園児の個人情報、紙で管理していませんか？〜情報漏洩と紛失のリスク〜
皆さんこんにちは！カスタマーサクセスのたまこです👩🏻💻
気温がグンと下がり、肌寒い日が増えてきましたね。
皆さんはどんな方法で防寒対策をしていますか？
私は、某ファッションブランドのヒー○テックを毎年愛用しています♩
本当は服装だけでなく、心も体も温めてくれるような熱く燃えるような恋がしたいんですけどね❤️
しかし、そう簡単にはいかないのが人生。。
今週末は1人寂しくあったかグッズの買い出しでも行こうかしら？
今回のテーマ
前回に引き続き、弊社で開催しているICT化・DX化セミナーに参加していただいた方をゲストに、福祉業界におけるICTの必要性についてお話していきます！
漠然とICT導入や情報の管理方法の見直しを検討しているけど、何から始めたらいいの？現状の管理方法に疑問はあるけど、ICT化との比較方法やそもそも調べ方がわからない！と思っている方もいらっしゃるかと思います。
今回は、アナログな情報管理方法から抜け出したい…！でもどこから手を付けたら良いかわからない…！そんな方にゲストとしてお越しいただきました！
【今回のゲスト】
名前：マイさん（仮名）
年齢：32歳
性別：女性
経歴：A保育園で主任として勤務
👩🏻💻= たまこ
💃=マイ
大切な個人情報、ちゃんと守れていますか？
👩🏻💻「マイさん、本日はよろしくお願いします！
マイさんは現在、保育士として働かれているとのことなんですが、どういった理由からICTでの情報管理に興味を持たれたんですか？」
💃「どの保育園でも週案や指導計画は作成すると思うのですが、私の保育園では、それらを手書きで作成して、紙にファイリングして管理しています。そこには当然、個人情報や園児のみんなの成長記録が載っているんですが、 ある出来事を耳にしたことで現在の管理方法に疑問を持ったので、色々と調べているうちにこちらのセミナーに行き着きました。」
👩🏻💻「ある出来事というのはどういったことなんでしょうか？」
💃「実は先月、市内の子ども園で保育士が屋外活動に持ち出した保護者の緊急連絡先のファイルを紛失してしまったという事件がありました。
園外でなにかあればすぐ保護者の方に連絡しないといけないので、私の園でも外出時には連絡先のファイルを持ち歩いており、他人事ではないなと感じました。」
👩🏻💻「なるほど、マイさんはその事件が起きてしまった原因がアナログな情報管理と持ち出しが必要な運用にあると思ってるんですね？」
💃「はい。どんなに気を付けていても保育士にとっては子どもが第一なので、子どもに何かあればそちらに意識を向けざるを得ません。
そんな中で紙のファイルが大事だと頭ではわかっていても、人間どうしてもうっかり忘れてしまうことがあると思うんです。もしICTを活用できたら、そういった事件も減らせるのではないかと思い調べているところでした。」
紙で情報を管理するデメリットとは？
👩🏻💻「マイさんはアナログな記録方法とデジタルな記録方法、どちらも体験したり調べてみたと思うのですが、紙で記録するデメリットって何か思い浮かびますか？」
💃「やはりどうしても大切な情報を持ち歩かなければいけないので、少しのうっかりや注意不足で大きな事件になってしまうのは怖いなと思います。
それから、あまり大きな声では言いにくいですが、園では仕事が進まないのでこっそり仕事を持ち帰って家で進めるのが日常化していて、いつか何か大きな問題になってしまうのではないかとヒヤヒヤしています。」
👩🏻💻「よくわかります。私の働いていた園でも同じように指導計画を持ち帰って書いている人はたくさんいましたし、実際に園内にいて書き進める時間はほとんどなかったです。そうすると、重要な書類が簡単に持ち出せてしまう、というのがデメリットになりそうですかね？」
💃「そうですね。先輩たちからも持ち帰るのが当たり前だよという雰囲気を感じていて、根本的には簡単に持ち帰ってしまえるからこそ、そういうことが日常化してしまっているのかなと思います。
そういえば、数年に一度、保育園で管理している記録を処分する作業があるのですが、保育士が誤って必要な情報までシュレッダーにかけてしまったこともありました。」
👩🏻💻「紙で記録していると一年で膨大な量の紙がたまるので、どれが必要な書類でどれが要らない書類なのか振り分けるのもとても大変ですよね。
他にも、ある事業所では火災が発生して、当然全ての書類を持ち出せるわけもなく記録が全て燃えてしまった、ということもあったようです。」
💃「災害時に記録のことまで頭が回らないですし、何より子どもが第一なのでそうなってしまいますよね。。
