本記事では令和の今だからこそ使えるAIを使って爆速で資料を仕上げて、
上司に一目置かれつつ、さっさと帰宅する方法を解説します。

プレゼンの資料作成が遅い原因

自分もこれまで3桁後半の資料やプレゼン用スライドを作成してきましたが、遅い原因のTOP7は以下です。

1. 資料作成着手が遅い

2. 計画不足

3. 上司に見せるのが遅い

4. アウトラインを決めていない

5. パワーポイントの操作が遅い

6. 情報収集の過多

7. 細部へのこだわり過ぎ　

資料作成着手が遅い

プレゼンの資料作成が遅れるのは「着手が遅い」からです。
この背後には何があるのでしょうか。

具体例1: タスクの過小評価
プレゼン資料作成には時間と労力が必要ですが、タスクの難しさや複雑さを過小評価してしまうことがあります。
あるプロジェクトの提案資料を作成する際、そこまでかからないと思っていたことに時間を割かれることも珍しくないです。

具体例2: 不明確な目標設定
着手が遅れる別の要因として、明確な目標設定の不足が挙げられます。
プレゼン資料作成においては、伝えたいポイントやメッセージを明確に定めることが重要です。
しかし、目標が定まっていないまま作業を始めてしまうと、方針の見極めや情報の整理が難しくなり、着手が遅れることがあります。

計画不足

プレゼン資料の作成は、計画を立てて進めることが不可欠です。
しかし、具体的なスケジュールやタスクの分割を行わずに始めると、作業の進捗が乱れやすくなります。
たとえば、情報収集に時間をかけ過ぎてしまい、その後の内容構築やデザイン作業が滞ってしまうことがあります。

上司に見せるのが遅い

司に提出するプレゼン資料が遅れる一因は、承認を得ることへのプレッシャーです。
自信を持って提案するために、十分な準備や調査を行おうとする一方で、
適切なタイミングを逸してしまうことがあります。
結果として、資料の内容が充実していても、提出が遅れてしまい、効果的な意思決定の障害となる可能性があります。

アウトラインを決めていない

資料作成に取りかかる前に、アウトラインを決めることは重要です。
例えば、あるプレゼンで新商品の導入を説明する場合、導入背景、商品特徴、メリット、市場の需要などのセクションを明確にアウトライン化する必要があります。
しかし、アウトラインが決まっていないまま作業を始めてしまうと、論理的な構成が難しく、資料作成が遅れる可能性があります。

パワーポイントの操作が遅い

パワーポイントの操作に慣れていない場合、スライドのデザインや要素の配置に時間がかかることがあります。
たとえば、画像の挿入やテキストの編集、トランジションの設定などに手間取ることで、全体の作業スピードが遅れてしまいます。
操作に慣れるための練習が必要です。

情報収集の過多

資料に盛り込む情報を収集することは重要ですが、過度な情報収集に時間を費やしてしまうことがあります。
たとえば、あるプレゼンでの市場動向の調査を行う際、情報が過剰すぎて選別が難しくなり、結局必要なポイントが埋もれてしまうことがあります。

細部へこだわり過ぎ

資料の細部にこだわりすぎることも作業を遅らせる原因となります。
例えば、文字のフォントや色合い、アニメーションの微調整などに過度に時間を費やしてしまうと、本質的な内容の作成が後回しになり、全体の進捗が遅れてしまいます。

これらの要因がプレゼンの資料作成の遅れに影響を与えることがあります。

意識的に取り組み、効果的なプレゼン資料の作成を行うためには、適切な対策を講じることが大切です。

以上7つがプレゼンの資料作成が遅い原因です。

資料作りが上手で速い人の特徴

一方で資料作成やプレゼン準備が上手でスピーディーな人には以下の特徴があります。

もちろん僕もこれらを実践しています。

ゴールが明確に設定されている

プレゼン資料の作成において、まず明確なゴールを定めることが重要です。例えば、新製品の導入を説明する際には、目標とする成果や伝えたいメッセージを具体的に明確にすることがポイントです。

ターゲットへの理解が深い

資料作成上手な人は、対象となるターゲットの特性やニーズを深く理解しています。
営業プレゼンの場合、顧客の業界や課題を正確に把握し、資料に適切な情報を盛り込むことで、ターゲットの共感を引き出すことができます。

