今日はIT化のススメということを書かせていただきます。
私はITの専門家ではないですが、それでも少し工夫するだけで作業効率がUPしたり、会社に出社しなくてもよくなりますので記事にしていこうと思いました。
それでは今日も最後までよろしくお願いいたします。

勤めている会社をIT化

現在、私が勤めている会社は車屋さんで元はアメ車のカスタムからスタートした会社でした。
代表はとても優秀な人です。
仕事内容的には、私が入社したときにはアメ車の仕事は殆どしておらず、事故受け付け（事故が起きると保険屋さんから連絡が入り、引き取り・レッカー・レンタカーなどの業務をする）という一般の方にはなじみのない業務をしていました。

私が入社したのが約3年前ですが、ほとんど紙で管理していてエクセルも使っていたのですが関数はSUMくらいしか使っておらず、最初にIF関数を説明したときには、本当にビックリしていました(笑)
私が思ったことは「チャンス！」ということでした。
アフリカで家電が普及する前にスマホが普及したのと同じで、ほとんどITインフラが出来ていない会社でしたので、おそらく要求は何でも通るなと感じました。代表は良いものはすぐ採用してくれる人だったので。

それでは一つずつ進めていった作業を書いていきます

ペーパーレス化

まず、私は紙が嫌いです。なぜなら……
無くすから(笑)
本当に忘れ物癖がある私なので、紙を保管して適宜出すという行為が心底苦手です。20年前に生まれなくて本当に良かったと思っています(笑)

ということで、まずは紙で保管していたものを全てスキャンしてパソコンの中に落とし込みました。←クラウドに入れたらいいじゃんと思った人。正解です(笑)冒頭で専門家ではないと言いましたが、それどころかクラウドもまともに使ったことのないIT初心者でした(笑)
ただ、できますよ～とみんなを半ば騙しながら自分で調べながら進めていくというスタンスだったので遠回りをしながら進んでます(笑)

とにもかくにもこれでペーパーレス化には成功しました。
スキャンするプリンターはなんと最初から会社にありました(笑)そういう機能が付いているというのに気づいていなかったのですね。

リモートデスク化

スキャンをして会社から重要な書類以外の紙は一掃できました。
公的で重要な書類は新入社員が持つことは無いので私の周りだけで言うと完全にペーパーレスに成功しています。
次に行ったのが、リモートデスク化です。

私の業務的に外にいることが多かったのですが、まとめるのにいちいち会社に帰ったり、お客さんに説明するのにデータをすぐに出したいということが良くありました。←それこそクラウドじゃんと思ったかた。またもや正解です(笑)次で出てくるので少しお待ちください<m(__)m>

当時の私は遠隔でパソコンを動かせたら全てが解決すると考えて、グーグルのリモートデスクトップアプリで、この問題を解決しました。
これで外にいながら、その場で会社のパソコンにアクセスできるので飛躍的に作業効率が上がりました。
ただ、エクセルなどの表は自分のパソコンをリモートで動かせればいいのですが、他の社員の人は私のパソコンにアクセスできないのでメールやラインでエクセルのデータを送信していました。

経験がある人はわかると思いますが、コピーして渡すのでどれが最新のものか分からなくなることがあります。
ここでお待ちかねのクラウドの登場です。

エクセル→グーグルスプレットシート化

前項の問題を解決するのに使ったのがスプレットシートシートでした。
これはエクセルのクラウド版で、無料で使用することが出来る超優良ツールです。エクセルとも互換性があり、エクセルのブックをインポートするとすぐにスプレットシートに変換してくれます。

使用できない関数などもあるため完璧ではないですが、ほぼほぼ問題を解決できます。

そして、クラウド上にあるのでみんなで共有して、常に最新の情報を共有できるようになりました。
このスプレットシート(クラウド)の導入が会社の一番のターニングポイントになると今では思います。
ここからクラウドを使ったIT化が加速度的に進んでいきます。

全てをクラウドへ・メールファックス化

この便利なクラウドというサービスに代表が驚き、そして心酔していきます(笑)
いままで協力的ではあったものの、最終的には紙に頼っていた代表がついにIT化に全面協力してくれるようになりました。
そして、会社のデータのほぼ９９％をクラウドへ移行します。
クラウドサービスは数多ありますが、会社で使っているのはグーグルドライブです。

お気づきの方もいるかもしれませんが、私はグーグル大好きです(笑)いままで紹介したアプリ全てグーグルです(笑)
そして恐ろしいのが、ドライブの容量UP以外無料ということです。
ITを使い始めて分かりましたが、この業界の人は本当に大変だなと。
だってこんな無料のソフトたちと戦っていかなければいけないと思っただけで気が遠くなります(笑)

そして、もう一つがFAXのメール化です。これは名称があってるか分からないですが、ファックスが届いたら、紙で印刷するのではなく、クラウドに保存されてメールが届くというサービスです。
これはグーグルのサービスではないですが本当に便利ですよね。

現状がここです。
3年前には想像もできなかった変化が会社には起きています。
そして、一度IT化が進むとどんどん進んでいくので加速度的に業務効率が上がります。

このノートを読んでいる人はあまりいないかもしれませんが、仕事のIT化が進んでいない人はすぐにやり始めたほうがいいと思います。
上で言った通り、IT化が進むと加速度的に業務効率が上がるので、ぼやぼやしていると追いつけないところまで置いていかれてしまうかもしれません。

それではまた明日！！