異動先の部署のマネジメントを任され、
数か月経過した後の
月次打合せで変えたこと。

営業部門の中で、
毎月毎月、部署単位で
月初に打合せをしていた。

以前所属していた部署では、
基本的に、月初めの営業日の
午前中に行われていた。

概ね、1時間か1時間半。
ほぼ、マネージャーが発言し、
先月の営業成績の資料が配布され
当り障りのない、ぼやっとした
コメントをし、

あとは毎月のルーティンの
締日などの日程確認をして
終わっていた。

ダラダラした感じで、
有益な情報が共有されないから
本当に参加したくなかった。

だから、自分が
マネジメント側に立ったら
それを反面教師として
その多くを変えていった。

①日程の変更

日程は、無理に月初に行わず、
前月末の売場状況等を把握する時間を確保するため、
月が明けてから、3-5営業日の午後に
行うようにした。

②所属部門以外の状況を共有

売上実績も振り返るが、
全社として、部として、課として
起こったことも振り返った。

③自分の担当先で起こっている内容を共有

更に、直接担当している売場の状況の
要点をまとめたレポートも発表し、
課題として取り組んでいる点まで
話をした。

④仮の予定含めたスケジュールの共有

そして、月内の部署としての予定と
自分の出張等の予定の発表をし、
まだ具体的な日程が示されていない、
部署横断的な行事の仮予定なども
共有した。

つまり、上位部門や他部署からの
情報を共有し、自分の担当先で
起こっている内容も部署内で共有した。

⑤各メンバーにも状況の発表とスケジュールの共有を求める

更に、初回の打ち合わせ以降は
部署のメンバーにも、各担当先の概況や
課題の発表を求めた。

また、出張や有休含めた個人の予定も
発表してもらうようにした。

変えたことは、概ね5つ。

そして、それぞれの理由はというと、

①日程の変更
これは、営業職自身が基幹システムを使って、
商品手配を行っており、商品在庫は早い者勝ちで
手配する状況で、
かつ、月初は注文が集中するので
単純に繁忙時期を避けた。

そして、売場の状況は店舗の販売スタッフから
報告書を提出してもらっていて、
到着するのが3日目あたりだったので
それ以降の日程にした。

更に、上位部門からの行事予定や
報告書の提出日程が、なぜか当月の
3-5日目にならないと来ていなかったので
月初を避けた。

②所属部門以外の状況を共有
これは、競争意識を煽る意味もあり、
全社の流れを掴む意味もあり、
自分以外にも興味を持たせる意味もあり、
他部門との情報交換の活性化促進させる意味も含め、

情報共有を行った。

③自分の担当先で起こっている内容を共有
これは、部署全体には
「わたしもちゃんと現場の仕事をしていますよ」
というアピールの意味もある。

あとは、実績や報告書から読み取った内容と、
報告書から疑問に思ったことを売場に連絡して
掘り下げて状況を確認していること、

そしてそれに対しどのような対処をしたか、
という一連の思考と行動の連動性を
理解してほしい、という意味。

更に、若手には
ベテランや上司も率なくこなしているようで、
問題を抱えていることと、

問題に対してどのように向き合っているのか、
ということ、
またどのタイミングで相談すべきか、
というのを掴んでほしい、という意味で
行った。

④仮の予定含めたスケジュールの共有
スケジュールは、下から上への報告はされるが、
上から下や、横への共有をされることが少ない。

共有されないと、なぜか皆、無関心になっていく。
そして、チームのメンバーに不在者がいても、
不在の理由も知らなければ、存在すら興味がなくなっていく。

それを避けるべく、
不在の理由を周知した。

また出張などの予定を示すことで
いつが忙しいか、を察してくれ！
という意味もある。

あとは仮の予定も共有することで、
その時期には「時間を空けなければいけない用件が入る」、
という心の準備をしてもらう意味で、伝えた。

⑤各メンバーにも状況の発表とスケジュールの共有を求める
これは、多くの意味を含む。
一番は、同じチームのメンバーに興味を持つこと。
そして、そのメンバーの思考や行動にも興味を持つことが
大きな目的だった。

そして、興味を持つことで
周囲がサポートしたり、気遣いができるようになる
方向に持って行きたかった。

あとは、メンバー皆に発言機会を設けることで
普段、打合せや会議で発言しないひとにも
発言機会を確保したかったこと。

かつ、限られた時間の中で
複数ある担当先の中から、焦点を当てるべき
トピックを選び、効果的に第三者へ発表するという
練習の機会をつくりたかった。

更に、自分以外の担当先の情報から
自分との違いを考察したり、他者情報を呼び水として
自分の担当先から深い情報を引出したり、

そういった、情報の活用の仕方をしてほしい、
という意味もあった。

とにかく、それまでは
他部署はもちろん、隣の部署であっても
「何をしているかわからない」、

更に同じ部署であっても
「隣の人が何をしていて、
何を考えているかわからない」、
という状態で、

チームがチームになっておらず、
機能もしていなかった。

だから、よく
「大会社なのに、個人事業主の集まりだ」と
揶揄していた。

だからこそ、まずはそこから変えていきたかった。


チームは連携することで、
個人よりも何倍も成果を出せるようになる。

そのために、過去の体制と
隣近所の部署を反面教師として

「オレの色！」を出していった。

最後までお読み頂き、ありがとうございます。

マネジメントでお悩みの方、
管理職になって日が浅い方、
上司の考えに「？」と思っている方、
カッチカチに古い体制の会社に疑問を持たれている方、
などなど。

お仕事でそんなお悩みを持たれている方に向けて
発信していきたいと思います。

　きのした