2024-03-04

弊社は3月が期末で、4月から #新年度 です。毎年、大小様々な #組織変更 や #人事異動 があり、業務の #引き継ぎ が発生します。 #kintone や #RPA などの #引き継ぎ も大事です。 #引き継ぎ で大事にしているのが「なぜこの仕組みを入れたのか」「アプリを開発にしたのか」という経緯です。

▼「なぜこうなっているのか？」

自分自身が管理職として、組織や業務、システムを引き継いだ時に困ったのが、「過去の経緯がわからないこと」でした。「この #ルール でやっています」「 #システム は◎◎を使っています」という現状は、メンバーから教わることができます。一方で、この #ルール や #システム が「いつ」「なぜ」導入されたのか？ここの記録が残っていないことが多いです。背景や狙いなどがわからないと、「変えていいのか」が判断できない。

▼そもそも当時、誰が決めたのか？

後任として引き継いだ業務や #システム について、現状にあわなければ、スピーディーに変えていきたいです。「変えていいのか？」「変える時は誰に承認を得るのか？」が不透明なこともあります。組織論的にいえば、上司を辿って承認を得ればいい。一方、業務や #システム によっては、管理部門と調整して進めた #業務フロー や、情シスに特別に承認を得ている #システム もあります。関係者が見えないと身動きがとれない。

▼歴史を記し、語り継ぐことも大切。

#引き継ぎ では、業務の細かい作業手順や、 #システム の詳細な仕様はあったほうがよいです。それ以上に大切なのが「『いつ』『誰が』『なぜ』その #業務フロー を決定し、 #システム 導入したのか？」という #歴史 だと思います。この #歴史 を後任に引き継ぐ必要がある。当時の関係者や決定までの流れ、論点になったこと。カンタンにでも「 #歴史 」を記しておくと、後任は判断しやすくなる。業務や #システム が決まった当時の状況と今の状況が変わっているなら、「継続しない」という判断もスピーディーに下すことができます。

過去をふり返ると、成功した施策も、上手くいかなかった仕掛けもたくさんあります。それらすべてを「 #歴史 」として伝えることで、後任が一歩先に歩めるように支援したいです。

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