育休明けから約1ヶ月が経ちました。もちろんほぼテレワーク。私のお仕事はプロジェクトマネジメントなので、遠隔で顔も見えない中、複数のメンバーをコントロールする必要があります。そんな中これまでの経験をもとにどうやったらテレワークがうまくいくか考えてみたので書き留めます。

その①声のトーン・テンポを大事にする

テレワークでの変化として大きいのが、会議がzoomやwebexなどオンラインになったことだと思います。

復職して少し驚いたのが、オンラインでの会議では基本「画面はオフ」で、参加者の顔が見えないこと。3月まで所属していた育休コミュニティでは基本顔出しで参加していたので、相手の反応が・・見えにくい。（顔を出せばいいと思われるかもしれませんが、私が参画するプロジェクトは複数の会社が関わっているので、共通ルールも展開しにくかったりします）

音声だけのコミュニケーションになるので、大事なのが声の出し方（トーンやテンポ）です。

私が気をつけているのは以下です。

発言する際は、なるべく明るいトーンで声を出す（1音あげるイメージ）
少し議論がヒートアップしそうな時は、いつもより落ち着いたテンポでゆっくりしゃべる
なるべく相手に不信感を与えないよう、不要な間（会話の空白時間）をなくす

私は声が割と低い方で、かつ、性格もネアカなタイプではないので、意識しないとついローテンションで会話をしてしまいます。そうすると相手に「何か気になることがあったかな」「体調悪いのかな」など余計な不安を与えてしまうので、声のトーンやテンポを意識的に使いわけることで、相手に伝わる内容をコントロールしています。

その②マクロとミクロの計画を共有する

プロジェクトマネジメントに置いて、スケジュール管理はとても重要です。

これまでは、定点で計画通りに進捗しているか確認しつつも、リアルな状況はメンバーの雰囲気で察していましたが、テレワークだとそれができません。

そこで私が大切にしているのが、マクロとミクロの両方の目線でマイルストーンを確認・意識合わせすることです。

マクロ・・プロジェクトにおける工程完了のタイミングなど、それが守れないと次工程に影響がある、厳守必須の大事なポイント
ミクロ・・日々計画されているタスク（資料作成期限や、お客様との資料レビュー日など）

これはテレワークでなくても大事なマネジメントのポイントなのですが、テレワークだと人との会話が減ったり、目に入る情報が減るため、より全体が見えなくなりがちです。（プロジェクトによってはマイルストーンを可視化するために壁に貼り付けたりするところもありますよね）

そして対面コミュニケーションが取れない中、なんとなく不安になって、ついついミクロに細かい確認をしたくなりますが、マクロな目線で物事をみるようにすると、「今日時点では遅れが発生しているかもしれないけど、あの日付に間に合えばなんとかなる」と少し余裕が出て、不安も緩和されます。

その③コミュニケーション手段を明確にする

デジタル化が進み、会社でもいろんなツールが導入されました。電話やメールだけでなく、webexでもコミュニケーションが取れます。その中でいつどのツールを使って連絡をするのか。色々あって便利なようにも見えますが、整理しておかないとうっかり大事な連絡を見落としてしまうかもしれません。

緊急時とそうでない時にどのツールを使ってどうコミュニケーションを取るか整理し、メンバーと共有しておくことが大事です。私は以下のようにルールを整理して、メンバーに伝えています。

超緊急　電話 
まぁまぁ緊急　チャット（必ずメンションを入れてもらう）
普通　メール

終わりに

整理してみると、これらって夫婦間コミュニケーションでも大事ですね。ということで我が家の改善ポイントとしては・・

①声のトーン・テンポ　
→朝一など少し下がってる時があるな、意識してあげてみよう
②マクロとミクロで予定を共有
→プロジェクトのリリース予定日付近になると土日出勤が出てくるかも、事前に共有しておこう
③コミュニケーション手段
→基本LINEでやりとりしているがLINEでは気づかないこともあるため、超緊急時は電話してもらうように伝えよう

声のトーンに関しては、体調不良時などなかなかできない時もあるかもしれませんが、そうでない時は意識することで家庭内が円滑になればなぁと思います。相手にも気をつけて欲しいことですね。

それではまた明日。