私もそうですが、
「この件は、＊＊さんに聞かないとわからないな」
というように、どの組織に属する情報なのか不明確で、人に依存した状態になっている場合があります。

また、過去に所属していた人がその案件をやっていた実績があり、もうその人はいないけど、そちらの組織で対応してもらえるんですよね？みないなこともあると思います。

このように内容がよくわからず、過去にやっていた人が既にいないような場合や何で自部門でやる業務なのか不明な場合は

「この業務、依頼は本当に自部門でやるべきことなのか？」

を判断して、

やるのであれば、どのようにやるのか？
やらない場合、どの部門がやるのか？

を意思決定しておかないと、依頼主が彷徨ってしまいます。

初モノ案件で、次回、業務があるかわからない場合に起こります。

こういった状況に陥る原因は、今後のことより、今の業務を終わらせることに注力して、そのまま放置していることで

次の案件への繋がりが見えないと、「やった状態」で終わってしまって、次はどうするのか？という議論はされません。

ある意味、必然です。

属人的な対応でも、第三者がみて業務を復元できるぐらい整理しながら進めていけば、「やった状態」終わってしまっても、問題ありません。

そのためには、いつまでに、何を、どうやっていくのかを記載した計画書と実際にどうしたのか？という実績報告書が必要となります。

また、重要なのは、

「初めてのことなので自部門で実施したが、本来はどの組織で対応すべきだったのか？」

を課題としてあげておくことです。

0から1にすることをミッションとしている組織も有れば、1を10にするミッションもあるはずです。

初回対応とリピート対応は、得意不得意を考えると異なっていることが自然です。

こういった検討が「属人的な対応」から、「組織的な対応」になる第一歩となります。