資料の使用シーンを想像できる

資料の使用シーンを具体的に想像する力も持っています。
たとえば、社内会議やプレゼンテーションの場面を想定し、資料の構成やスライドの流れを効果的に計画します。

制作のポイントを把握している

資料作成上手な人は、資料制作のポイントを把握しています。
情報の整理方法や視覚的な要素の配置、重要なポイントの選定など、効果的な資料作成のための方法を熟知しています。

デザインに統一感がある

プレゼン資料のデザインも重要です。
統一感のあるデザインやカラーリングを使用し、資料全体の視認性と専門性を高めます。
デザインセンスがあることも彼らの特徴の1つです。

企画構成が正確である

資料の企画構成は、情報を論理的かつ効果的に伝えるための骨子です。
上手な人は、導入、展開、まとめなどの要素を適切に配置し、聴衆の理解を深めるための計画を立てます。

このため、アウトラインを先に作ってしまうのがおすすめ。

具体的なセクションや内容を予め整理することで、効率的な制作プロセスを確立し、資料の完成度を高めます。

5割程度で上司に方向性を確認する

効率的な資料作成のためには、進捗や方向性を上司に適切に報告し、フィードバックを得ることが重要です。
資料の方向性や内容に関して上司の意見を取り入れることで、最終的な資料の質を向上させます。
手戻りも最小限にできます。

細部へこだわるのは最後にする

たとえば以下のような点を気にするのは資料作成の後半でよいでしょう。

• 引用や出典で信頼性を高める

• 徹底的なチェックによりミスを防いでいる

• 表現に細心の注意を払う

上記に共通するのはやってもキリがないという点です。

情報を裏付けるために適切な引用や出典を使用し、資料の信頼性を高めるために市場調査データや専門家の意見を引用することはもちろん、専門用語や適切な表現をつかうことでプロフェッショナルな印象を与えることは重要です。

しかし、これらは自己満足にならないように注意すべきです。

資料作成が遅い、無駄と感じるなら作らないという戦略もあり

1. 作らない方向へ誘導する

2. 既存の資料をつなぎ合わせる

資料作らない方向へ誘導する

そもそも資料を作成しなくて済むのであれば、それが一番よいです。

新たな資料を作成する前に、以下の観点を考えてみましょう。

目的の明確化：
資料の目的が不明確な場合、作成に時間がかかるだけでなく、
その効果も限定的です。
目的が明確でないならば、その手段は資料ではないかもしれません。
前提を疑いましょう。

優先順位の設定：
すべての情報を資料へ詰め込む必要はありません。
重要なタスクに焦点を当てましょう。
あなたがすべきは資料作成ではないかもしれません。

代替手段の検討：
資料以外の手段で情報を伝えることも検討しましょう。
口頭で説明したり、シンプルなメモやチャートを活用することが代わりの手段になる場合もあります。

既存の資料をつなぎ合わせる

新たに資料を作成する代わりに、既存の情報を組み合わせて
効率的かつスピーディーに資料を作成する方法もあります。

モジュールの活用：
既存の資料やスライドをモジュール（部品）として活用し、必要な箇所を選んで組み合わせることで、新たな資料を素早く作成できます。
流用できるものがないか探してみましょう。
新規作成する場合も、次回に使えるように汎用性を持たせておくとラクです。

シンプルなアウトライン：
既存の資料のアウトラインを真似てしまうのもよいでしょう。
構成をシンプルに捉え、情報の流れを整理することで
新規の資料へ応用できます。

グラフや図表の活用：
ネット上の既存のデータや統計を視覚的な要素としてキャプチャすれば、自分でゼロから作成するよりも簡単に見栄えのよい資料が作成できます。
「〇〇　グラフ」などで検索すれば必要な情報はすぐに見つかります。

と、ここまでがこれまで言われていた資料作成に時間がかかる人が取るべき対策

たしかに前述の「資料作りが上手で速い人の特徴」などを真似ればある程度はやく資料を作成できます。

ただ、こう思ったのではないでしょうか？

• デザインセンスはどうしようもない

• 結局パワーポイントの操作は練習するしかない

• そもそも情報収集に時間がかかる

• 資料作成しないという選択肢がない

• ゼロイチで新規の資料を作成しないといけない

これらをまとめて解決するのがAIです。

AIを使えば資料作成が速くなる

AIを活用すれば、資料作成やプレゼン準備を爆速で終わらせることができます。

ものによっては、5分程度で完成させることもできます。

資料作成のために利用するAIは主に以下の2つ。

1. ChatGPT

2. Gamma

資料作成におけるChat GPTの活用方法

1つ目はChatGPTです。

ChatGPTには次のような利用方法があります。

資料のアウトラインの作成：

1. アイデアのブレスト
   ChatGPTはアウトラインの段階でアイデアを考える際に活用できます。
   特定のトピックに関するキーワードやポイントを入力し、ChatGPTに関連するアイデアやセクションの提案をしてもらうことで、アウトラインの幅広い内容をカバーできます。

