こんにちは。ナカソネ住設株式会社編集部です。

コロナ禍よりリモートワークが広がる中、企業の課題の一つに社員の帰属意識の維持が挙げられており、最近では原則出社に戻す企業も増えてたように感じます。

しかし、意外にも、適切なツールとアプローチを活用することで、フルリモートでも高い帰属意識を維持することが可能なのです。

適切なツールの中で、弊社ではチャットコミュニケーションツールとしてSkypeを利用しています。
👇 弊社の利用ツールやDX化状況は下記記事もご参考ください。

今回は、Skypeの効果的な活用法について探求し、社員のデジタルコミュニケーションスキルを向上させる方法をご紹介します！

背景

リモート化が進むにつれて、職場における新しいハラスメントが多くなってきていますよね。例えば、最近話題となっているものでは、マルハラスメント、リモートハラスメント、そしてメンションハラスメントなどがあります。

フルリモートの環境下では、このようなハラスメントが発生しやすいだけでなく、会社への帰属意識が薄れがちになります。

実は、弊社でもTSCやCSCをはじめとしたいくつかの部署がフルリモートでの勤務を継続していますが、下記の記事を読んでいただければ分かる通り、いずれの部署もチームビルディングが整った形で業務遂行ができています。

TSCとは？

CSCとは？

このような状況で、チームメンバー同士がどのようにチャットコミュニケーションを行っているのか、実際に社内のメンバーへヒアリングをしてみました！

実際の運用方法

基本的にはSkypeのチャットで情報を共有し、必要に応じて電話やZOOMでのコミュニケーションを行っています。メッセージを送る際は、情報の優先度を考慮し、メリハリをつけた伝え方を心がけています。

例えば、重要な情報を伝える際には以下のような工夫をしています。

STEP1：重要なお知らせには「全員確認したらスタンプを押してください」の文言を最後につける

スタンプによって、確認済・未確認のメンバーを確認しています。
また、共有事項の質問については、メンバー全員見ているチャットグループで質問するのは恥ずかしいというメンバーもいるため、個人チャットで質問を受け付け、回答は質問者の名前を出さずにメンバー全員へ向けて展開するようにしています。

特に若手メンバーの本音では、「全社員グループで名前を出される＝公開処刑」と感じる人もいることを考慮し、この点については慎重にコミュニケーションを取っています。

STEP2：メンバー全員のスタンプがついたら、管理者が⭕️をつけ、完了済のサインを出す

1971年に米心理学者Albert Mehrabianによって提唱された「メラビアンの法則」によれば、人が他者に与える影響は視覚情報が55%、聴覚情報が38%、言語情報が7%とされています。この法則を踏まえて、ノンバーバルコミュニケーション、つまり「ヒトの五感」を活用した意思疎通を重視しています。

チャット上では、視覚的に分かりやすい方法でサインを出すことで、未確認の共有事項に関して社員やマネジメント担当がすぐに気付けるようにしています。

例えば、⭕️がついているものは確認済みを示し、それ以外のものは未確認を表すようにすることで、情報の共有と進捗の把握を効率化しています。

運用後の効果

普段より自チームのSkypeグループでの運用方法に慣れているため、ノンバーバルコミュニケーションを活かしたチャットコミュニケーション力が自然と身についています。

そのため、社内の他グループや社外とのやり取りでも、メンバー一人一人が自発的にスタンプを押したり、視覚的に意思疎通ができるコミュニケーション方法が取れるようになっています。

さらに、細かい運用においても、自チームのグループでは打ち合わせや休憩に入る場合等しばらく反応ができない場合、逐一グループチャットにて報告するようにしています。これにより、社会人として最も重要な「報・連・相」のスキルがより高まっています。

他にも、重要な情報の管理方法として、確認済みのスタンプを押されていない場合、管理者が個人チャットでメッセージを転送するような運用も行っています。これは、メンバーの視点で、「管理者からの個人チャット＝警告」という共通認識になっており、情報の抜け漏れもなく、効果的な運用ができています。

加えて、スタンプそれぞれに意味を持たせ、営業に関する情報だと「レ点のスタンプ」、タスク終了の場合は「星のスタンプ」等、視覚的にわかりやすい工夫も日々ブラッシュアップを行っています。

チャットコミュニケーションで心がけること

Skypeなどのチャットツールは、過去の既読メッセージを自発的に戻って確認することが少ないという特徴があります。メンバー一人一人がこの特性を理解することが重要です。

また、チャットツールだけでなく、他のオンラインコミュニケーションツールを利用して、認識を合わせることも重要だと考えています。

例えば、定例の打ち合わせはZOOMで顔を合わせるようにしています。このような全員が顔を合わせる貴重な打ち合わせの時間では、文面だけでは伝わりにくいことを画面共有しながら説明することを心掛けています。社内ツール機能の操作方法なども細かく丁寧に説明し、全員の認識を合わせるように努めています。

さらに、打ち合わせのアジェンダにおいても、Skypeでの会話のスクリーンショットを貼り付けるようにして、定例打ち合わせのタイミングでチャットを意識的に振り返るようにしつつ、視覚的にも認識を合わせた上で補足説明を行っています。

重要な情報の伝達方法も工夫が必要です。例えば、メンション付けても気がつかない場合は、個人で転送を飛ばすなどの方法を取り、確認漏れを防ぐために努めています。
尚且つ、資料の共有時には、単に資料を共有するだけでなく、重要な箇所にマーカーで色をつけてわかりやすくするなどの配慮を行い、チーム全体の帰属意識も高めています。 

明日から実践！最も大切な2つのポイント！

以上をまとめると、次の2つのポイントが最も大切となります！
必ず押さえておきましょう！

まとめ

いかがでしたか。今回は、Skypeを通じたチームコミュニケーションや情報共有の重要性・具体的な活用術をご紹介しました。

他にもSkypeの活用術がありましたら、皆さんからの新たなアイデアや意見をお待ちしていますので、ぜひコメントをお寄せくださいね！

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