こんにちは、ラン丸です。

段取りよく仕事をしている人は、カッコよく見えるものですよね。

テキパキと目の前にある作業をこなしている姿は、
出来るビジネスパーソンの象徴ともいえます。

とはいえ、段取りとひとくちにいっても状況により様々。

どの場面で何をするべきか、教えてくれる人に出会うのもたやすいことではありません。

今回はビジネスの現場で役立つ“段取り力”のヒントを解説していきます。

段取りの上手い人は「ヒト」を効率よく把握している

段取りといっても、人によってさまざまな捉え方があります。

ビジネスの場面で必要な段取りとは、どういったものでしょうか。

それは、自分の中にあるゴールへ、どのようなプロセスを描くかどうかです。

例えば、旅行で目的地を決めたら、必要な持ち物をあらかじめ用意したり、移動経路を調べたりしますよね。

仕事も同じで達成すべき目標があるなら何を準備するべきなのか、
どんな計画で実行するのかを見極めることが大切で、もし障壁があれば取り除いたり、
行動を検証しながら期日までに間に合わせるのも肝心です。

段取りの上手い人は「ヒト」「カネ」「ジカン」といったリソースを把握しています。

なぜ、仕事において必要となるのでしょうか。

前提として段取りの上手い人たちは先に挙げたようなリソースを見極めて、
最短で、的確に目的地へたどり着けるかを考えています。

例でいうと、「ヒト」は、人を巻き込みながら動くことですね。

1人でこなせるのであればよいですが、仕事によってはそう上手くいかない場合もありますよね。

新しい仕事を与えられたときが一番分かりやすいですが、
ネットや書籍で調べて悶々としているなら、
経験者に聞いたほうが早いかもしれないし、専門家にアドバイスをもらえればより効率的なルートが見つかるかもしれません。

自分がやるべきかどうかをみきわめるのは、段取りを考える上で大切です。

「カネ」「ジカン」を意識

それでは、「カネ」はどうでしょうか。

例えば、社内で済ませられる作業であればまだしも、外部へ依頼するとなるとそれなりのお金もかかります。

まさに「カネ」ということなのですが、予算がなければ自分なりにアイデアを振り絞らなければならない場面もあるので、
整理していくことでまた自分にとって必要な作業も見えてくるようになります。

そして、もう一つの「ジカン」。

スマホやSNSが発達した現代では重要な要素です。

作業に没頭していたはずが、誰かからの連絡が飛び込んできて段取りが思うように進まなくなることもあるので、
いかに自分の時間をマネジメントするかが鍵を握っています。

若手は“先輩や上司に尋ねる”ことから実践

段取りがいまいち上手くできない人の特徴

それは、目の前の作業ばかりにとらわれ過ぎていて、
全体を俯瞰（ふかん）できていない人が多いです。

例えば、期日ギリギリまで“完璧な仕事”を目指してしまう人なども当てはまります。

本来、“仕事の出来”というのは相手からの評価も含まれるはずです。

会社とクライアントだけではなく、社内でも先輩や上司がいるはずで、
もしかしたら完璧よりも「期日より早く仕上げる」ことを求めているかもしれない。

余裕を持って、相手の期待を察する力は大切です。

経験が少なかったり、決済権を持てない若手のビジネスパーソンは何から始めるのがよいのか。

まずは素直に、先輩や上司へ「アドバイスを請う」ところから始めることをオススメします。

言い方やタイミングはもちろんありますが、頼られて嫌な気持ちになる人はいないはずです。

自分なりに仕上げてから「指示と違うじゃないか」と言われればモチベーションにも関わってきますし、
それを回避するためにはやはり「分からないのですが……」と打ち明けて、
アドバイスをもらったら即やってみる素直さが必要ですね。

後輩へのタスクはこまめに進捗を確認することと、
後輩に対してはどのような対応をすべきか。

年数を重ねてくると後輩も出てきますが、
自分が先輩になったらこまめに進捗を確認してあげる姿勢も大切ですね。

最近の子たちは自分を引っ張ってくれる人を求めている気がします。

だからこそ「報告してこいよ」とどっしり構えているのではなく、
様子をみながら報告してくれた時には「次はこのタイミングで言ってね」
とフォローしながら、人を動かすことも求められてきます。

お手本となる人を「マネする」

見習うべきなのは、どういった人でしょうか。

将来のキャリアを思い浮かべながら、自分の理想を叶えている人ですね。

価値観に正解はなく、例えば、年収や仕事とプライベートを上手く使い分けている人。

単純にカッコいいと思えるといった些細なキッカケでもかまいませんよ。

憧れの人に近づければ、自分が先輩になったときもまた後輩から憧れの存在になれるかもしれません。

まずは「5年後にこうなりたい」と思える人を、身近で見つけてみてください。

仕事を任されたら、まずはタスクをリストアップ

仕事といってもいくつかのフェーズがありますが、

例えば、仕事を任されてから手を付けるまでに組むべき段取りはどういったものでしょうか？

自分がこなすべきタスクを、とにかくリストアップして書き出してみましょう。

頭の中で思い描いていたものの、作業へ入ったときに“間が抜け落ちていた”というのもありがちです。

そうなってしまうと“時間どおりに進まなくなる”可能性もあります。

オススメのイメージとしては料理のレシピのように書き出してみてください。

今度は一つひとつの作業時間を見積もってみてください。

そうすることで、隙間の時間で間に合うのか、集中して作業する時間を作るべきなのかが見えてきます。

無駄な作業を振り分けることができます。

目安として1週間のうちにどう動くべきかを細かく計画して、実践するのがおすすめです。

計画を立てて、実際に作業を始めてから完了したあとには何をするべきか。

作業中はとにかく、こまめに先輩や上司へ確認を取ってみてください。

完成してからやり直すとなるとせっかくの時間も台無しになりかねないし、
途中で修正点を見つけられれば、あとあとで大きく作り変える手間も回避できます。

また、いい意味で“手を抜ける”ポイントをみきわめるのも大切です。

自分の持つ力の70～80％での完成を目指すのも肝心ですね。

そして、ひととおり作業が完了したら、資料を整理してみるのも一つの方法です。

過去のプロジェクトが将来活かされる場合もあるので、
紙ベースで持っている資料ならばPDFなどにデータ化しておくなど、
未来の段取りを効率化できるように意識しておきましょう。

資料はクラウドに保存し出先でも印刷できるようにしておくといいですね。

カバンの中身を全部出すのが効果的

段取りに悩む人たちに役立つトレーニング方法をお教えします。

私は毎日、寝る前に「カバンの中身を全部出す」を実践しています。

翌日の準備をするために実践しているのですが、

一度、全部取り出してみると、明日何が必要になるかが見えてくるようになります。

日頃から習慣づけておけば思考の整理にも役立ちます。

段取りにおいて重要な“逆算する力”を鍛えられるので、今日からでも実践していただけたらと思います。

もし、この方法が合わなければ自分なりに考えて工夫してみてくださいね。

段取り力を高めるには、まず“実践”というのも大切です。

今日からできる小さな行動からビジネスパーソンを目指してみましょう。

今回は以上です。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
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