2022.12.5 音声配信より
Summaryfmを活用して。

今回は電話が苦手な若者、多いらしいねという話題です。電話応対、これは新社会人になってから一つぶち当たる壁の一つかなぁと思うんですよね。新人が電話に出ろ！とか、たまたま電話に近いデスクの席だったから毎回私が取ってんですけど！
みたいな。苦手だから嫌だなぁ、負担だなぁと感じる方々が多いようです。

なぜ、電話は緊張するのか？

どうして緊張するのかなーっていうのを考えると、いくつか要因が考えられます。

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ひとつめは、相手の人が会ったことない人である可能性。
ふたつめに、自分が咄嗟に相手に失礼なこと言ってないかなっていうふうに思うこと。
みっつめに、聞き漏らしちゃいけない！なるべく聞き返さないように1回で要件を聞き取っていかなきゃいけない。聞き返すことは失礼だっていうふうに思うこと。

その3つをまとめると、相手に失礼がないようにしたいっていう思いやりから生まれる、気持ちや緊張なんだな、というふうに気づきます。

となると電話してきている相手も同じように「あなたに失礼のないようにしなければならない」というふうに思いやりを持っている、緊張しているというような可能性も考えられますよね。


どんな心持ちでいれば良いのか。

自分が電話をかける側に回ることもあるし、自分が電話を受ける側になることも日常生活ではあるわけです。
自分がどちらの立場に立つこともあるっていうことは、相手もかける時もあるし受けることもあるから同じですよね。なのでお互い様です。そして今あなたが持っている緊張は、相手を思ってこその緊張なので、何も失礼はことはないんです。そう思うようにしてみてはどうですか？

でもそれだけではね "ことばのしごと さとうさん"の名がすたる‼︎ということで電話応対で気にした方がいいこと気をつけた方がいいこと 3項目考えてみました。

電話応対で気をつけるべきこと3点

1点目は第一声を決めておくということです。これはお電話をお受けするとき、自分がいる場所に電話がかかってきたとき、電話を受ける際にしゃべる第一声というのはとっても緊張します。
最初は手元にメモを置いておき、電話が来た時はそれを読み上げる。それぐらいの気持ちで良いと思います。例えば 「はい。お電話ありがとうございます。受付の佐藤でございます」みたいに、もう自分の定型文を決めておいて、それを読む。そこから始まって、それを繰り返していくと自然に口から出てくるようになると思います。最初から何も見ずに、そういうふうにペラペラ喋るというのは無理な話です。頼りましょうメモを！

2点目は、以前お話しした"声を届ける"という意識を持ってください。あごを動かして口の中の空間を広くすること、相手に伝わるように。
まぁ電話なのでね、電話口にしか喋らないんですけれども。少しゆっくり話すように心がけるというのはいいかもしれません。下顎をしっかり使って話せば、ちょっと話速度が低下します。意識していただくと良いかと思います。

3点目は 自分が聞き取れなかったこと、例えば「お名前もう一度よろしいですか」とか「では金曜日の13時午後の1時ということでよろしいですか」というふうに確認をする・聞き返す。それは失礼のないことです。


　　　　　"私は間違っていませんか"

　　　 "こういうことでよろしかったですか"

　　　　　"聞き漏らしてしまったので、
　　すみません。もう一度よろしいですか"

と丁寧に確認をする。それは相手に失礼のないことなので大丈夫！という心がけでいましょう。

さとうさんは電話応対どうしてる？

私は電話で話す方に集中しちゃって、電話を切った後に「あれ?どこの誰さんって言ってたっけ?」「メモし忘れた」みたいな不注意が起こる人なので、人のことというか他人にどうこう言える筋合いはないんですけれども。そのように聞き返す、焦らないで確認する、そこは私がこれからより身につけなければいけないな、と反省しています。

私もそんな感じなので、皆さん最初から完璧にできるわけはありません。
なんとかかんとか工夫して乗り切っていきましょう。お互い様でございます。

はい、では今回のお話はここまでにいたします。また次回お会いしましょう。ありがとうございました。