保健の先生が、エクセルに全校生徒１人１人の健康カードを見て、身長を入力していた。その数、約７００名分。時間がかかる上に目の疲れる作業だ

148,2

156,3

168,9

のように、半角モードで数字を３つ打ち、次に小数点を打ち、最後に小数第１位を打つという作業だ。

■早くする工夫２つ

１つは、シンプルに２人１組で行った方がいい。僕が健康記録カードをパラパラめくりながら、身長を読み上げ、保健の先生がそれを聞いてパソコンにどんどん入力していくという流れだ。

１人ですると、健康カードとパソコンへの目線をいったりきたりしないといけないため、ミスも疲れも出てくる。時間もかかる。

２人でやると、かかる時間は半分になる 　どころではない。４分の１になった。

もう１つの工夫は、小数点を打たず、身長を数字４桁で入力することだ。

148,2

156,3

168,9

ではなく、

1482

1563

1689

このように入力することで、小数点を入力する過程を省くことができる。
すべて入力し終えたら、その４桁の数字がある列を「÷１０」すれば一気に小数点を打つことができる。

■時短術の極意

事務作業の時短術の極意の１つは、人に助けを求めることだ。１人で作業を行うよりも、２人１組で行った方が、仕事の早さと正確性が高くなる。

自分が作業をするとき、ぜひ同僚に協力を求めよう。また逆に声をかけられたらニコニコして手伝おう。
１人で大変そうな作業をしている同僚がいたら、声をかけて手伝ってあげよう。

時短術のもう１つの極意は、パソコンに仕事をさせることだ。特にエクセルは、情報をまとめたり、カウントしたり、並べ替えたりする作業において、世界一のソフトである。

エクセルテクを知っていたら、「仕事を時短で行う工夫」を思いつくことができる。これからは chat GPT に仕事をお願いするケースが増えると思う。いつまでも新しい便利なツールを使いこなせる教員でありたい。chat GPT テク も勉強していこう。

早速、この記事のタイトルを  chat GPTさん に決めてもらいました。
(自分の打った文章を入力すると、タイトルを考えてくれるのだ)