このご時世、テレワークも一般化し、ハンコ文化が、電子印鑑に変更になったり、業務の取り組み方が大幅に変化し、DXを推進するいい機会になってきました。

ところで、「DXで、現状の業務を可視化し、分析して…」と耳にタコができるほど聞きはするものの、具体的にどういった方法があるのか、いまいち分からないことも多いですよね。

そこで、現状業務の可視化と分析の方法について説明していきます。

従来行われていた業務の可視化作業と分析方法について

従来の可視化と分析作業は、現場の業務担当者にヒアリングを行っていました。そのため、担当者の主観が混じり、正確性や客観性、網羅性を欠いたものとなっていました。

 また、業務マニュアルなどを参考に、業務フローに書き起こし、業務関係者に業務フローの内容を確認し修正を繰り返します。そのため、膨大なコストや労力、時間が必要でした。さらに、それだけのコストや手間をかけたにもかかわらず、頻度の低い業務や、属人性の高い業務は見落とされていたりしました。

 ヒアリングや確認作業で現場の業務担当者にも少なからず負担がかかる作業でした。

プロセスマイニングによる業務の可視化作業と分析方法について

 プロセスマイニングでは、業務で使用しているSalesforceやWindowsなどが吐き出す、キータイピングのログや、表示画面、使用しているアプリ、閲覧中のURLなどの、イベントログを自動で収集します。このように、現場でのファクトベースのデータを元に、分析を行います。

 それにより、実際に現場の従業員が行った作業が漏れなく、すべて集められます。そのため、正確性、客観性や網羅性にすぐれたデータに基づいた、分析が可能になります。

 もちろん、頻度の低い業務や、属人的な業務をも可視化できるとともに、ベテランのノウハウなど、言語化しにくい暗黙知を形式知としてビジュアル化し、共有できるメリットなどもあります。

 例えば、どのようなアプリでの処理が、ボトルネックになっているのかといった分析ができます。また、ハイパフォーマーのショートカットの使いこなし方のような、属人的で、マニュアル化されていないような操作についても、キータイピングのログから分析できます。

 プロセスマイニングだと、アプリをインストールするだけで、あとは、パソコンが立ち上がると、自動でイベントログのデータを収集してくれるので、現場にも負担はかかりません。

 まとめ

 プロセスマイニングという新しい技術によって、これまで、可視化が困難とされてきた、頻度の低い業務や属人性の高い業務なども漏れなく、正確に、可視化できるようになり、DXがより手軽に、精度よく、現場に負担もかけずに行えるようになりました。

 従来の手法でDXの導入を見送っていた方も、プロセスマイニングなどの新しい技術を用いたDX化を検討してみる価値はありそうですね。