業務の洗い出し・棚卸とは？

teaspooonでは

• 業務の洗い出し

• 業務棚卸

といった業務整理に関するご相談を承っています。

そもそも「業務棚卸」とは、社内や自身の業務を洗い出し整理することです。私は会社員時代、よく提出を求められていましたので、いつでも出せるようにしていました。

この「業務棚卸」は、

• 業務内容

• 作業時間

• コスト（費用対効果）

を書き出し、非効率な業務を可視化し、業務改善することを目的としています。

テレワークが導入され、働き方の１つとして確率したことで、業務改革が必要となり「棚卸」が増えていると言われています。

それ以前の場合、「働き方改革」もしくは提出を求めてくるマネジメント側が業務を理解・把握できない為、業務棚卸の資料で可視化しマネジメント環境を整えるといった側面がありました。

現在、フリーランスで働く方も増え、ますますこういった業務の可視化を求める環境は増えていることが考えられます。

業務棚卸の目的

棚卸の最大の目的は「業務改善」です。

例えば、

• 業務量が多くキャパオーバーが発生している

• 不要となった業務を継続している

• 得意・不得意に合わせた割り振りの見直し

• 把握していなかった業務の発見

• 業務のシェア・マニュアル化

といったことを行います。

とはいえ、マイナスに作用する場合もあります。例えば、

• 棚卸後に割り振った、業務の向き不向きの判断に誤りがあった

• 一度目はスムーズに進んだことで定期的に実施することとなり、本来の業務が圧迫される

• 本来必要な業務が削られてしまい、結局、こっそり作業している

などなど…。一部の視点ですが、こういったことが発生します。

業務棚卸を成功させるためのポイント！

「業務棚卸」を何度も経験してきた身として気づいた２つのポイントがあります。

❶ 棚卸をする担当者と、判断するマネジメント側の信頼関係があってこそ成立する

お互いにフラットに話し合いができ「よくしたい✨」という共通目的がないと、どちらかの思惑に引っ張られてしまうことも。
『「棚卸」の可視化された業務名だけではわからない、「事情」や「想い」が存在する場合もあるので、　そういったことを話せる関係、その上で冷静に客観的に判断でき、そこから出た結論を信頼できる』というのがベストです。

❷ 餅は餅屋に。わからない専門職の場合は同じ専門職に相談しましょう。

先ほどの❶の信頼関係に通じますが、専門職の場合、マネジメント側に自分の職への理解がないと「言っても伝わらないのでは…」という不安が常にあります。

それを上回る信頼関係が築けていればベストですが、そうでない場合は「棚卸した」という作業だけで終了し、本来の目的である「業務改善」まで辿り着けません。それを回避する為にも専門職に相談することをお勧めします。

業務棚卸に関するご相談を頂きました。

その業務棚卸に関するご依頼を承り、完了後に感想を頂きました。

今回、ご依頼頂いたのは会社員の女性の方です。
🙋‍♀️ teaspooonからの質問
👩‍💼 お客様のご回答（お客様より頂いた感想をそのまま掲載しています）

🙋‍♀️ どのようにteaspooonを知りましたか？

👩‍💼 インスタで「業務棚卸」で検索して数社出てきたが、働く女性を応援と書かれていたteaspooonに親近感を持ち、思い切ってお問合せをしました。

🙋‍♀️ 実際に依頼してみてどうでしたか？

👩‍💼 最初は、面識のない方に依頼することに不安があったが、依頼内容について何度かメールするうちに、丁寧且つこちらの要望に柔軟な対応をしていただいたので、安心してお話を進めました。とは言え、オンラインの打ち合わせ当日まで少し不安はありましたが、当日お声を聞いて信頼できる方で良かったと思いました。棚卸しへの助言や提案にも満足のいく打ち合わせでした。

🙋‍♀️ 今後も依頼、もしくは知人へ紹介したいと思いますか？

👩‍💼 是非、今後もお願いしたいですし、友達が資料作りで困っていたら紹介したいと思います。

🙋‍♀️ その他、何かございましたらお聞かせください。

👩‍💼 良いものを仕上げたいけど身近に精通してる方がいないとき、仕事のプレッシャーで息詰まることがあると思います。そんな時、1人で悩むより、teaspooonに相談すると気が楽になります。良い道筋を導いてくれて、作成した資料は今後に活かすことができるので、今回お願いして本当に良かったです。

このように嬉しいお声を頂きました。

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