どうも！若手の研修兄さんこと、海先輩です。

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おはようございます。海先輩です。
いつも読んでいただきありがとうございます。

今日は【議事録を新人がやるのは、仕事の理解度を上司に見てもらうため】というお話です。

新入社員研修を終えるると、自分の希望した、もしくは望んでいないどこかしらの部署に配属されます。

特に営業の部署に配属された方は当てはまると思いますが、新人が最初に任される仕事の1つが【議事録の作成】です。

お客様と商談をする際に、その会話内容をレポートにまとめて上司に提出する業務になります。

議事録に限らず全ての業務に共通することですが、大事なことは【目的意識】です。

なぜ議事録を書くのか、その目的を理解したうえで業務に取り掛かると、やらされる仕事から、自ら取り組む仕事に変わるんですね。

では新人が議事録を書く目的は何か。それは【仕事への理解度を上司に見てもらうため】です。

議事録というと、会話の内容を後から確認できるように備忘録として作成するものという認識の方が多いと思います。

確かにそうなんですが、【新人がやる】という意味でいうと、それが本当の目的ではないんですね。

議事録を書いてみると分かるのですが、上司やお客様は知らない専門用語を平気で使うし、主語を省略して大事なことを言うし、自分が聞かされていない案件の話をし始めるし、【初めのうちはかなり混乱】するんですよ。

僕も初めて議事録を取ることになったとき、【言ってることを書き起こせばいいんでしょ？タイピングも慣れてるし余裕っしょ】と高をくくっていました。

しかし実際は何を話しているのか全く分からず、スッカスカの議事録が手元に残っただけでした。僕の同期はこっそり商談を録音して、後で聞きながら書き起こしてたと言っていましたね。

なめてかかると痛い目を見るのが議事録なんですよね。でも大丈夫です。もし全く書ききれなかったとしても、新人の議事録の目的は、完璧な議事録を作成することではありません。

毎回議事録を作成していくことで、だんだん話している内容が理解できてくるんですよね。【商談中に聞いた内容のアウトプット先が議事録】というわけです。

そして、上司はあなたの書いた議事録を毎回チェックすることで、どれだけ案件の内容を理解しているかを把握でき、業務の進め方やOJTの参考として活かせます。

新人が議事録を書く理由が分かったところで、ではどのように議事録を書けばいいのか、一例を紹介していきます！

抑えるべきポイントとしては次の通りです。

①誰がどんな目的で読むのか理解する
②簡潔に書く
③提出する議事録は美しく

①は上司にあなたの業務理解度を見てもらうためです。会議の要点を抑えているか、それぞれのタスクが把握できているかなど、あなたの業務理解度を伝える意識をしましょう。

②についてですが、議事録は備忘録であり報告書なので、文章が冗長にならないように簡潔に書きましょう。

③は議事録のぱっと見の印象です。議事録がメモと違うのは自分以外の誰かが見るということ。自分が見るだけであれば見た目のこだわりは不要ですが、他人に見てもらう（＝成果物）の質に対する向き合い方に繋がるので、提出する議事録は美しく整えましょう。

では次に、議事録作成の手順についてです。

1．まずは聞こえたことを全部メモする（商談中）

商談中はとにかく聞こえた言葉を全て書き起こす勢いで、【思い切りメモ】を取りましょう。

【特に数字や日付は重要】なので、なるべく聞き逃さないように神経を尖らせます。

また誰の発言かもわかるようにしておきましょう。ここでは丁寧に○○様、○○部長と書く必要はありません。

佐々木様→ささ、松本部長→ぶ、くらいでOKです。

2．メモを文章に直す（商談後）

ここからは商談後の作業です。

商談中に交わされる会話は主述や目的語が抜けているので、【日本語として綺麗な文章になるように補完】していくんですね。

言葉に表れていない部分は、前後の言葉を【推測しながら】整えていきましょう。

そして発言者は文末に（）で書くと分かりやすいです。例えば【ABC商事の納品進捗について弊社営業部で確認する（松本部長）】という具合です。

また、商談中は【話が前後することも多い】ので、話された順番通りに書き起こすと話が飛び飛びになってしまいます。

補完した文章を話のカテゴリーに合わせてグルーピングし、全体的にスムーズに意味が通るようにしましょう。

3．同じ内容をまとめる（商談後）

お得意先など取引の長いお客様との商談の際は、プロジェクトが複数同時進行していることも多いので、一度の商談で複数のプロジェクトの会話をすることも。

すると【プロジェクトA→プロジェクトB→またプロジェクトA】のように話が行ったり来たりすることがあるので、プロジェクトごとに内容をまとめるようにしましょう。

小見出しは【○○の件】という形で統一すればOKです。

4．読む人の興味順に並べる（余裕があれば）

最後に上司に【おっ！】と思わせるテクニックを1つ。

その議事録を読む人が興味のあるトピックから昇順に並べると、【気が利くね～】と思ってもらえます。

基本的には1番偉い読み手に合わせて昇順を決めればOKです。例えば課長と営業部長が議事録を確認するのであれば、営業部長の興味に合わせます。

議事録のトピックが【先方担当者変更の件】【システム導入商談進捗の件】【新規商談発掘の件】の3つだとしたら、以下の順に並べます。

①システム導入商談進捗の件
②新規商談発掘の件
③先方担当者変更の件

営業部長は部の売上に1番興味がある（ことが多い）ので、まずは主要商談の進捗、次に新しい案件発掘について、最後にお取引先の担当が変わったという報告です。担当者とのやりとりはチームメンバーが行っているので、部長からすると優先度は低いわけですね。

議事録は最初から完璧に書くことは不可能です。やってみると意外と難しく、【こんなこともできないのか…】と思うこともあるかもしれません。僕も手際よく議事録が作成できず、落ち込んだ時もありました。

でも何度も繰り返していくうちに慣れてくるんですよね。諦めずに丁寧に作業を行うことで、綺麗な議事録を書けるようになっていきます。

社会人生活、良いことや辛いこと、予想もしなかった出来事がたくさん起こりますが、なにより【健康一番】で自分らしく頑張ってください！応援しています！

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