際に確認しておきます。

３．期限

いつまでに完了するのか。
いつまでに（どの段階で）中間報告するのか。
「手が空いているときにやっておいて」と指示された仕事を１年経ってもやっていなかったらさすがに怒られるでしょう。では、１ヶ月だったら？１週間だったら？
期限の指定がない場合、お互いの”感覚”が期限となります。やっかいなのはその感覚は人によって大きく異なるということ。
期限となる日付や時間は、客観的な数字で確認します。

４．使える資源

指示をする側、受ける側ともに忘れがちなのが、使える資源に関することです。
使える資源とは、その仕事を遂行するのに使える予算や時間、社内外の人やモノのことです。
たとえば、イベントの企画を頼まれた場合、予算１００万円と予算１万円では企画内容が大きく異なります。
また協力者を頼んでいいのか、一人でやるべき仕事なのかというのも大きな違いです。
指示をする側と受ける側で、使える資源の認識が違っていると、実行段階で頓挫するという事態を招きかねません。

指示の受け方がうまいマネジャーは、指示の出し方もうまい

今回は指示の受け方についての記事でしたが、裏を返せば４つのポイントを押さえて指示を出せば、メンバーがあなたの望む成果を出してくれる確率が上がります。
上手に指示を受けて上司からの信頼を得て、上手に指示を出してメンバーの成長を促せるマネジャーを目指しましょう。

めでたしめでたし
立崎直樹