◆この記事の内容：

外国と取引をするとき、契約書は絶対必要である事を書いています。

【私の仕事】 忘備録（４２）書面の大切さ　「お互い決めたことは紙に書きましょう」からのつづきです。

書いたもの・書面の大切さ

とにかく、取決めしたことは、紙に書いて残す。書類、書面を残す。できれば「契約書」を作成したい。そうしないとトラブルの原因だ。

そもそも、中国エステのママさんたちは、書いたものを残したがらない。すべて口だ。基本的にLINEで日本語の文字を打つことは少ない。音声でLINEで送ってくるのがほとんど。基本はWechatで話す。

長年、米国や中国企業とも直接貿易をしていました。騙されたことも失敗したことも多く経験し、様々なことを学びました。そのとき、契約書を締結する前段階から、打ち合わせが終わったら、必ず「書いたもの」「書面」を残さないと、「あの時はそんなことを言ってない」「コミットしてない」「言った」「言わない」で必ず問題が発生する。

外国の企業との契約書の締結は、お互いの会社の法務室や契約担当部署で弁護士を交えて契約内容の精査をするため、かなり時間がかかります。

メモランダム（覚書）

まずは、メモランダム（覚書）を打ち合わせや会議をしたときに、終わった後、こちらがつくって相手に送り、確認後、サインをもらうことが大切です。

A4縦のWORDで作成し、ｐｄｆに変換して、メールで相手企業に送る。

メールのタイトルは、「〇年〇月〇日の貴方（貴社）との打ち合わせ内容確認の件」とする。打ち合わせした日付を必ず入れる。

そして、また同じように、〇年〇月〇日の打ち合わせに基づき、貴社より了承して頂いた件につき、下記内容をご確認頂きたくお願い申し・・・」と、「貴社が了承、了解」という文言を入れる。

そして、確認をとりたい内容は、文章ではなく、箇条書きにする。そして、既に、こちらはサインをしておいて、内容がOKならサインしてもらって、メールで返信してもらうよう依頼する。

海外企業とは、英語が基本になるので、出来る限り明確な表現をつかって、５W1Hを考慮し、わかりやすい単語を使う。

使用する単語や言い回し

ビジネスレターで使う単語なので口語で使う単語はダメ　例）say ➡ state、get  ➡ acquire / secure、start ➡ initiate、hard ➡ complicated、try ➡ endeavorなどに変える。

物を購入する側だったので、

決まったことは、箇条書きで

価格（決まってなくても、概算で〇〇〇以下とか、必ず数字を入れる）

納期：受注後〇〇日（注文後、いつ出荷するのか）

など。。。

We would like to confirm you as following points that you kindly accepted in our meeting dated 20/2/2020 at No.5 office of our company and would  appreciate if you could send us your signature on this memorandum by return email within this month after your confirmation.

1. Model : 

2. Specification :

3. Price :

4. Delivery : 

5. Our Payment term :

＊英文については、もっと様々なパターンや言い回しがありますが、ここでは割愛します。

打ち合わせ時に決まっていないことは書かず、「これ以外は別途協議」の文言をメールの中に入れておくことが大切。そうしないと、打ち合わせで決ってないことも、相手がネゴしてくる可能性があるため。

メモランダムですが、「相手が承認した」内容を相手にも明確にするために、意図的に、Agreementや agreedなどの単語を文章の中に入れておく場合もあります。

相手が取決めしたことを守らなかった場合の「ペナルティ（罰則）」も書きたいところですが、これは無理。契約していない段階で、メモランダムに深い内容を書くと、相手からサインをもらうことに時間がかかってしまいます。

焦らず少しずつ進むのがコツ

海外企業の場合、担当がよく変わるので、メールで送る際には必ず、その上司にもCCで入れておくこと。

もちろん、自分の上司にもCCで入れておくのは常識。間違ってWORDのまま送らないように！必ずｐｄｆへ変換して送ること。

以上は、ざっくりとした説明ですが、米国の企業から直接、製品を輸入する場合、本契約書を締結するまでの自分が実際にやっていたメモランダム（覚書）の場合です。

これと同じことを、日本で経営する中国メンズエステのママさんと締結しようと無謀なことを考えました。

もちろん、ほとんどの店では無理でした。しかしながら、数か月後には、整体店２店舗件＋メンズエステ１店舗を保有する１つの大きな店とは契約書を結ぶことが出来ました。

どのようにしたか、経緯については、次回へつづく。

＊このnoteで書いてある記事はすべて実話です。「忘備録」として自分のために書いています。

◆ご注意：一部の記事はnoteのシステムによって18歳以上向けに分類されていますが、すべて１８歳以上向けです。

よい子の皆さまは読まないでくださいね。

■ 阪本研究所 SK laboratory

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代表 Kazuyoshi Sakamoto

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