そうなってしまったら、もう復元することはできないので、あー、デジタルで保管されてたらいつでも戻せるのになと思いました。今やスマホでもデータのバックアップは当たり前にやってくれるので、なんで仕事の重要な書類がそうならないんだろう？って不思議に思います。」
ICT化による情報の管理方法の特徴とは？
👩🏻💻「では次に、マイさんが調べてみたりセミナーに参加してみたりして、情報の管理方法をICT化することでどんなメリットがあると思いましたか？」
💃「セミナーで紹介されたICTツールは、保育士や保護者のみアクセスできるように制限をかけることができるため、万が一、機器を紛失してしまったり第三者の手に渡るようなことがあっても、情報を見られる心配がないのかなと思いました。」
👩🏻💻「そうですね。今回のセミナーで紹介したツールはそういった管理面に力を入れているので、何かあっても被害は最小限に留められると思います。」
💃「ただ、ちょっと気になったのが、ログイン情報を知っていれば個人のスマホやPCからでもアクセスできるとおっしゃっていたので、そのせいで紙の管理と同じように大きな事故に繋がらないかなと心配でした。」
👩🏻💻「園の情報管理の方針によるんですが、実は園外からのアクセスを禁止したり、普段と違う場所からアクセスがあった場合にアラート（メール）を飛ばすといったシステムもあるんです！
また、AI を用いたシステムを使用することによって、第三者によるアクセスや情報漏洩の被害を未然に防いだ事例もあるんですよ！」
💃「そうなんですね！柔軟なようでいて、実は監視されているってことですね。AIってよく聞くんですけどよくわからないんですよね。なんとなく便利そうだなっていうのはわかるんですけど、いざ自分が選ぶ側の立場になってみると何が何やらという感じで。。。」
👩🏻💻「私もこの会社に入りたての頃は右も左もわからず中島さんを困らせてばかりいました（笑）
でも、マイさんや保育士の方々がシステムやAIについての専門家になることはなくて、私たち専門スタッフと一緒にどういう運営が良いか一緒に議論して進めることもできるんです！」
💃「そうなんですね！私の園では『情報の専門家を雇いたいけど募集をかけても全く来てくれなくて困ってるんだよー。マイさんやってくれない？』って言われて途方にくれていました。。相談に乗っていただけるだけでなく、一緒に進められるというのはとても心強いです！」
まとめ
個人情報を始めとする大切な情報をアナログ管理していると、情報漏洩や災害時のバックアップなどで大きな損害を被る可能性があります。
でも、だからといって簡単に ICTツールを選べば良いというわけではなく、自分の施設ではどういう運用体制が良いんだろうと考え、適切なツールと運用方法を確立することが大切です。
こちらの note では、皆さんが ICT についての知識を増やし、適切な運営ができるように ICTx介護、ICTx保育 などの情報を発信していきます！
次回もゲストにご協力いただき、現場で抱えている悩みや目指す利用者支援の姿についてお伺いする予定ですので、ぜひご覧になってくださいね！
たまこからのお知らせ
弊社のコンフィードでは、ツールの提供だけではなく、専門のスタッフがICTを活用した業務オペレーション構築や改善についてご提案し、サポートしています。
もしご興味がありましたら、ホームページに詳細の機能を紹介しているので、ぜひご覧になってみてくださいね♪
・Confido（コンフィード）公式ページはコチラ！
ICT導入についてのお悩みやご相談は、TwitterのDMにてたまこが随時受け付けております！いつでもたまこにご連絡ください！
・たまこの公式Twitterはコチラ！
【お問い合わせ】
白金数理合同会社
Confido事業部 カスタマーサクセス
メール：customer_success@shirokane-suri.com
(平日10:00-18:00)
HP：https://www.shirokane-suri.com/ （運営会社）
#仕事 #家族 #子供 #IT #看護師 #医療 #保育園 #福祉 #高齢者 #障害者 #保育 #介護福祉士 #新人 #デイサービス #社会福祉士 #ツール #共有 #精神保健福祉士 #保育士 #訪問介護 #老人ホーム #スタッフ #グループホーム #特別養護老人ホーム #ケアマネージャー #生活介護 #利用者 #相談員 #居宅介護 #MSW #介護老人福祉施設 #介護ソフト #介護DX #ICTツール #Confido #白金数理合同会社 #コンフィード
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？