【教師必見】自分自身で出来る働き方改革- VBAで業務効率化
元エンジニアが独学で身につけたMicrosoft Excelでできる時短テクニック「VBA」を残業が大変な教師に向けて、よりもっとプライベートが充実できるように情報を発信します！
VBAってなに？
教師の皆さん！
日頃の仕事で、スマホ並みに使用することが多い『Microsoft Excel』ですが、Excelでの作業に地味に時間がかかったり、手間を感じたりすることないでしょうか？
放課後も子供の問題に対応したり、ちょっと面倒な親がいたりと対応に時間をとられ、事務処理が追いつかない！！
この悩みのせいで、残業して友達とのご飯の時間に間に合わないなんてこともありますよね💦
そんな悩みを解決することができるのが『VBA』なのです。
VBAってなに？！
初めて聞く人も多いと思うので、ここで簡単にVBAについて説明します。
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VBA（Visual Basic for Applications）は、Microsoft Excelの統合開発環境（IDE）で使用されるプログラミング言語です。
VBAはExcel内で動作するマクロを作成するために使用されます。マクロは、一連の手順やコードの集合であり、ユーザーが特定のタスクを自動化したり、複雑な計算やデータ処理を行ったりするのに役立ちます。データの操作、条件付き書式設定、グラフの作成、データの抽出や変換、レポートの生成など、多くのタスクを自動化することができます。
VBAは、Excelの使い勝手を向上させ、作業の効率化を図るための強力なツ
ールです。
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簡単に説明すると、こんな感じなのです。特にお伝えしたいのは赤文字の部分です。
VBAを使用することで、Excelが使いやすくなり効率化もできるので、これまで嫌々していた残業がグッと減る可能性も大きく、特に向いているのは、毎日行わないといけないルーチンワークや毎月行う定型的な業務にもってこいです。
教師は大変すぎる
昨今、取り上げられることの多い教師の働き方改革ですが、ニュースでは子供への体罰や運動会のあり方など教師目線ではなく、子供と保護者目線の取り上げ方ばかりで、それらを改善することが優先になり、益々教師の負担は増えるばかりだと思います。
私の中で、衝撃的に感じていることが、2020年頃に河野太郎氏が自らのwebサイトに立ち上げた「行政改革目安箱」（縦割り１１０番とも呼ばれる）を設置したところ、たったの数時間で３０００件以上寄せられて、一時停止したのです。これは、教師だけの数ではありませんがこれだけの無駄な作業による不満や不安があるのだと驚愕しました。
朝は、一般の人より１〜２時間早く始まり、一人で３０人〜４０人程度の子供たちを預かります。それだけでも、とてつもない忙しさを想像することは簡単です。そして、授業を行い子供同士の問題や親との問題に取り組み、放課後には、本当に必要なのか明確ではない会議や研修がある。（必要なものもあります。）ざっと思い浮かべただけでも、事務処理に充てる時間が定時内にないことは明白に感じます。
さらに、最近では小学校と中学校が併設された義務教育学校が新設されるなどして、そこに赴任した先生は、小学校の先生であるにもかかわらず部活動の顧問を担当することになり土日の休みもまともに確保することができない状況も耳にします。
こんな教員生活の中で、プライベートを充実させることはなかなか難しく、どこかで変えなければいけません。ただ、学校の在り方や仕組みを変えることは簡単ではありません。
そこで、個人で取り組める働き方の改善、プライベートを充実させる方法が「VBA」なのです。詳しいVBAのメリットとデメリットは次の章で説明します。
VBAを使用するメリットとデメリット
VBAのメリットとデメリット
＊メリット
面倒な作業の効率化ができる
残業時間が減る。家に仕事を持ち帰らないで済む
プライベートを充実させることができる
周りの人に尊敬される！
＊デメリット
VBAに関する勉強が必要
自動化ツールを作成する時間が最初だけかかる
周りから頼りにされ過ぎてしまう可能性
このようなメリットとデメリットが私自身の感想です。
ぜひ、メリットとデメリットを理解してVBAに取り組んで頂きたいと考えています。
そして、VBAを身につけて得られる具体的な効果についてお話しします。
Excelに関する知識が深まる
VBAを使用してツールを作成していく中で、Excelの特性や特徴を感じる場面があります。例えばですが、セルの書式がある書式でないと正しくプログラムが動かない。などなど作成するツールにもよりますが、新たな発見と知識を自然と身につけていくことができます。そして、その知識は普段のExcel作業でうまくいかない時に発揮されるのです。論理的思考力が上がる
論理的思考力とは、「筋道を立てて考えること」です。
機械は、正確な指示をしないと言う事を聞いてくれません。曖昧な指示でも、その意図を汲み取って自分で考えて動いてくれる人間とは違います。
