はじめに

働いていると、言葉で直接伝えることが難しい状況に出くわすことはありませんか？そんなとき、手紙を書くことで、相手への思いやりや感謝、謝罪の気持ちを表現してみてはいかがでしょうか。
手紙なら、言葉を選びながらゆっくりと気持ちを綴ることができます。

1.手紙の目的を決める

まず大切なのは、手紙の目的を明確にすることです。
相手に何を伝えたいのか、自分の中で整理しましょう。感謝の気持ちを伝えたいのか、お詫びの気持ちを表したいのか、はたまた応援のメッセージを送りたいのか。目的を明確にすることで、手紙の内容や言葉選びがしやすくなります。
難しく考えなくて大丈夫です。1番伝えたいことを考えてくださいね。
思いつくことを箇条書きにして、いくつも出すと自分の考えもまとまりやすいと思います。
例えば、
・感謝を伝えたい　1
・昨日の○○の件について書きたい　2
・焦っていた私は何もできなかった　5
・電話応対をしてくれてとても助かった　4
・書類の準備をしてくれて助かった　3

このように、書き出したものに伝えたい順番を付けていくと、本文がさらに作りやすくなると思います。

2．書き出しを考える

次に、手紙の書き出しを考えましょう。
「拝啓」などの定番の書き出しも良いのですが固すぎるので、少し工夫を加えてみるのも一つの方法です。
例えば、「〇〇様、いつもお世話になっております。」や「〇〇さん、突然の手紙で失礼いたします。驚きましたか？」など、相手との関係性や手紙の目的に合わせた書き出しを選ぶと良いでしょう。

3．本文

本文では、最初に書き出した『伝えたいこと』を書いていきましょう。
具体的なエピソードを交えながら、相手への思いを丁寧に綴っていきます。例えば、感謝の手紙であれば、

昨日は、突然来客されたお客さまの対応で焦っている私の代わりに、電話応対や、今月末の会議で必要な資料を代わりに準備してくれて、本当にありがとう。にこやかに『大丈夫だよ』と言ってくれた一言に救われました。

という感じです。『相手のどんな言動に感謝しているのか』、『それによってどのような影響があったのか』を具体的に書くことで、気持ちがより伝わりやすくなります。

また、相手を思いやる気持ちを表現するには、相手の立場に立って考えることが大切です。
例）
○○さんも、他の書類作成があったのに、大変でしたよね。

など、相手の努力や苦労に思いを馳せ、ねぎらいの言葉を添えたり、今後の活躍を期待する気持ちを伝えたりすることで、相手を思う気持ちが自然と伝わるはずです。

4．締めくくり

手紙の締めくくりには、もう一度相手への感謝や応援の気持ちを込めましょう。「これからもよろしくお願いいたします。」や「心から感謝しております。」など、シンプルながらも心のこもった言葉で締めくくることで、手紙全体の印象が引き締まります。

手紙を書き終えたら、もう一度読み返してみてください。
相手の気持ちに寄り添った内容になっているか、言葉は適切か、誤字脱字はないかなどをチェックします。

さいごに

言葉で直接伝えられない思いを手紙に託すことで、相手を思いやる気持ちを表現することができます。
人と人とのつながりは何より大切だと思います。手紙を通して、相手との絆をさらに深めていくことができると思うので、活用してみてください。

あなたの真心が、相手の心に届くことを願っています。