前回のまとめ：

• 機能特化型アプリは専門店、統合グループウェアはスーパーマーケット

• 統合グループウェアの中でも、Microsoft 365とGoogle Workspaceが特にオススメなのは、Officeアプリとの連携がシームレスだから

今回は、Officeアプリとのシームレスな連携とはどういうことなのか、
（Microsoft 365を例に挙げて）解説します。

では、いってみましょう！

この記事を読んでほしい人

• 管理職・チームのリーダー

• 自組織におけるICT/DX推進の担当者

• 仕事に追われて疲れ果てている人

※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/

※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。

1. 「あのファイルどこだっけ？」問題

日々の業務の中で、こんなことありませんか？①

上司｜●●のファイルって、どこにあったっけ？
部下｜またですか～。▲▲フォルダの中の■■フォルダの中の★★ってファイル名ですよ。（いい加減、保存場所くらい覚えてくれよ…）

なんだか、ありそうですよね、こんなこと。
（ていうか、ある。何なら毎日のように起こる。）

皆さん、このエピソードを読んで、どちらに非があると思いますか？

………………
………………
………………

正解は、どちらも悪くない！…です。

単調なフォルダ構造

ファイルサーバーやOneDriveは単調なフォルダ構造です。
担当者以外は何がどこにあるのか記憶していないことが多く、
「あれどこにあったっけ？」が日常的に起こります。

ごく普通の外観で、それぞれのフォルダの下に、またフォルダがあったり、ファイルが格納されています。

フォルダ名に工夫して、何とか目立たせようと、歴代の担当者は試行錯誤してきたのではないでしょうか……（筆者含む）

※最近のMicrosoft OneDriveの機能として、「フォルダの色が変更できる」というものがあります。

さて、ここで問題です

先ほどのOneDriveのフォルダのどこかに、「アクションプラン」というファイルが格納されています。
それは、どこにあるでしょうか？

※読者の皆様、弊社の新入社員になった気持ちで、推測してみてください！

………………
………………
………………

ですよね～。

2. 悪いのは人ではなく、仕組みです。

「仕組みを憎んで、人を憎まず」

上記のエピソード、どちらも多くの人が経験されていると思います。

なぜか？

それは、私たちが
当該業務の担当者の場合は（上記の）部下に当たり、
担当者でない場合は、（上記の）上司に当たるからです。

つまり、立場が変わればお互い様。
何がお互い様なのか？

それは……

主観でフォルダ構成をするということです。

また出てきましたね。
人は主観から逃れられず、知らず知らずに業務の非効率を招いてしまうという、アレです。

そこで検討すべきなのは、仕組みです。
仕組みを工夫することで、何とかならないのか？

これを叶えるのが、そう…ポータルサイトなのです。

少し長くなりそうなので、続きは次回。
お楽しみに！

※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！