レポートや発表資料以外に会議の側面でも大事な考え方で、僕はこの概念を使って会社の会議をかなり減らしました。

ゴールイメージの大切さ

以前の記事でゴールイメージを共有することの大切さを書きました。

仕事から一切の手戻りをなくすために、仕事に取り掛かる前に仕事のゴールを共有すること、成果物は2割の完成度の時点までできたら一旦作業を終了して上司に確認を取ってから再開することで手直しを激減させたことを書きました。

このゴールイメージを会議にも適用して現在の部下の教育（教育した時点では僕はまだ課長ではなかった）をしたことを思い出したのでその概要を改めて書こうと思います。

部下に教育したことの概要

会議開催についての教育に使ったほとんどの要素は『世界で一番やさしい会議の教科書』という本から頂戴しました。

教育の時に初めに問うたのはこんな感じです。

会議を始めるにあたり必要な要件は何ですか？

そうすると大体の場合は
・必要な資料を準備する
・必要な出席者を呼ぶ
・会議室を予約する
・アジェンダを作る

などの要素が上がってきます。

そしてその次にこうやって問いを立てると、あまり答えが返ってきません。

会議を終了するにあたり必要な要件はなんですか？

会議を始めるときのことはみんな考えるのですが、終了については人それぞれ思いが違うようです。

つまり、会議のゴールイメージを意識して会議に臨んでいる人は少なかったようです。

ちなみに僕は生意気にもうちの部署の管理職用にも研修というか、講師的なことをやっているのですが、その場で同じ質問をしてもやはり終了要件は出てきませんでした。

やっぱりなかなかできないものというか、研修講師としてやりがいのあるテーマでした（笑）

ゴールの決まっていない会議は・・

もしかしたら皆さんにもこんなことありますか？

仲の良い友人と漠然と『どこか行こうぜ』と言ってどこに行くかを決めずに集まって、結局どこにも行かずに楽しくお話だけして帰ってきたけど『楽しかったからいいや』的なこと。

僕は何度もあります。

これは友人と会うことそのものが目的なので、全く問題がありませんね。

だけど会社の会議はそうではないはずです。

でも会議の終了要件が決まっていないということはこれと非常に近い状態にあると思います。

会議の終了要件が決まっていないという状態は多くの場合開催の目的自体が明確に定まっていないことがあります。

前述の教育活動の中で、次いでこんな質問をしてみます。

終了要件が決まっていない会議の目的は何でしょうか？

そうすると、結局出てくるのは

・定例会議だから
・情報共有のため

といったあたりが出てきます。

これは典型的な手段と目的の逆転現象が起きている状態と言えます。

情報共有そのものが目的なら会議ではなくてメールで十分じゃないですか？

情報共有を大義名分として、会議でエクセル資料の項目と数字を棒読みしている僕と同じ給料をもらっている主任を以前の記事で紹介しましたが、そんなことやられると本当に白目になってしまいます。

異動を繰り返し転々としている僕が見るに、意外とどこの部署でも同じ状態になっています。

ちなみに冒頭に紹介した書籍では、どういった目的の会議であれば、どういったプロセスを経て、何をゴールとするべきかをテンプレート化してくれてます。

そして会議を始める前には何を決めておくべきかをチェックシート化までしてくれています。

本当にタイトル通りやさしい本です。

会議にゴールを決めたことによる効能

前述の管理職向けの講習を機に、今まで思考停止で行っていた定例会議の削減や短縮化に着手しました。

定例会議をリスト化して、それぞれの目的とゴールを書きだしました。

そのうえで不要なもの、ダブっているものを洗い出しました。

結果として

①月例会議2つを抹殺（ほかの会議と統合）
②毎回4時間かかっていた会議を1.5時間に圧縮

といった効果を出すことができました。
（こんなに頑張ったのに誰も褒めてくれないですがね・・・ケツアゴ（僕の名前）がやりたいならやらせてやろうって感じの空気です。）

もっと褒めてほしかったな・・・

あるべき姿はどんなものか？

これらの違和感が当たり前になるようにするためにはどうすればいいのでしょう？

現時点での僕の考えはこんな感じです。

×お品書きとして議題と制限時間だけが書かれていたアジェンダを作る
〇開催目的を明確にするためにアジェンダを作る

目的を達成するために議題があるという序列を意識して、開催を判断することが大切だと感じています。

目的が明確になったうえで議論する点を決めておくと、議事録をとる人も楽になります。

なぜなら議論する内容があらかじめ決まっているので、事前に議事録に『〇〇を顧客にPRする点は？』とか、『××社向け製品生産量UPのために必要なこととは？』とかを書いて待ち受けていれば、決定事項をそこに2－3行書けば終わりだからです。

僕の部署では議事録は原則当日、最低でも24時間以内の発行を指示していますが、ほとんどの場合は会議終了と同時に即時発行できています。

1年目の新入社員も、2年目に突入する前にはできるようになっていました。

会議時間も減って、議事録を書く時間も減って、いいことだらけです。

まとめ

ゴールイメージを共有するという概念を会議にも適用することで、会議の質・仕事の質を高められた例を紹介いたしました。

結果として会議の時間・議事録を書く時間を大幅に削減することができました。

とても良い本に出合ったと思っています。

僕個人としては会議終了時点で即議事録発行をするスキルを入社5年目くらいで身に着けて、かなり重宝していました。

もちろん議題が整理されていない多くの場合でもです。

このコツも部下には教育した経験があるので、また皆様にも近いうちに共有できたらと思っています。
（さりげない宣伝です）

こんなこと書いてる僕はこんな人間です。
よかったらこっちも読んでもらえるととてもうれしいです。

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