このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。

非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。

前回のあらすじ：

• すべてのオンラインファイルのURL構造には規則性がある

• すべてのオンラインファイルは、固有の文字列（マイナンバー的なもの）をもっている

この記事を読んでほしい人

• 管理職・チームのリーダー

• 自組織におけるICT/DX推進の担当者

• 仕事に追われて疲れ果てている人

※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/

※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。

1. Microsoft Teamsからチームを作るときに起きる問題

”チームの目印”が人の目で判別できるか

前回の記事で、組織のMicrosoft 365にあるオンラインファイルのURLには、以下の規則性があると解説しました。

ここで重要なのは、
SharePointのパス＝チームの目印
ということです。

つまり、「あのファイルどこだっけ」問題が発生し、誰かが
「これじゃないですか？」って送ってくれたファイルのリンクを見て、
「ああ、このチームのどこかのチャネルにあるのね！」となるには、
その”目印”を見て、どのチームか”人が判別できる”必要があります。

Microsoft 365のルール

皆さん、通常Microsoft Teamsのチームを作るとき、どうやって作りますか？

▼こんな感じで、チーム欄の「＋」マークからチームを作成するのが一般的です。

ところで、私たちが使っている言語「日本語」。
これって、コンピュータがそのまま処理できないのですよ。
なので、日本語を表現するための文字コードに変換して処理します。

Microsoft 365では一歩進んで、パス（URL）が長くならないように、自動的に判別して適当なパスを振り分けているようです。

＼　イイカンジニ、ヤッテオキマスネ　／

筆者の例

筆者の在籍する株式会社フォネット教育事業部では、ここ数年、学校のICT活用を支援する事業を、複数の市町村向けに展開しています。

それらの業務管理をMicrosoft Teamsで行っており、チームを作成する単位は事業単位（市町村別）にしています。

よって、チーム名は「▲▲立学校ICT支援」というような感じになります。

すると、Microsoft 365側は、自動でチーム（SharePoint）のパスを振っていきますので、こんな感じになります。

▲▲立学校ICT支援　→　ICT188
○○立学校ICT支援　→　ICT177
■■立学校ICT支援　→　ICT916

＼　ドウデスカ、イイカンジデショ？　／

それで、あとから
筆者「あのExcelファイルどこだっけ？」
部下「検索にヒットしました！リンク送りますね」
筆者「ありがとう！ファイルの所在地はどこだ？どれURLを見てみるか…」
となったときに、ファイルのURLは▼こんな状態なのです。

どうでしょう？

「/s/」の後がSharePointのパスなのですが、「177」の文字列を見たとき、たちどころに「○○立学校ICT支援チームなのね！」なんてわかるでしょうか？

（筆者にはキツいです…）

ちなみにこれは、チーム名に英数字が入っていた時の話。
全く入っていないと、もうわけがわかりません。

「教育事業部」なんて日本語だけのチーム名をつけた日には、
msteams_555600
みたいなパスを振られます。

で、ファイルのURLはこう▼

視認性、低っっ！！！

これじゃ業務非効率です。

2. Teamsからチームを作ると、チームのSharePointパスが指定できない

解決方法

この問題を解決するには、チームの作成時にパスを指定するしかないのです。
しかしながら、Microsoft TeamsのUI（人が操作できる機能）にそれはありません。

そこで、SharePointの出番です！

＼　呼んだ？　／

長くなりそうなので、続きは次回。
お楽しみに！

※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！