本日は4月1日という事もあって、新社会人になられた方もたくさんいらっしゃいますでしょう。事務職の観点からになりますが、フレッシャーズの皆様のお役に立ちそうな「僕が注意してきた事」を書いてみましたので、参考になれば幸いです。

【挨拶】
■　自然な挨拶、会釈をする。
■　張り切り過ぎた不自然な挨拶や、消極的すぎる挨拶をしない。

【社内への報告・連絡・相談】
■　分からない事は質問する。分からない事を溜め込まない。
■　確認・連絡しなくてはならない事柄、したほうが良さそうな事柄を放置しない。
■　質問事項・確認事項・連絡事項が発生した時に、「緊急」なのか？「少し急ぐ」のか？「後回しでも良い」のか？をその都度判断する。
■　質問・確認・連絡を、「口頭」でするのか？「メール」でするのか？「内線」でするのか？「メールした直後に内線」するのか？「メモを机に残す」のか？「書類にメモを添付」するのか？等、どの方法が一番適切なのか、その都度判断する。
■　緊急以外の質問・確認・連絡を口頭でする場合、相手がバタバタしていないタイミングを見計らって、タイミングの良い時に話しかける。

【電話（基本）】
■　入社後早い段階で、電話（ビジネスフォン）の使い方を教えてもらう。
■　座席表・内線表をもらう。無ければメモする。
■　先輩の電話応対にこっそり耳を傾け、使えそうなフレーズがあれば真似する。
■　「いつ」「誰から」「誰に」「どのような用件」で電話があったかをメモする「電話受付メモ」が、すでに社内に有るのであればそれを活用し、無いようであればExcelで書式を作り、プリントアウトして自作しても良い。

【電話（顧客対応）】
■　お客様や社外の人から電話が掛かってきた場合、会社名だけでなく個人名も確認する癖を付ける。会社名だけで名乗らない人多い。
例）「（電話の）最後に、ご担当者様のお名前頂いても宜しいでしょうか？」など
■　社外からの電話を社内の担当者に取り次ごうとしたけれども、不在だった場合、「会社名」と「個人名」に加え、担当者が折り返し電話出来るよう「電話番号」を聞き、さらに「用件」も簡単に聞いておくと親切。その後、メモに上記の事柄を書き担当者のデスクの上に置いておく。セロテープでデスク上に張り付けておくと風で飛んでいかないのでオススメ。
■　お客様や社外の人に電話で確認しなければならない事ができた時は、先方の会社によって就業時間が異なるが、9：00～9：15（始業直後）、11：45～13：15（昼休み直前、昼休み、昼休み直後）、17：45～18：00（終業直前）の時間帯を避ける。
■　お客様や社外の人から自社に確認の電話が掛かってきた時、待たせてしまいそうな気配を少しでも感じたらすぐに「折り返しのお電話になっても宜しいでしょうか？」とお伺いを立て、先方の「会社名」「名前」「電話番号」を確認し、改めて電話をして落ち着いて回答する。

【担当業務の管理】
■　「今、自分が抱えている仕事は何か？」を記憶だけに頼らない。
■　毎日終業時に「明日やらなくてはならない仕事」を箇条書きにし、翌日始業時にそれを「今日やらなくてはならない仕事」として確認する。