一見非効率？でも一人ひとりに向き合うことを諦めなかったら、リファラルの紹介者数が1.7倍になった
みなさんこんにちは！ SHIFTリファラル（社員紹介制度）採用担当の沙織です。
前回のnoteから少し期間が空いてしまいました……！今年はもっと定期的に記事をアップしていきたいと思いますので、どうぞよろしくお願いします。
さてリファラル採用を担う読者のみなさんは、忙しいなかでいかに効率よく良いご縁につなげるか知恵をしぼられているのではないでしょうか。
今回の記事では、弊社のリファラル採用において一見非効率に見える「一人ひとりに寄り添う、丁寧なコミュニケーション」をあきらめずに続けたら、紹介者数が前年比1.7倍になった、という事例について紹介させていただきます！
実際にどんなことをやって、成果はどんなものだったのか。さらに今後よりブラッシュアップしていきたいことなどについてお伝えしていければと思います。
執筆者プロフィール：沙織
新卒で入社した人材サービス会社でメディア営業を経験後、2017年12月、SHIFTに入社。 2019年卒向けの新卒採用担当を経て、中途採用領域に異動。 現在は、求人媒体・イベントなど採用手法の活用と、リファラル（社員紹介）盛り上げ隊として日々邁進中。
とにかくDMの返信、返信、返信！
さっそくイメージしていただきやすいように、私たちが実際に行っている個別対応のコミュニケーションについてご紹介します。
まずSHIFTの社員から候補者の方を紹介いただく「前」と、「後」で対応が大きくわけられます。
紹介前
例えば社員から「紹介したい人がいるんだけど、どうしたらよいか？」といった相談が日々舞い込んできます。そうした相談は、随時社内チャット内のグループ「リファラル部」のオープンな場の質問チャットで受けつけています。（どんな些細なことでも、リファラルに関することはこの「リファラル部」で質問を受けつけている旨、社内で周知徹底をするのもポイント！）
もちろんすぐに答えられるものはその場で返答しますが、「クローズドな場所で、個別に相談したい」と依頼されることがほとんど。その場合はすぐに関係者を含めた3～4人ほどだけが閲覧できる個別チャットへと移行し、丁寧に相談内容を伺っていきます。
紹介後
正式に候補者さんが応募の意志を明確にされた場合のフローはここから。まずは初回ヒアリングとして、紹介者・選考官・人事を含めた個別チャットで、密にコミュニケーションをとります。
例えば候補者の方は、紹介してくれた社員とどんな関係性の方なのか、想定年収や希望ポジションなどを伺います。（競合他社さんからの転職の場合、引き抜きの問題にも発展してしまうので、要注意です）
また選考に実際に進まれた際には、現在のステータスを紹介者さんへ報告。面接の状況や、適性検査はいつだとか。丁寧に逐一連絡をして、紹介者さんの不安を取り除いてあげるようにしています。
並行して連絡をとりあっているのは、ざっくり平均して1日に30人ほど。当たり前ですが定型文はほとんどなく、フリースペースでの会話となりますので、1日のほとんどの労力を、このDMへの返信に充てています。これが主な仕事と言っても過言ではないくらい！
でもこうした丁寧で密な対応をしていると、紹介者さんもだんだんと流れがつかめてくるようになってきます。そしてまた誰かを紹介してくださるような、リファラルのリピーターになってくれる事例も多数あるんですよ。
そもそも、なぜ丁寧なコミュニケーションに力を入れはじめたのか？
丁寧にコミュニケーションをとることの理由の一つは、5年ほど前から力を入れはじめたリファラル採用への周知が進み、少しずつ紹介者数が増えてきたということ。数が増える＝より標準化、効率化が求められるところですが、リファラル採用に至っては例外です。
なぜなら相談していただく内容は、紹介者が100人いれば、100通りだけ答えがあるから。
例えば「同様の事例が過去にあるので、FAQを見てください」と案内ができることはほとんどありません。また標準化しようとすると、おのずとあいまいな回答しかできないことが多く、これでは意味がないと感じるようになったのです。
だから一見非効率かもしれないけれど、一人ひとりに向き合い、丁寧なコミュニケーションを心がけて信頼を勝ち得るほうが、長い目でみて成果を伸ばしていけることになる、結果的に早道なのでは？と仮説を立てました。