プログラミングで機械を正しく動かすには、「ゴールまでの筋道を整理して、相手に誤解なく伝える」ことがとても重要になり、論理的思考力が自然と身につきます。スキルアップする
VBAはプログラミングなので、プログラミング技術が身につきます。
そして、Excelで効率化したいという悩みを持つ方に向けて、自分のスキルを活かして助けてあげることが出来ます。これをきっかけに副業として稼ぐことも出来ます。
自分のプライベートを充実させるために始めたことが、世の中の困っている人の解決へと結びつく可能性を秘めています。
具体例
これまで、VBAで作成したツールを紹介します。こんなこと出来ます！
こちらのツールはこちらで販売しています！！
今提示したツールは、実際に私が作成して使用していたツールです。
席替えにしても、生徒の書類作成に関しても、一度自動化すればずっと使えます。このように限られた事務処理の時間で仕事をスムーズに進めることができることがイメージ付きましたでしょうか？
この他にも、エンジニア時代には業務上有効なツールを作成して仕事で使用し、他の同僚たちも使用して会社の効率化に貢献していました。
VBAの学習方法
Excelが使用できるPCがあれば、すぐにできるVBAの学習法は、実際に手を動かして大したことのないプログラムでも良いので実践することが近道です。
とはいえ、最低限必要な知識もあるのでここで紹介します！
＊VBAの最低限必要な知識
変数
変数とは、変数とは、プログラム中で値を格納するために使用される仮想的な入れ物のことです。
変数を宣言すると言います！
変数の宣言
Dim 変数名 As データ型
For文
同じ事を何度も繰り返す際に使用するのが「For 文」による繰り返しです。
For 文では「ある命令を複数回繰り返す」などの処理が出来るようになります。
For分の使い方
For カウンタ変数 = 初期値 To 終了値
繰り返し処理
Next
If文
If文は条件にあわせて処理を分けるときに使います。条件には、値の大小や同じ値かの比較が挙げられます。
If文の使い方
If 条件 Then
実行したい処理
End If
いま紹介した３つはVBAを使っていく上で、必ずと言っていいほど使うので頭の片隅にでも入れておいてください！
私は、とにかくこちらのサイトの練習問題を繰り返しやっていました。初めは分からないと思うので、答えも載っているのでそれをコピぺして動かしてみてください。とにかくわからなくて手が止まるということはやめてください。これが秘訣です！答えを見てプログラムの内容を見てみるのだけでも良い勉強になります。
そのなかで実際に仕事でこんなツール必要なだと感じたら、すぐに手を動かしながら作ることで、練習問題でやっていることが生かされます。分からない点は、都度ググりながら進めていくことでいつ間にか身についていきます。なにより実践が大事で、練習問題を解くことを意識しましょう！
最初に知識だけを全部学ぶのは辞めましょう！
イメージがつかず長続きしません！！
一人では不安があったり、学びたいけど腰が上がらない方は、一緒にやりましょう！
サポートします。
VBAの使い方
これまで、VBAの必要性と最低限必要な知識をお伝えしまたが、実際にVBAはどこにどのように書くのかを説明します。始めるイメージをつけましょう！
VBAのはじめ方
ここまで開いたあなたは素晴らしいですよ！常に自分を褒めてあげながら楽しく進めましょう！
ChatGPTを活用しよう！
毎日朝が早く、帰りが遅い教師の皆さんがVBAに充てられる時間は少ないでしょう。そこで、ぜひ活用してもらいたいのが話題の「ChatGPT」です！ChatGPTに、「VBAで、〇〇〇〇なプログラムを作成して」などと伝えると、あっという間にプログラムを書いてくれます。そのままコピペして使える場合と使えない場合がありますが、その場合は調べながら数箇所を直すだけで、普通に作成する場合と比べて大幅に時短できます。このような文明の力を賢く使うことで、教師のみなさんの限られた時間でもVBAを身につけて活用していくことは可能なのです。
ChatGPTも無料で使えるので、オススメしています。
まとめと今後の展望
VBAが自分ですぐに取り組める、働き方改革の第一歩であることを皆さんに理解していただけたと思います。まずは、自分自身の残業を減らすことにつながり、その次に周りの同僚の助けにもなり尊敬をされる、そして、自分自身の悩みの解決に向けてしていたことがある日から副業になったりする。こんな様々な恩恵をVBAは生み出してくれます。
そして、プログラミングスキルが向上することで論理的思考力が身につき、相手に道筋を立てて説明をする能力が高まります。相手の気持ちを理解することにも役立つでしょう。
最近は、AIの開発が活発ですが、それらをうまく使いこなすことでプログラミングを学ぶハードルが下がっていると思っています。そうなると、早く始めた方が有利であり今後VBAを学ぶ人に教えるという副業や人の役に立つということにつながります。ぜひ、この機会に始めてみましょう！
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