皆さんこんにちは。新倉(シンクラ)です。

いつもNOTEを読んで下さる皆さんありがとうございます。
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私は最近会話であったり文章であったりで、相手に言いたい事が伝わっているかを
以前より意識しているのですが、そこでタイトルにある「PREP法」を意識しています。

まだまだ実践が不完全ですが、勉強していきたいと思って書かせて頂きます。お付き合い頂ければ嬉しいです。

「ブログを書き始めたけど、思うように伝えたいことが伝わらない」
「よく”何が言いたいの？”とか”話がわかりにくい”と言われる！」

このように、人にわかりやすく伝えることが苦手と感じていませんか？

話す・書くどちらの場面でも、情報をわかりやすく伝えるためには「文章を順序よく組み立てること（構成）」が大切です。

PREP法とは

「Point（結論）」、「Reason（理由）」、「Example（実例・具体例）」、「Point（結論）」の順で書く文章作成術のことです。

PREP法では最初に結論を述べ、最後にまとめとしてもう一度結論を述べる構成となっているため、話をすっと理解しやすいのが特徴です。

聞き手は話の要点がなかなか見えないとストレスを感じやすいものです。何の話かわからなければ、どのような心構えで聞いたらいいのか、どんな対応をしたらいいのかもわかりません。

最初に要点を伝えれば聞き手にムダなストレスを与えず、関心の強い状態で聞いてもらえます。

すると聞き手の集中力が高まっている状態で要点を伝えるので、記憶に残りやすくなるのです。

PREP法はプレゼンや営業以外にも、就活や上司への報告などのシーンで便利です。

PREP法のメリット・デメリット

ここPREP法を使って文章を作成するメリット・デメリットを考えてみましょう。

【メリット】

１：聞き手にストレスがかからない

PREP法が聞き手にストレスをかけない理由は、PREP法が先に要点（結論・主張）を伝える構成だからです。

先に要点や結論を伝えると、聞き手は「これは何についての話なのか」を理解した上で話を聞けるため、「一体なんの話をしてるんだ？」というストレスが発生しません。

反対に、結論や主張が見えない話は、聞き手にストレスを与えます。たとえば、PREP法を用いない以下のような報告を受けたら、あなたもストレスを感じるはずです。

部下：すみません、少々お時間よろしいでしょうか。

あなた：どうしたの？

部下：キャッチコピーのA案とB案なのですが…。A案は共感をコンセプトとして作成し、B案はサービスの強みを表現したコピーです。ちょっと見ていただけますか？

あなた：う、うん（なんの話だ？）

部下：従来のキャッチコピーは、B案同様にサービスの魅力を表現したコピーだったのですが、別角度からの切り口も必要との意見がありましたので、今回はA案も作成しまして…

あなた：ごめん、そもそもなんの話？

結論から述べると、聞き手にストレスが発生しません。

部下にもっとうまく報連相をしてほしい

２：不要なやりとりが減る

一度の説明で相手に内容を理解していただけるため、不要なやりとりが減ります。

PREP法を意識せずに説明すると、「ごめん、もう一回説明して？」「つまりどういうこと？」「ちゃんとまとめてからもう一度説明してもらえる？」というやりとりが頻繁に発生します。

このようなやりとりは小さい時間のロスですが、積み重なると大きな時間のロスになります。

しかもこの時間の損失は、話し手だけでなく、聞き手にとっても損失です。

ビジネスは、限られた時間の中で成果を出す営みです。PREP法は、話し手にとっても聞き手にとっても、不要なやりとりが生まれない説明の構成です。

３：考えを整理する習慣がつく

PREP法を心がけて説明するということは、自分の中で「要点はこうで、理由はこう、理由に説得力を持たせるための根拠は…」と整理してから説明することに他なりません。

PREP法が身につくと、報告や説明というアウトプットの機会を通じて、自分の考えを論理的に整理する習慣がつきます。

ビジネスの場では、相手を説得するために、自分の考えを論理的に整理してから説明することが求められます。

考えを整理する習慣が身につくと、いっそうコミュニケーション能力に磨きがかかります。

【デメリット】

PREP法はスピーチや物語には向かない
PREP法は使いどころによって押しが強過ぎる印象を与えてしまう
PREP法はビジネスシーン向きです。

ビジネスではシンプルな表現が求められるため非常に相性がよい反面、日常での雑談や親しい人との会話で使うと、素っ気ない、よそよそしい印象を与えてしまうこともあります。

そのため、使いどころを間違えずに使うようにしましょう。

PREP法とは、わかりやすい説明の構成を作るためのモデルです。

もしもあなたが上司から、

「つまり何が言いたいの？」
「結論から言って」
「その根拠はなに？」
「ちゃんと整理してから話して」

なんて言われた経験があれば、ぜひPREP法を身につけましょう。

PREP法は汎用的なスキルです。PREP法が身に付くと、上司への報告・部下への指導・プレゼンテーション・商談・インサイドセールスのお電話・ビジネス文書の作成など、「わかりやすい説明」が求められる、あらゆる場面でのコミュニケーションが円滑になります。

PREP法を一言で説明すると、

「はじめに要点（結論・主張）を伝えてから、結論にいたった理由を説明し、理由に説得力を持たせる事例やデータを提示した上で、最後にもう一度要点を述べる構成」

と言えます。

言いたいことが相手にうまく伝わらないという方は是非試してみて下さい。

私自身職場や周りに意図を伝えるのがうまくないので、生きやすい世の中にしていく為のライフハックの一つとして共感して頂けると嬉しいです。