新型コロナが流行する以前から、世界中の多くの企業がリモートワークを導入していました。現在、我々はまだ病気とその結果に苦しんでいますが、在宅勤務はさらに普及し、それに追随する企業も増えています。社員はもはやオフィスのデスクに縛られることはなく、対面での交流も少なくなっています。そのため、在宅勤務で生産性を維持するためには、特別なコラボレーションソリューションが必要になります。

このような背景から、コラボレーションは新しいワークリアリティを支援するための重要な要件の1つと考えられています。この記事では、リアルタイム・ドキュメント・コラボレーションの重要性を探り、その主な利点を簡単に見て、最適なドキュメント・コラボレーション・ツールをご紹介します。

リアルタイム・ドキュメント・コラボレーションとは？

リアルタイム・ドキュメント・コラボレーションとは、テキスト・ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを、複数のユーザーが異なるコンピューター、タブレット、モバイルデバイスで編集し、それらの編集を自動的にマージするオンライン・プロセスのことを指します。

オフラインの共同編集とは対照的に、リアルタイム編集では、すべてのユーザーによる編集が瞬時に同期されることを意味します。元原稿の変更はすべて自動的に更新され、クラウド上に保存されるため、ユーザーは自分で原稿を作成する必要がありません。このため、編集の衝突を最小限に抑えることができます。

リアルタイム文書連携によるメリット

同じドキュメントで同時に作業することは、遠隔地のチームにとって多くの利点があります。最も重要なのは、以下の通りです。

• 時間の節約
  他の共同作業者と同時に文書を共同編集することで、無数の下書きバージョン、改訂版、電子メールの添付ファイルを追跡する必要がなくなります。編集はすべてオンラインで行われ、他の人が何をしているかをリアルタイムで見ることができます。他の人が作業を終えるまで待つことなく、自分の部分を編集したり、他の人にコメントを残したりできるので、最終的に時間を大幅に節約することができます。

• 生産性の向上
  リモートチームでの共同作業では、作業中に意見を交換したり、アイデアを出し合ったりすることで、パフォーマンスを向上させることができます。マーケティングプレゼンテーション、企業ブログの記事、年次財務報告書のいずれを共同執筆しているかにかかわらず、他のチームメンバーが入力した内容を確認し、そのアイデアの発展を支援することができます。また、他のメンバーは、あなたが考えていることをより構造化された方法で表現する手助けをしてくれるでしょう。

• 柔軟性
  リアルタイム共同編集では、複数のユーザーが異なるコンピューター、タブレット端末、モバイルデバイスで同じ文書に取り組みます。たとえ在宅勤務であっても、常にデスクにいる必要はありません。ノートパソコンやスマートフォンを使って、お気に入りのカフェや屋外で同僚とコラボレーションすることができます。

• 簡単にアクセス
  ドキュメントに関する共同作業はオンラインで行われます。チームメイトと連絡を取り合うために必要なのは、信頼できるインターネット接続環境だけです。パソコン、タブレット、スマートフォンなど、どのようなデバイスからでもドキュメントにアクセスし、作業を行うことができます。そう遠くない将来、スマートウォッチを使ってドキュメントの共同執筆ができるようになるかもしれませんね。

• 利便性
  リアルタイムでファイルを編集すると、すべての編集内容が自動的にクラウドまたは会社のサーバーに保存されます。したがって、誤って重要な文書を削除したり、不要な編集を保存したりする心配はありません。バージョン履歴機能を使えば、いつでも任意のバージョンのドキュメントを復元することができます。さらに、パソコンやノートパソコンが故障した場合も心配ありません。この場合、重要なものは何も失われず、新しいデバイスからファイルにアクセスすることができます。

共同文書編集のための最適なツールの選び方

ドキュメントを効果的に共同編集するためには、どのチームも効果的なツールを持つ必要があります。オンライン上でのやり取りは、安全なオフィス環境で行うよりもサイバー攻撃にさらされやすいため、使いやすく、安全であることが必要です。

リモートチームの大半は、マーケットリーダーとして知られるMicrosoft 365を選択することでしょう。しかし、このソリューションには、その豊富な編集機能にもかかわらず、いくつかの欠点があります。小規模な企業では、プライバシーやデータ管理の問題から、高価すぎるし、不適切だと感じる場合もあります。

もちろん、Google DocsやZoho Docsのような他の選択肢もある。安全な文書連携ツールをお探しなら、ONLYOFFICE Docsは試してみる価値があります。これは、テキスト文書、スプレッドシート、スライド、および記入可能なフォームのための3つのオンラインエディタを組み合わせた、セルフホスティングのオープンソースオフィススイートです。ONLYOFFICE DocsはMicrosoft Officeフォーマットと完全な互換性があるので、このソリューションが簡単に統合できるNextcloud, ownCloud, SharePoint, Seafile, Alfresco, Confluence, Plone, Nuxeoなどの文書管理システムやコラボレーションプラットフォーム内でWord, Excel, PowerPointファイルを開いて編集することが可能です。

ONLYOFFICE Docsのコラボレーション機能

このソリューションは、リアルタイムのドキュメントコラボレーションをできるだけ簡単に実現するために作られました。

• 2つの共同編集モード
  リアルタイムで編集するためにドキュメントを開くと、2つの共同編集モードを選択することができます。高速モードはより伝統的なモードで、他の共同作業者の存在と、彼らがドキュメントに対して行っているすべての変更を確認することができます。厳格モードを有効にすると、テキストの任意の部分をロックして非公開で編集することができます。この場合、すべての編集内容はリアルタイムでは表示されず、保存ボタンをクリックした後にのみ表示されます。

• 柔軟な権限管理
  ONLYOFFICE Docsでは、ドキュメントへの必要なアクセスレベルを設定することも可能です。編集、閲覧、レビュー、コメント残し、フォームへの記入などの権限を他のユーザーに付与して共有することができます。必要に応じて、コピー、ダウンロード、印刷のオプションを制限することができます。外部リンクによる一般公開も可能です。

• 変更点の追跡
  ONLYOFFICE Docsは、リアルタイムでドキュメントを共同編集する際に、他のユーザーが行った編集を追跡することが可能です。必要であれば、すべての変更を一度に承認または拒否することができます。

• バージョン履歴
  この機能により、ドキュメントの任意の以前のバージョンを復元することができます。すべてのバージョンを簡単にナビゲートし、誰がいつ編集したかを確認することができます。

• リアルタイムのコミュニケーション
  コミュニケーションは共同作業を成功させる鍵なので、コメントを残したり、他の共同執筆者をタグ付けしたり、内蔵のチャットでメッセージを交換することができます。また、Telegramのアカウントを接続し、編集者のインターフェイスを離れることなく同僚とコミュニケーションをとることができ、とても便利です。

ONLYOFFICE Docsを初めて使う方、自分で試してみたい方は、無料のコミュニティ版をお勧めします。いくつかの制限はありますが、20人までのユーザーからなるチームには良い選択だと思います。もし、プロフェッショナルなテクニカルサポート、定期的なアップデート、プロフェッショナルな機能へのアクセスがチームにとって重要であれば、拡張性のあるエンタープライズ版をぜひご検討ください。