また候補者の方は、紹介してくださる方にとって、とても大切な人である場合がほとんど。採用は、その方の人生を左右しかねない大きな問題です。だからこそ、とても真剣に相談してくださる方がとても多いんです。
そんな大切な人とのやり取りに対して我々が、真剣に取り組まなくてどうする！真摯に向き合うことが、いまの私たちにできる、何より大切なことだと考えるようになっていきました。
個別対応だけでなく、1対N向けの施策も大事
一方で、1対1の個別のやり取りだけでなく、並行して「1対N向け」の施策も行っています。
リファラル専用のポータルを立ち上げたこともその一つ。基本的な紹介の仕方や流れ、募集中のポジション、キャンペーンの概要やガイドラインなど、大切な情報を集約しておきます。「ここを見ればリファラルの大枠がわかる」ようになっていることが大切です。
ただ皆さんお忙しいので、あまりじっくり読み込まれる方は少ないのが正直なところ……。この煩雑な情報を、もう少し整理したいのが本音です……。
他にも効果的だった事例は、キャンペーン施策。
直近で行って好評だったのは、リファラル目的での会食費を、1回につき上限1万円分を会社が負担する、というキャンペーンです。
リファラル経由で紹介された方の多くが、もともとSHIFTを知っていた方がほとんど。そこで「より多くの方に、SHIFTという会社を知ってほしい！」と生まれたのが、このキャンペーンでした。
会社や仕事の話が出やすい場である、外部の方とのお酒の席を気軽に設けてもらおうとはじめた施策でしたが、これが大当たり！多くの方にキャンペーンを活用していただく結果に繋がりました。（キャンペーンの詳細はまた別のnoteでご紹介します！）
地道な努力の積み重ねで、前年比1.7倍を達成！
一人ひとりに寄り添う手法に変えてから、ちょうど2年ほどがたちました。
密なコミュニケーションと、1対N向けのキャンペーン施策。これらをうまく掛け合わせたことでシナジー効果が生まれ、直近での紹介者数は、なんと前年比1.7倍を達成しました！
他にも社内チャットのコミュニティである「リファラル部」への参加者数が増えていたり、社内を歩いていると「いつも見てますよ！」と声をかけてくれる社員が増えてきたり。
さらにあちこちで「リファラル」の言葉が飛び交うようになってきたのを目の当たりにして、リファラルの輪が少しずつ拡大しているのを感じています。
かつては、やっていることは認知されはじめていたけれど、どこかまだ他人事だったリファラル採用。徐々に現場の皆さんにもなじんできたのかな、と思うととてもうれしいです。
残り9割のリファラル無関心層を、どう振り向かせるか
個別での対応や、キャンペーンの施策が少しずつ軌道に乗りはじめたこのごろですが、まだまだ道半ば。正直、全社員の1割ほどとしかコミュニケーションがとれておらず、残り9割はいまだリファラルに対して、無関心層であると考えています。
そのため今後は社内にいる、リファラル採用がまだ自分事化できていないような、潜在層の皆さんと接点をもてるような施策を実施していきたいです。
先ほど紹介したキャンペーンのような施策で、もっとバリエーションが増やせたらなあと考えているところです。
ほかにも「紹介したい人はなんとなくイメージできるけど、うちの会社に合うポジションがないな」と思われている紹介者の方も多い気がするんです。
でも実は活躍できそうなポジションがあったり、なければつくることもできます。それはSHIFTがどんどん成長をつづけている会社だからこそできること。
いまはちょうどいいポジションがなくとも、候補者の方にピッタリ合うポジションをつくることに対して前向きだ、だということも合わせて発信していきたいです。
リファラル採用は一朝一夕ですぐに成果が出るものではありません。本当に地道な作業の積み重ねの日々です。
でもめげずに取り組んでいれば、必ず結果が後からついてくるのだと、今回改めて確信することができました。
またリファラル採用は、社員の満足度とも直結しています。だからリファラル採用だけ伸ばしていこうとするのではなく、紹介してくれる社員一人ひとりがより働き心地の良さを感じてもらうための会社にしていくことも、セットで必要なのです。例えば福利厚生の拡充や、待遇、環境面の改善など。
そうすることで、自分の会社に誇りをもってくれる社員が増えていき、おのずと自信をもって人におすすめしたくなる会社になり、リファラルの結果も向上していくのではないかと思うのです。
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