こんにちは。Tarobeiです。
生成AIサービスSABOROTによる「謝罪メール作成」のデモです。

憂鬱で神経を遣う謝罪メールの作成を手早く済ませる事ができます。
無料で利用できますので、気になった方は試してみて下さい。

デモの流れ

１）要旨を入力
２）AIがメール本文を作成
３）必要に応じて書き直しを指示
４）クレームに対する返信を作成する場合

1.AIボットを選ぶ

SABOROTのトップページから「新規メールの作成」を選びます。
ビジネスメール執筆のスキルを仕込んだAIボットです。
※無料・アカウント登録なしでお試しできます
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2.メールの要件を入力

要旨欄に要件を簡潔に(２～３行程度)を入力します。
今回のケースは、商品配送ミスのお詫びとしました。

【補足】設定の保存

今回の設定内容を「My Bot」として保存しておけます。
同じような謝罪が機会が多い方はテンプレ化して再利用できて便利です。
※My Botはゲストユーザーでは利用できません

3.AIが謝罪メール本文を作成

【開始】をクリックすると、指定した要旨を元に、AIがメール全文を作成します。

AIからの出力を全文掲載します。

🖋️AI出力(サンプル)

ABC物産の高橋です。
いつもお世話になっております。

この度は、貴社へのエアフィルターのお届けに際し、
注文数の誤りが発生したことを深くお詫び申し上げます。
ご迷惑をおかけしたこと、心より反省しております。

不足分につきましては、本日、急遽発送の手配をさせて頂きました。
追加分は7月7日に到着予定でございます。

原因は、在庫管理システムの入力ミスによるものでした。
今後このようなことがないよう、入力システムの見直しと、
定期的なチェック体制を強化することで再発防止策を講じます。

改めて、この度の不手際に深くお詫び申し上げるとともに、
不足分の到着まで少々お時間を頂戴いたしますよう、
何卒、ご理解いただけますと幸いです。

今後とも変わらぬご支援とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

ABC物産　高橋

要旨からメール全文を展開・構成している事が分かります。
今回、遅延の原因と再発防止策はAIに適当に創作してもらいましたが、もちろん、具体的に指示しておくことも可能です。

4.必要に応じて書き直し

内容の修正や書き直しが必要な場合は、下記のボタンクリックで修正できます。英語に翻訳も可能です。
チャット欄に具体的な指示を入れる事もできます。

下記は【もっとフォーマルに】で書き直した結果です。

🖋️AI出力(サンプル)

ABC物産の高橋でございます。
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

この度は、貴社にお届け致しましたエアフィルターにつきまして、
注文頂いた数量と相違がございましたことを、心からお詫び申し上げます。
貴社の業務に支障をきたし、大変申し訳ございませんでした。

誤った数量でのお届けとなった原因につきましては、
弊社の在庫管理システムにおける入力誤りであったことが判明いたしました。
再発防止のため、システムの見直し及び定期的な監査を実施することとし、
これにより貴社をはじめ、全ての取引先様に安心して弊社製品をご利用いただけるよう努めてまいります。

不足しております分に関しましては、本日中に発送の手配をさせて頂いております。
お届けは7月7日を予定しております。もうしばらくお待ちいただきますよう、お願い申し上げます。

今後このような事態を防ぐため、全社を挙げての対策を強化して参ります。
貴社には多大なるご迷惑をおかけいたしましたことを、重ねて深くお詫び申し上げると共に、貴社との信頼関係をこれからも大切にして参る所存でございます。
引き続き、何卒宜しくお願い申し上げます。

ABC物産　高橋

文面がよりフォーマルで丁寧になった事が分かります。

「コピー」アイコンからクリップボードにコピーできます。

5.クレームに対する返信を作成する場合

ここまでは新規のメール作成の例でしたが、お客様から受けたクレームメールに対して、返信の形でお詫びをする事もあります。
例えば、お客様からこのようなクレームメールを受信し、お詫びと対応を返信するケースを想定します。

元メールを受けて返信をするケースでは【メールの返信作成】ボットを使います。

ここに受信メールをコピペした上で、さきほどと同様に要旨(２～３行)を書きます。

開始をクリックすると、返信メールが生成されます。

🖋️AI出力(サンプル)

鈴木様

お客様サポート部の高橋です。
いつもお世話になっております。

この度は、ご注文いただいた商品に関しまして、誤った商品をお届けしてしまい、深くお詫び申し上げます。
大変ご迷惑をお掛けし、申し訳ございませんでした。

ご指摘の注文番号に基づき、至急、正しい「A社製 XXスマートウォッチ」を発送準備いたします。
また、誤ってお届けした商品の返送に関しましては、同梱の着払い伝票をご利用いただき、お手数ですが、お手元の商品をご返送いただけますようお願い申し上げます。

正しい商品は、24時間以内に発送の手配をさせていただきます。
到着まで今しばらくお待ちいただけますと幸いです。
返送に際しましての配送手順等にご不明点がございましたら、お気軽に弊社までお問い合わせください。

この度はご迷惑をお掛けしましたことを、改めてお詫び申し上げます。
今後このようなことがないよう、さらにサービスの向上に努めて参ります。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
お客様サポート部　高橋

受信メールの内容を受けて、返信の謝罪メールが作成されました。
宛先の名前や商品名も受信メールから読み取っています。

まとめ

AIによる謝罪メール作成のデモでした。

謝罪メールの作成は、相手の感情的な表現を受け止めた上で、誠実で慎重な言葉遣いが必要であり、神経を使うとともに時間がかかるものです。

AIに下書きをお願いすれば、誠実かつ感情面にも配慮したメールドラフトを短時間で作成してくれます。是非ご活用下さい。
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