2. アウトラインの自動生成
   ChatGPTを使用して、資料のアウトラインを自動的に生成することができます。例えば、「新製品のプレゼン資料のアウトラインを作成してください」と依頼すると、ChatGPTは関連するセクションや項目を提案し、基本的な構造を提示してくれます。

3. アウトラインのカスタマイズ
   ChatGPTはアウトラインの骨組みを提供するだけでなく、それをカスタマイズして細かい内容を追加できます。アウトラインのセクションや項目に関する具体的な説明やサブポイントをChatGPTに指示し、より詳細な構造を作り上げることができます。

資料内テキスト生成:

1. 本文の執筆支援
   資料の本文を執筆する際に、ChatGPTを使って特定のセクションやパラグラフの内容を補完したり、アイデアを拡充したりすることができます。たとえば、特定のトピックについてChatGPTに要点をまとめてもらい、それを元に本文を展開させることができます。

2. クリエイティブな表現の提案
   資料内のテキストをより魅力的にするために、ChatGPTにクリエイティブな表現や言い回しの提案をしてもらうことができます。
   特に、説明や説得力を持たせたい部分でChatGPTのアシストは役立ちます。

3. 分かりやすい説明文の作成
   複雑な概念やデータを分かりやすく説明するために、ChatGPTに分かりやすい表現や例を提案してもらうことができます。
   特に専門的な知識を持つ読者にも分かりやすいテキストを作成するのに役立ちます。

その他:

1. 質問応答セクションの作成
   資料内に質問応答セクションを追加する際に、ChatGPTに一般的な質問を投げかけて回答を得ることで、読者の疑問に対する解答を充実させることができます。

2. コンクルージョン（結論）の強化: 資料のまとめや結論部分を強化するために、ChatGPTにコンクルージョンのポイントやまとめの提案をしてもらうことで、資料の締めくくりを効果的に行うことができます。

資料作成におけるGammaの活用方法

2つ目はGammaです。

以下3ステップで簡単に資料が完成します。

1. ダッシュボードに移動し、「Create new AI」を選択

2. GenerateからPresentationを選択し、トピック（テーマ）を入力

3. アウトラインを確認・編集し、スライドデザインを選択

以下が出来上がったスライドです。
8ページできあがりましたが、サンプルとして4枚掲載します。

画像やレイアウトなどすべてAIが自動生成してくれます。
もちろん細かい差し替えなども可能。

アウトラインを編集することにより、
よりイメージに近い資料作成が自動でできます。

Gammaを使えば、構成、目次やアウトラインに悩むことなく、
スライドの大枠が出来上がります。

少なく見積もっても、資料作成がこれまでの半分程度の時間で終わります。

基本的にはここまでの内容で資料作成業務を大幅に効率化できます。

ただ、業務内容などによってはシンプルすぎたり、
粒度をもう少し上げたいと感じる方もいると思います。

そこで有料部分ではさらに以下の点を解説します。

• 最高クオリティ！Gamma以外に使うべき資料生成AI

• 説得力アップ！エビデンス情報まであわせてゲットする方法

• コンサルレベルの資料構成やテキスト情報を一撃生成する方法

以下の有料部分もあわせて読むことで資料作成スピードだけでなく、
質も大幅にアップします。


結果、以下のような恩恵を受けることができます。

• 一撃でレベルの高い資料が作成できるので時間に余裕が生まれる

• 資料作成やプレゼンが楽しくなる

• プレゼン回数や提案数を増やせる

アウトプットが増えるため、自然と売上や
仕事のレベルが上がり、評価されやすくなります。

実際、著者自身も資料のアウトプット量は他社員の2.5倍はあります。

最高クオリティ！Gammma以外に使うべき資料生成AI

Gammmaは資料生成系AIの先駆けと言われるだけあり、
品質の高い資料が自動作成できるのは前述の通り。

ただ、海外初のサービスであるため、日本人向けではなく、
スライドのレイアウト、構成なども海外寄りになっているのは事実。

このため、「やや使いづらい」「不自然さを感じる」という人も少なからずいます。

そこでおすすめなのが、