こんにちは、ラン丸（＠sign45917948）です。

無駄な時間となる会議の原因

海外の企業に比べ日本の会議は遅れている、または無駄が多いとよく言われます。

また、無駄な時間となる会議は生産性がないだけでなく社員のモチベーション低下にも直結してしまいます。

今回は、会議が無駄な時間となる原因と効率的に進めるための方法について解説していきます。

社内会議のために見た目の素晴らしい資料を作成

無駄な時間が発生するのは会議を行っている最中だけではなく、会議が始まる前からすでに起きている場合があります。

特に会議のための資料作りはその典型とも言えます。

お客様に提出する資料ならまだしも社内会議で使用するための会議資料であれば、キレイに作成する必要はまずありません。

それにも関わらず、無駄にキレイに作られていることもしばしばあります。

また、中には3時間も4時間もかけて会議資料を作成する社員も存在していることさえあり、会議資料を作ることが目的となってしまっていることもあります。

そういった見た目にこだわった会議資料を作成することによって無駄な残業が増えてしまうといった原因にもなりかねません。

会議が始まってからはじめて議題を知る

「社内会議の予定を入れられているが、何の話をするのか知らされていない」と言った会議が定期的に行われている会社も多いと思います。

前職では、事前に議題は共有されていましたが、残念ながら会議が始まるまで確認していない場合が多くありました。

この会議が単なる連絡会や報告会などであれば会議が始まってから内容を知っても問題ないのかもしれませんが、意見を出し合うような会議にもかからず目的を知らされていなければ参加者の大半が数分、数十分と言った時間で意見やアイデアを出さなければなりません。

そうなってしまえば、本来であれば出るはずの意見や提案も出ずに終わってしまう可能性が出てきてしまいますし、事前に議題を知っていた一部の人の意見で話が進んでしまうことも考えられ無駄な会議の原因となりかねません。

連絡事項や報告事項を伝達するだけの会議

上記でも出てきた連絡事項や報告事項を伝達するだけの会議の中には「メールなどで伝えれば十分」と言ったようなわざわざ社員を集めて行うほどの内容でない会議も多数存在している場合があります。

特に社長や取締役と言った役員が社員に対して行われる場合はもちろんのこと、上司が部下へ、と言ったように上から下に対して報告や連絡を行う場合に多く見られると思います。

直接伝えることで「重要性が伝わる」や「共有されやすい」と言った意図があるのかもしれません。

しかし、参加する社員からしてみれば「本来の業務を行う時間が減るために時間の無駄」といったように会議以外の業務を含め非効率の原因となりかねませんし、モチベーションの低下へと直結する可能性も出てきます。