フォーマットや様式は、文書やデザイン、プロジェクトなどさまざまな領域で我々の作業を効率化し、一貫性を確保する役割を果たしています。しかしこれらの形式が単なる外形だけでなく、中身を徹底的に理解することは、より深いレベルでの理解と効果的な活用を可能にします。

このnoteでは、フォーマットや様式の中身を徹底的に理解する重要性について考察してみます。

まず、フォーマットの中身を理解することは、効果的なコミュニケーションの鍵です。例えば、ビジネス文書や報告書のフォーマットには、特定の情報が特定の場所に配置され、標準的な表現が使用される傾向があります。これを理解することで、受け手は迅速かつ的確に情報を取り入れることができ、相互理解が促進されます。フォーマットの中身を理解することで、情報の整理と伝達が円滑になり、業務プロセスが効率的に進行します。

「コミュニケーション」と書くと違和感があるかもしれませんが、自由度が高すぎるコミュニケーション、組織で言えば「報連相」が個性に委ねていると内容が正確に伝わらなかったり、共有するのが難しくなります。

また、いちいちコミュニケーションの度に形式を考えたり、方法を考えているとロスが大きく、仕様やフォーマットが定まっている方がスムーズに行きます。

また、フォーマットの中身を理解することは、一貫性の維持につながります。文書やデザインにおいて同じフォーマットを維持することは、組織内外での統一感を生み出し、プロフェッショナリズムを醸成します。しかし、これは外見だけでなく、中身も含まれます。

例えば、プロジェクトマネジメントの手順書において、各ステップの説明や実施すべきタスクがどのように記述されるかを理解することで、プロジェクトの進行が滞りなく行われます。

さらに、フォーマットや様式の中身を理解することは、柔軟性と創造性を促進します。フォーマットがどのように機能しているかを理解することで、それを基にして新しいアイディアやアプローチを考え出すことができます。例えば、文学作品の構造や詩のリズムのフォーマットを理解することで、作家は新しい表現方法を見つけ出すことができます。フォーマットの中身を徹底的に理解することで、伝統的なルールを挑戦することも可能になり、革新的な成果が生まれるかもしれません。

上述した「報連相」でもそうですし、会社の定款や事業計画書、財務諸表などが自由気ままに書かれていると、それぞれ読み取ろうとする度に労力がかかります。ある程度のルール、仕様が統一されているからこそ、読み込み、比較することもしやすくなります。

複雑で抽象的なフォーマットの場合、理解が難しくなることがあります。そのため、中身を理解する際には十分な学習や実践が必要です。また、あまりにも厳格に中身を把握することが、創造性を抑制してしまうリスクも考慮しなければなりません。

総じて、「フォーマット、様式の中身を徹底して理解すること」は、コミュニケーションの向上、一貫性の確保、柔軟性と創造性の促進など、様々な利点をもたらします。中身を理解することで、フォーマットや様式を単なる形式として捉えず、深い理解を通してより効果的な活用が可能になります。

勉強やトレーニングもそうですが、なぜこうした形式なのか。似たような「当たり前」があるのか。最初から打破や革新を目指すよりはまずその本質や仕組みなどを学び、理解することが大切だと思います。

「守破離」ではないですが、学ぶ順番、行き方を違えてしまうとなかなか難しい面が膨らみ、個性や独創性というよりは「型無し」となり、戻っていくのも難しくなったりします。

このnoteが参考になれば幸いです。

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